Kuka maksaa palkat, kun sote muuttaa ja kunta jää?

Askelmerkit luotettavaan ja turvalliseen palkkahallintoon nyt ja tulevaisuudessa

Sote-uudistus on tosiasia, se perustuu heinäkuun alussa voimaan tulleeseen lainsäädäntöön, mutta ennen kaikkea se on nyt. Meidän kaikkien arjessa. Valmistautuminen uuteen järjestäytymiseen on alkanut rivakasti. Väliaikaishallintoja on perustettu nykyisiin palkkajärjestelmiin ja palkat maksetaan jo uudelle VATE-toimijalle. Se, että hyvinvointialueet järjestelmähankkeineen saadaan onnistuneesti käyntiin, vaatii vielä merkittävästi panostusta meiltä kaikilta. Tarvitaan ennen kaikkea aikaa, käsipareja, taloudellista kantokykyä ja osaamista niin kunnilta, hyvinvointialueilta kuin IT-toimittajilta. Kolmea ensimmäistä taitaa vain olla rajallisesti. 

Kyvykäs siirtoprojektin johtaminen ja tilanneherkkyys ovat avainasemassa

Henkilöstöhallinnon järjestelmien osalta kuntien henkilöstön siirto hyvinvointialueelle tulee suunnitella ajoissa ja huolella. Käsiparien puuttuessa on entistä tärkeämpää tunnistaa ne kohdat, joissa voimme automatisoida ja tehostaa teknisesti siirtoa. Se kaikkein isoin ja tärkein ydinkysymys on, mitä pitää tehdä ja mitä voidaan tehdä jo ennen kuin järjestämisvastuu siirtyy kunnilta hyvinvointialueille vuoden 2023 alussa.

CGI:n apu on saanut kiitosta jo yli kymmeneltä kunnalta, kun olemme yhdessä siirtäneet organisaatioita hyvinvointialuemalliin HR-järjestelmien osalta. Projekteissa useamman kunnan henkilöstöstä osa on siirretty yhteen palkka- ja HR-järjestelmään turvallisesti ja tiukassa aikataulussa. Voin kokemuksella sanoa, että hyvinvointialueen suorituskykyinen palkkajärjestelmä ei synny vain liimaamalla henkilöt, organisaatiot ja tilikartat kyljistään kiinni samaan palkkajärjestelmään. Sen sijaan tarvitaan ammattitaitoista ja osaavaa siirtoprojektin johtamista, aikatauluttamista, viranomaisraportointia, siirtyvän tiedon oikeellisuuden varmistamista ja integraatioiden oikea-aikaisuuden takaamista. 

Myös muutoskyky ja tilanneherkkyys ovat tärkeitä onnistumisen edellytyksiä. Uusien organisaatioiden ja myös järjestelmien tulee startata sellaisina, että niissä on mahdollisuus tehdä muutoksia ja elää muuttuvassa toimintaympäristössä. Kuntien henkilöstöhallinnon prosessien kartoitus ja toiminnan tehostaminen tulee lisäkirsikkana tässä kakussa. On selvää, että tehostettava on.

6 askelta luotettavan ja turvallisen palkkahallinnon järjestämiseen: 

1. Unohda siilot: onnistumiseen tarvitaan niin IT-toimittajien, kuntien kuin tulevien hyvinvointialueiden saumatonta yhteistyötä
2. Selvitä, mitä pitää tehdä ja mitä voidaan tehdä jo ennen kuin järjestämisvastuu siirtyy
3. Toteuteta siirto turvallisesti ja luotettavasti ammattitaitoisen projektijohtamisen avulla
4. Tunnista kohdat, joissa siirtoa voidaan automatisoida ja tehostaa teknisesti
5. Rakenna joustavia organisaatioita ja järjestelmiä, jotka kestävät ja kykenevät reagoimaan muutostarpeisiin
6. Varaudu käyttöönottovaiheessa tehostettuun tukeen ja ota vastaan asiantuntija-apua

Sote lähtee – mitä kunnissa tapahtuu seuraavaksi?

Kuntien yhteistyö tulee olemaan jatkossa laajamittaisempaa jäljellä olevilla resursseilla. Näen tässä itse ison mahdollisuuden toimeenpanna paikallisia ratkaisuja, hyödyntää uudistus mahdollisuutena sekä kantaa järjestemävastuuta yhdessä. Osaamisen kierrättäminen, yhtenäiset prosessit ja järjestelmäkokonaisuus tuovat hyvän pohjan tehokkaalle yhteistyölle. Hyvä HR-järjestelmä kunnan ytimessä mahdollistaa tehokkaan palveluntuottamisen yhdestä luukusta.  

Nyt on hetki tehdä kaikki mahdollinen valmistelutyö, suunnitella siirtoprojektin johtaminen ja resurssointi. Uuden organisaation luomiseen ja henkilöstösuunnitteluun ja päätösten tekemiseen on vain rajallinen aika. Käyttöönottovaiheessa on hyvä varautua tehostettuun tukeen. Osaamista ei ole rajallisesti, ota vastaan asiantuntija-apua tulevaisuuden prosessien suunnitteluun ja tehostamiseen!

-------
Tekstin kirjoittaja on Anne-Maj Kari, CGI:n palkkahallinnon tuoteratkaisun kehityksestä vastaava johtaja.

Tutustu myös:

• CGI HR -kokonaisratkaisu
• Palvelumme ja ratkaisumme kunnille
• Palvelumme ja ratkaisumme hyvinvointialueille