Hyppy hyvinvointialueeksi – määrittelyvaihe osana sujuvaa järjestelmien siirtymäprojektia

Tulevien hyvinvointialueiden muodostaminen aiheuttaa tietojärjestelmien osalta tilanteen, joissa toimijoiden useasta eri järjestelmästä tuodaan tietoja yhteen kohdejärjestelmään. Transitioprojektit hyvinvointialueiksi ovat poikkeuksellisen laajoja kokonaisuuksia, aikataulu tiukka ja mukana on monta toimijaa ratkaisemassa, miten eri lähteistä tulevaa tietoa yhdistetään tukemaan yhtenäisiä prosesseja. Määrittelyihin suhtaudutaan usein optimistisesti, ja niiden oletetaan syntyvän nopeasti jokaisen toimijan tuntiessa omat vaatimuksensa. Vaikka tulevaan muutokseen haluttaisiin edetä nykyisillä prosesseilla, korostuu transitioprojektin määrittelyvaiheen rooli osana hallittua järjestelmämuutosta.

Onko teillä tunnistettu tilanne ja tarve aloittaa määrittely ajoissa? Katsotteko vain kengän kärkiin ja tuttuun jo kuljettavaan polkuun vai katsotteko jo kauemmaksi tulevaisuuteen?

Näin onnistut määrittelyvaiheessa

Tietojärjestelmien muutosprosessissa määrittely on keskeinen vaihe, jossa otetaan kantaa moneen varsinaisen toteutuksen ja järjestelmien jatkokäytön kannalta tärkeään tekijään. Näitä ovat mm. liittymien päivitykset, konversiopäivitykset, vaiheistukset eri esijärjestelmien osalta sekä parametrointia vaativat työt.

Muutos on aina mahdollisuus, joka kannattaa hyödyntää. Muutosta tehtäessä on hyvä uskaltaa haastaa omat perusoletukset ja pohtia erityisesti, ovatko aiemmat vaatimukset enää ajankohtaisia sekä työn kulun että käsiteltävän tiedon osalta.

  • Voimmeko muuttaa työn kulkua tai teemmekö asiat niin kuin aina on tehty?
  • Voimmeko automatisoida joitain vaiheita tai voimmeko tehdä työn muilta osin toisin?
  • Onko syytä tarkastella toisista järjestelmistä tai osastoilta saatavia tietoja? Aiheuttavatko ne haasteita tai ovatko ne puutteellisia, voiko tietojen käsittelyä parantaa kokonaisuutena tai tarvitsemmeko edes kaikkea tietoa, jota järjestelmistä saamme?

Asioiden haastamiseen ja uusien toimintatapojen sopimiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Prosessiin vaaditaan usein eri henkilöitä ja useita iteraatiokierroksia. Tyypillisesti henkilöt, jotka vastaavat nykyisestä palvelutuotannosta, ovat avainasemassa myös uudistusten määrittelytyössä. Ihmismielikin on sellainen, että ideat jalostuvat käsittelyjen ja yhteisen ymmärryksen kasvun myötä. Myöhemmin selviävä yksityiskohta voi palauttaa idean alkupisteeseen.

Järjestelmähankkeiden määrittelytyö on aika aloittaa viimeistään nyt

Hyvin määritelty on puoliksi tehty! Muistamalla määrittelytyön merkityksen, takaat organisaatiollesi häiriöttömän siirron tulevaisuuteen. Käyttämällä riittävästi aikaa määrittelyyn aikana,  toteutusvaiheessa ei tule hidastavia tai varsinaisen muutostyön keskeyttäviä yllätyksiä. 

Jos tarvitset apua siirtymävaiheen suunnittelussa, me CGI:llä tuemme sote-toimijoita turvallisessa ja riskittömässä siirtymässä.

--

Kirjoittaja: Nina Fagerholm, CGI:n palkkahallinnon projekteista ja projektimallien kehityksestä vastaava asiantuntija.


Lue lisää aiheesta: 

 

Kirjoittajasta

CGI:n asiantuntija

CGI:n asiantuntija

CGI on globaali ICT-palveluyritys.  Suomessa noin 3 700 asiantuntijaamme konsultoi asiakkaitamme liiketoiminnan sekä ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Olemme myös luotettu ulkoistuskumppani.