Mitä huomioida uudesta Valtiovarainministeriön julkisen pilven ohjeistuksesta?

Valtiovarainministeriön viime syksynä julkaisema ohjeistus "Tuottavuutta pilvipalveluilla" korostaa, että pilvipalvelut ovat keskeisessä roolissa julkisen hallinnon digitalisaation edistämisessä. Useasti kuitenkin keskustelut eri julkisten organisaatioiden kanssa pyörivät sen ympärillä, voidaanko tietoa käsitellä julkisessa pilvipalvelussa. Ohjeistus vastaa kysymykseen erinomaisen suoraan: “Ei-julkista tietoa voi käsitellä julkisessa pilvipalvelussa, kun tietoturva ja -suoja on asianmukaisesti toteutettu ja todennettu”. Samalla ohjeistus myös toteaa, että pilvipalveluihin pohjautuvia ratkaisuja tulisi kehittää hyödyt eikä haasteet edellä.

Me suomalaiset olemme mielikuvissa hieman pessimististä kansaa, ja ehkä siinä on totuuden siementäkin mukana. Onko siis ihme, että riskit nousevat kärkeen esille? Hyvä niin, riskit onkin syytä kartoittaa heti (minkä tahansa) hankkeen alussa ja arvioida faktojen pohjalta, onko valittu lähestyminen oikea tapa ratkaista käsissä oleva haaste riskien näkökulmasta. Aina julkinen pilvi ei ole oikea valinta. Silloin kannattaakin pohtia esimerkiksi niin sanotun hybridimallin hyödyntämistä. Se mahdollistaa julkisen pilven kehittyneiden ominaisuuksien käyttämisen, pitäen kuitenkin kriittisen toiminnan ja tiedon organisaation lähellä, pois pilvestä. 

Tässä kohtaa kannattaa kuitenkin muistaa, että pilvisiirtymää ei kannata lähteä tekemään organisaation toiminnan ja/tai yhteiskunnan varautumisen kannalta kriittisistä järjestelmistä, vaan enemmänkin toimintaa tukevien ja kansalaisia paremmin palvelevien ratkaisujen kautta. Modernit pilviratkaisut lisäävät tuottavuutta organisaation arjessa ja sitä kautta tuovat mielekkyyttä tekemiseen niin organisaation sisällä kuin sidosryhmien suuntaan. Kollegani Marianna Saarinen kitetyttää hyvin blogissaan, että kansalaisten odotukset julkisia palveluja kohtaan ovat jatkuvasti kasvussa ja hyvin toimiva teknologia on digiajan kansalaiselle oletusarvo. Mielekkyyden lisääntymisen myötä tapetilla oleva tehostaminen tulee kuin itsestään kaupan päälle.

Palvelumuotoilulla liikkeelle toiminnan ja tarpeiden tunnistamisen kautta 

VM:n ohjeistuksessa todetaan, että "on hyvä ymmärtää toiminnan ja käyttäjien toiminta, tavoitteet ja tarpeet, johon ratkaisua haetaan. Aloita tunnistamalla, ketkä käyttävät tulevaa palvelua". Palvelumuotoilusta saa erinomaista apua toiminnan tarpeen tunnistamiseen ja analysointiin. Se tähtää ihmislähtöiseen tapaan tutkia ja hahmottaa haasteita ja niiden ratkaisuja. Palvelumuotoilu auttaa myös hahmottamaan suuria kokonaisuuksia, eli tunnistamaan kaikki haasteen kanssa painivat sidosryhmät sen sijaan, että toiminta keskittyisi vain yhteen käyttäjätyyppiin tai ihmisryhmään. Se myös painottaa asioiden katsomista toisen henkilön näkökulmasta, mikä puolestaan auttaa vähentämään värittyneiden ja puolueellisten tulosten riskiä. 

Yksi palvelumuotoilun ydinteesejä onkin yhteiskehittäminen, missä kaikkien näkökulmat tuodaan esille ja törmäytetään yhteisen ymmärryksen aikaansaamiseksi. Yhteiskehittäminen antaa myös merkityksellisyyttä siihen osallistuville henkilöille, ja motivoi henkilöitä käyttämään palvelua, jonka kehittämisessä on ollut mukana. 

Tiedon johtamisesta apua riskien hallintaan

Tiedon johtaminen nousee tärkeäksi elementiksi, kun pohditaan, miten tietoturva ja tietosuoja toteutetaan asianmukaisesti julkisessa pilvessä. Tiedon johtaminen ottaa kantaa siihen, miten syntynyttä tietoa käsitellään ja tallennetaan organisaatiolle luodun tietoarkkitehtuurin ja hallintamallin mukaisesti. Hallintamalli osaltaan määrittelee, miten henkilötietoa, salassa pidettävää tai turvaluokiteltavaa aineistoa käsitellään organisaatiossa lakien ja asetusten pohjalta.

Hyvällä tiedon johtamisella, yhdistettynä pilvistrategiaan, tunnistetaan organisaation tietoon liittyvät keskeiset riskit ja otetaan ne huomioon siirryttäessä käyttämään julkisia pilvipalveluja. Tiedon johtaminen on myös ensimmäinen askel kohti edistyneemmän analytiikkan ja tiedolla johtamisen ratkaisuja.

Ministeriö kannustaa eteenpäin hyötyjen kautta

Kun toiminnallinen tarve on kirkas ja riskien analysointi on hyvin tehty, voidaan keskittyä hyötyjen realisoimiseen. Tuottavuutta pilvipalveluilla -ohjeistuksen kuudes kulmakivi kannattaa pitää ratkaisujen ytimessä: “Hyödynnä pilvipalvelun vakio-ominaisuuksia ja automaatiota täysimääräisesti”. Kun vakio-ominaisuuksia hyödynnetään täysimääräisesti saadaan pilviekosysteemin kaikkien asiakkaiden kautta tulleella rahoituksella tehty kehitystyö niin ominaisuuksien kuin turvallisuuden näkökulmasta hyödynnettyä. Kaupallisten pilvipalvelujen järeät kehitysresurssit takaavat sen, että pilvestä löytyvät edistyneimmät ja tietoturvallisimmat palvelut.

Automaation roolia ei myöskään kannata unohtaa. Google on todennut että 40-90% ratkaisujen kustannuksista syntyy sen jälkeen, kun ne on toteutettu. Jokaisen organisaation yhtenä tavoitteena tulisikin olla pilviympäristön täydellinen automaatio ylläpitokustannusten pienentämiseksi. Tästä aiheesta kannattaa lukaista kollegani Matti Koljosen kirjoitus NoOpsista.

Edistyneellä analytiikalla ja tiedolla johtamisella päästään askel askeleelta kohti ennakoivaa yhteiskuntaa – sellaista, jossa palveluihin ei hakeuduta, sillä niiden tarve on ennakoitu tiedon pohjalta ja tarpeeseen reagoitu etukäteen. Tälläisen yhteiskunnan mahdollistaa omalta osaltaan modernit julkiset pilvipalvelut. Ja lopuksi, Verohallinnon Ylijohtaja Jarkko Levasma toteaa podcastissamme, että tavalla tai toisella viranomaisille tarvitaan selkeämmät säännöt mihin pilveä saa käyttää ja ei. Mielestäni VM:n uusi ohjeistus on hyvä askel kohti tätä yhteistä suuntaa.

Ovatko sovelluksesi valmiita pilveen? Tervetuloa webinaariimme 26.4.2023 klo 10.00 – 10.45 kuulemaan, miten selvityksessä kannattaa lähteä liikkeelle!

Ilmoittaudu mukaan tästä