Hyvinvointialueiden aloittamisen myötä kuntien IT-toiminnot kokevat merkittäviä muutoksia, kun suuri palvelukokonaisuus IT:stä siirtyy hyvinvointialueiden vastuulle. Samaan aikaan kuntien vastuulle kuitenkin jää valtaosa muutosta edeltäneestä sovellusportfoliosta, josta on huolehdittava aiemmin odotetulla palvelutasolla, mutta kuitenkin entistä pienemmällä euromäärällä. Palveluiden tuottamisen yksikkökustannukset saattavat monessa kunnassa jopa tuplaantua muutoksen johdosta.
Perinteinen IT-ulkoistus kattaa vain pienen osan kokonaiskustannuksista
Kun kunnissa puhutaan IT-ulkoistuksesta, tarkoitetaan lähes poikkeuksetta perustietotekniikan ulkoistamista. Tämä käsittää useimmissa tapauksissa työasemat, käyttäjätukipalvelut, konesalit, palvelimet ja niiden ylläpidon sekä muut laitteisiin ja IT-perusinfrastruktuurin ylläpitämiseen liittyvät kustannukset. Tämän palvelukokonaisuuden kulut tulisi muodostaa hyvin hallinnoiduissa organisaatioissa noin 40 % osuuden IT:n kokonaiskustannuksista. Selvitystemme perusteella kuntasektorilla Suomessa perustietotekniikan kulut liikkuvat noin 55 – 60% asteikolla IT-budjetista. On siis ilmeistä, että perustietotekniikan palvelukokonaisuuden optimoinnille on yhä paikkansa, mutta vielä merkittävämpi hyötypotentiaali olisi saavutettavissa tarkastelemalla IT-toimintoa ja optimointia kokonaisuutena.
Kilpailutusten ulkopuolelle jäävät usein erityisesti järjestelmistä ja sovelluksista syntyvät kustannukset ja niihin liittyvät palvelut, myös horisontaalisesti tarkasteltuna. Yleisenä syynä kuntamarkkinassa tähän on se, että sovelluskulut sisältyvät tietohallinnon budjetin sijasta usein kunnan toimialojen budjetteihin.
Käytäntönä tämä on sinänsä ymmärrettävä; järjestelmät ja sovellukset ovat työvälineitä ja tuotettavien palvelujen mahdollistajia, ja kunnan eri toiminnot hankkivat niitä omien tarpeidensa mukaisesti. Haasteeksi muodostuu se, että monessa kunnassa hankinnat tehdään usein jopa ilman keskitettyä hallinnointia ja ohjausta. Kuntatasolla voi tähän johdosta olla käytössä suuri määrä päällekkäisiä tai yhteensopimattomia sovelluksia.
Selvitystemme perustella, kunnan koosta riippuen, järjestelmiä ja sovelluksia voi olla käytössä 200–1000, ja on varmaa, että tuota kokonaisuutta on mahdollista optimoida. SaaS pohjaisten toimitusmallien yleistymisestä huolimatta sovellusten lukumäärä korreloi usein suoraan myös ylläpidettävään perustietotekniikkapalveluiden palvelukokonaisuuteen, tarkoittaen samalla suurempia kuluja ylläpidettäviin kapasiteetti- ja konesalipalveluihin sekä loppukäyttäjäpalveluihin. Optimoimalla koko IT-palveluiden portfoliota löydetään varat kehitystyöhön, usein jopa tekemättä muutoksia IT-budjettiin, balansoimalla ja uudelleenkohdentamalla kuluja tarkoituksenmukaisesti. Samalla parannetaan käyttäjäkokemusta ja tietoturvaa sekä nopeutetaan kunnan ydintoimintoja ja prosesseja.
Kokonaisvaltainen IT-ulkoistus ja digikumppanuus auttaa paikantamaan ja vapauttamaan piilossa olevat resurssit
Kustannussäästöt eivät ole ainoa hyöty, joka sovelluksia ja järjestelmiä optimoimalla, konsolidoimalla ja harmonisoimalla voidaan saavuttaa. Samalla luodaan yhtenäisempi toimintaympäristö ja eheämpi kokonaisarkkitehtuuri, jossa kunnan eri toimintojen välinen digitaalinen yhteistyö on helpompi toteuttaa.
Tällä hetkellä kuntien IT-menoista jopa 85 % voi kohdistua nykyisten ympäristöjen ja ratkaisujen ylläpitoon, jolloin vain 15 % kohdistuu kehitystyöhön. Vaikka lukema ei välttämättä suoraan korreloi erillisiin investointihankkeisiin, on tämä merkki siitä, ettei nykyinen IT-ympäristö, mukaan lukien sovellukset, toimi optimaalisesti, ja budjetit käytetään kehittämisen sijasta olemassa olevan palvelurakenteen ylläpitoon.
Helpoin, ja varmasti kustannustehokkain, tapa lähteä korjaamaan tätä suhdelukua, on valita kunnalle markkinakilpailutuksella strateginen ja näkemyksellinen kumppani. Yritys ja toimija, joka jakaa kehitystyön riskit kunnan kanssa osana pitkäjänteistä strategista kumppanuutta on avainasemassa kun muutos viedään lävitse.
Mikäli haluat lähteä tälle muutosmatkalle, olemme julkaisseet avuksesi kuntapäättäjän oppaan IT-ulkoistuksen kilpailuttamiseen ja digitaalisen transformaation vauhdittamiseen. Tilaa oma maksuton opas tästä!
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä aiheeseen liittyvät blogit:
Kirjoittajasta
Jaakko Aaltonen
Kehitysjohtaja
Hei! Olen Jaakko ja erityisosaamistani ovat mm. ulkoistukset, kokonaisarkkitehtuuri, sovellushallintapalvelut, ICT-infrastruktuuri, tietoturva, pilvipalvelut, liiketoiminnan jatkuvuus sekä IT-palveluhallinta. Kysy rohkeasti lisää!
