Teemme asiakkaillemme vuosittain Voice of Our Clients -kyselyn, jossa kartoitetaan merkittävimpiä globaaleja muutostrendejä sekä digitalisaatioon kohdistuvia odotuksia. Vuonna 2022 haastateltiin yhteensä 1675 henkilöä, joista noin kolmannes työskentelee julkishallinnossa. Haastateltujen joukossa oli 149 kuntajohtajaa Suomesta ja maailmalta.
Tuloksia selaillessani kiinnitin huomiota mielenkiintoiseen seikkaan: vaikka 84 % kunnista kertoo laatineensa itselleen digistrategian tai -ohjelman, vain 21 % organisaatioista kokee saavuttaneensa hyötyjä digitalisaatio-ohjelmistaan. Uusia palveluita ei synny toivotulla tahdilla ja säästötavoitteet jäävät toteutumatta. Herää kysymys, miksi niin monen kunnan edustajat ovat tyytymättömiä strategiatyöhön?
Mieleeni tulee ainakin kolme näkökulmaa, joiden kautta kysymystä voidaan lähestyä.
1. Konkretian puuttuminen
Muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta kuntien digistrategiat koostuvat pääosin inspiroivista visioista ja iskulauseista, jotka on kirjattu tavoitteiden muotoon. Tyypillisiä tavoitteita ovat esimerkiksi seuraavat:
- “Tarjoamme ajasta ja paikasta riippumattomia sähköisiä palveluja”
- “Otamme käyttöön monikanavaisen asioinnin”
- “Tuotamme ennakoivia asiakaslähtöisiä palveluja”
- “Edistämme kansalaisten osallisuutta uusilla sähköisillä työvälineillä”
- “Tehostamme toimintaa automatisoimalla prosesseja”
- “Tuemme parempaa tietoon perustuvaa johtamista”
Tavoitteiden tarkempi avaaminen ja toimeenpano on saanut hyvin vähän palstatilaa. Kun kuilu tavoitteiden ja todellisuuden välillä jää liian suureksi, ohjausvaikutusta ei synny . Samalla myös tavoitteiden viestiminen ja tulkinta on vaikeaa. Abstraktit lauseet koetaan etäisiksi ja arjesta irrallaan oleviksi.
2. Puutteellinen toimeenpanokyky
Kun digistrategian tavoitteet on saatu jalostettua toteuttamiskelpoisiksi toimenpiteiksi, seuraavana haasteena on toimeenpano. Kuten vanha sanonta kuuluu, hyvin suunniteltu on kokonaan tekemättä.
Sikäli kun digikehittämisosaaminen on tähänkin asti ollut kunnissa niukka voimavara, sote- ja maakuntauudistus nostaa vaikeuskerrointa entisestään. Digiosaajien siirtyessä sankoin joukoin hyvinvointialueille, kunnat joutuvat jatkossa pohtimaan erityisen tarkkaan, miten toimeenpanokyky turvataan.
Kunnat ovatkin viime aikoina kiihtyvällä tahdilla ryhtyneet kilpailuttamaan palveluja, joilla tyypillisimmin haetaan tukea kuntalaisille tarjottavien palvelujen uudistamiseen, toiminnan tehostamiseen ja automatisointiin, sekä tietojohtamisen kehittämiseen.
Valitettavan usein kilpailutusten kautta haettavat hyödyt jäävät kuitenkin realisoitumatta. Ongelman taustalla ovat etenkin johtamiseen ja kehittämisen priorisointiin liittyvät haasteet. Jos kuntien toimintaa ja palveluja ei kyetä johtamaan kokonaisuutena, kehittäminen jää helposti pistemäiseksi ja vaikuttavuus vähäiseksi.
Merkittäviä hyötyjä syntyy vasta, kun uskalletaan käynnistää ja toteuttaa riittävän laaja-alaisia muutoksia. Rohkeutta tehdä päätöksiä tarvitaan lisää.
Johtamiselle asetettavat vaatimukset korostuvat tulevaisuuden monituottajaympäristössä. Siirtymä itse tekemisen kulttuurista kumppanuuksien ja ekosysteemien hyödyntämiseen haastaa vanhoja toiminta- ja johtamismalleja. Liiketoimintaosaamisen merkitys korostuu, kun monituottajamallissa palveluja yhdistetään asiakaslähtöisiksi kokonaisuuksiksi.
3. Tarve uudistaa IT-johtamista
Tuon tuosta kuulee sanottavan, että tietotekniikka on keskeinen toiminnan muutoksen mahdollistaja. Näin toki onkin, mutta toisinaan se voi myös olla uudistamisen hidasteena, tai jopa suoranaisena esteenä.
Voice of Our Clients -kyselyn vastaajista 56% on sitä mieltä, että nykyiset IT-palvelut ja -järjestelmät ovat merkittävä haaste digitalisaatiostrategian onnistuneelle toteuttamiselle. Kyky uudistaa teknologiaperustaa ja laajemmin IT-johtamista siten, että se vastaa nykypäivän vaatimuksia, nousee täten keskeiseksi menestystekijäksi.
Kirjoitin tähän liittyen jokin aika sitten artikkelin, jossa käsittelin IT-arvoketjuun perustuvaa johtamista. Ydinajatuksena on, että IT ei enää ole pelkkä tukitoiminto. Sen on kyettävä muuntautumaan sopeutujasta strategiseksi toimijaksi, jonka kyky ennakoida toimintaympäristön muutoksia ja reagoida niihin joustavasti ratkaisee jatkossa koko kuntaorganisaation menestyksen. Tähän tarvitaan uudenlaista ajattelua.
IT-johtamisen mallien uudistamisella on lähes poikkeuksetta saavutettavissa kasvaneen reagointikyvyn lisäksi myös merkittäviä taloudellisia säästöjä. Olin hiljattain mukana eräälle kaupungille tehdyssä selvityksessä, joka osoitti IT-palvelutuotantoon liittyvän säästöpotentiaalin olevan varovaisenkin arvion mukaan 30-40%, kun mittapuuna käytetään markkinahintoja.
Veronmaksajien näkökulmasta onkin hieman surullista, että hankinnan helppous menee kunnissa monesti kustannustietoisuuden edelle. Tämänkaltainen ajattelu johtaa vähitellen hankintakanavien yksipuolistumiseen, mikä ei kaikilta osin ole kansantaloudellisesti järkevää. Kilpailun puuttumisesta seuraava tehottomuus aiheuttaa yhteiskunnalle kustannuksia ja samalla merkittävä määrä varoja jää kanavoimatta sinne missä niitä kipeimmin kaivattaisiin: kuntien toiminnan ja palvelujen uudistamiseen.
Yhteenveto
Kuntien on kyettävä tarkastelemaan toimintansa kehittämistä paljon yksittäisiä digistrategioita laajemmasta näkökulmasta. Digistrategiasta saadaan parhaimmillaan konkreettisia kehittämistavoitteita, mutta ne eivät koskaan muutu toiminnaksi ilman riittävää toteutusosaamista ja ennen kaikkea jämäkkää ja tavoitteellista johtamista.
Lisäksi kuntien IT-palvelujen tuotantomalleja on lähdettävä uudistamaan markkinaehtoisesti siten, että IT kykenee mahdollisimman joustavasti ja kustannustehokkaasti vastaamaan kiihtyvällä vauhdilla muuttuvan toimintaympäristön ja digitalisaation vaatimuksiin. IT-palveluja on johdettava arvoperusteisesti kuten liiketoimintaa.
Yksi hyvä apukeino tässä tilanteessa on OKR (Objectives and Key Results), joka tarkoittaa strategian toteutuksen ja toimeenpanon tavoitejohtamismallia.
Hyödyt koituvat viime kädessä kansalaisten ja veronmaksajien hyväksi.
Kirjoittajasta
Jussi Vira
Kehitysjohtaja
Osaamisalueitani ovat kuntien strateginen suunnittelu ja digitaalisen muutoksen johtaminen. Minulla on myös laaja-alaista käytännön kokemusta dataan ja tekoälyyn pohjautuvista ratkaisuista. Kuinka voisin olla avuksi?
