Kunta voi tehostaa toimintaansa monella tavalla. Työkaluina matkalla tehokkaaksi Smart Cityksi apuna kannattaa hyödyntää esimerkiksi digitiekarttaa, palvelumuotoilua ja tiedolla johtamista.
Pelkistetysti älykkään kunnan eli Smart Cityn rakentamisessa on kyse kahdesta asiasta: kirkasta tavoitetila ja johda muutosta. Kuntalain mukaisesti jokaisessa kunnassa valtuusto päättää kunnan pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategian olisi hyvä riittävän konkreettisesti näyttää, miten kuntajohto johtaa kunnan kehittämistä.
Usein strategia on kuitenkin arjen johtamisen kannalta kovin abstrakti, eikä muodosta konkreettista muutosmatkaa johdettavaksi. Kuitenkin kunnan toiminnan tehostamiseksi kunnissa tulisi rohkeasti johtaa muutosta. Parhaiten se onnistuu asettamalla kunkin toiminnon asiakas keskiöön ja ottamalla asiakkaan näkymä toimintaan.
Jotta varmistetaan riittävän kattava ymmärrys parhaista hyödyistä ja huomioidaan sekä lyhyen että pitkän tähtäimen hyödyt, asioita ei kannata tehdä yksitellen. Hyvä työkalu on digitiekartta, joka nivoo strategian, uudet palvelut ja toiminnan muutoksen suunnitelmalliseksi osaksi kunnan arkea. Digitiekartan avulla on helpompi johtaa ja saavuttaa niin pienemmät kuin isommatkin tehostushyödyt. Digitiekartta on kunnan suunnitelma muutosmatkalle tehokkaaksi Smart Cityksi.
Digitiekartta kannattaa laatia huolella
Keskustelen päivittäin eri kuntien kanssa. Digitalisaation hyödyt ja hallittu edistäminen ovat käytännössä joka kerta keskustelun aiheina. Hyötyjä nähdään, mutta monesti kovin kapea-alaisesti. Kannan huolta siitä, että kunnilla on tiukat resurssit ja silti yllättävän kova halu ratkoa asioita yksin. Itse näen, että ulkopuolinen fasilitaattori voi ruokkia innovointia monella tapaa.
Esittelen alla, miten yhdessä kunnan kanssa pystymme tuomaan digitalisaatiota kokonaisvaltaisemmin ja suunnitelmallisesti hyödyksi.
Aivan aluksi on tunnistettava strategia ja nykytila. Visualisoimme strategian ja sovimme, mistä suunnasta lähdemme liikkeelle: jotkut kunnat haluavat keskittyä asukkaisiin, toiset elinvoimaan ja kolmannet vaikka puhtaasti tehostumiseen. Joku haluaa edetä kaikilla rintamilla.
Sovimme työn osituksesta ala-alueisiin ja keräämme innovointityöryhmiin oikeat ihmiset. Mietimme, mitkä ovat kunnan mahdollisuuksia. Kytkemme ne teemoihin ja tavoitteisiin. Alkaa syntyä ymmärrys siitä, millainen digitiekartta voisi olla.
Työskentelyn aikana tuomme keskusteluun ja kuuntelemme muiden toimialojen kokemuksia ja näkemyksiä. Niistä syntyy monesti hyviä ahaa-elämyksiä. Tämä on tärkeää, sillä usein kunnissa ollaan innovoinnissa varovaisia.
Lopuksi digitiekartta saatetaan helposti lähestyttävään visuaaliseen muotoon, jossa tavoitteet, toimenpideohjelmat ja kärkihankkeet on kytketty toisiinsa.
Tärkeintä on, että lopputuloksena syntyy jokaisella erillisellä ala-alueella konkreettinen suunnitelma siitä, miten voidaan tehostaa palveluita ja parantaa asiakaskokemusta digitalisaation keinoin.
Palvelumuotoilulla vaikuttavia palveluita
Kunnissa prosessit ovat monesti tehokkaita pistemäisesti. Kokonaisasiakaskokemuksen sijasta ne ovat monesti optimoitu yhden vaiheen tai järjestelmän näkökulmasta.
Hyvä esimerkki on vaikkapa rekrytointi. On edelleen valitettavan tavallista, että työsopimuksen luonti, allekirjoitus ja arkistointi ovat kolme täysin erillistä ja irrallista työvaiheita. Aikaa ja vaivaa nähdään suotta, kun sovitellaan kalentereita ja siirrytään paikasta toiseen, jotta uusi työntekijä pääsee paikan päälle allekirjoittamaan työsopimuksen. Tämän jälkeen työsopimus yritetään muistaa mapittaa arkistoon. Kaikki tämä voitaisiin hoitaa yhdellä työnkululla digitaalisesti, aikaa säästyisi ja sopimus arkistoituisi automaattisesti viiveettä.
Näen, että palvelumuotoilun periaatteita noudatetaan aivan liian vähän. Olen usein törmännyt myös siihen, että asioita kyseenalaistetaan liian vähän ja totuttuja toimintatapoja haastetaan liian harvoin. Monesti päädytään laittamaan jokin lomake nettiin, eikä mietitä asiaa käyttäjän näkökulmasta: mikä kuntalaisen tarpeessa tai kunnan työntekijän arjessa on muuttunut, mitä asiaa ollaan oikeasti ratkaisemassa. Ylipäänsä tunnistetaan, kuka asiakas oikeasti missäkin tapauksessa on. Mitä asiakas oikeasti haluaa ja mikä asiakasta oikeasti auttaisi.
Joskus voisi olla järkevämpää miettiä koko toimintatapa tai palvelu uusiksi kuin yrittää paikata vanhaa.
Ottamalla palvelut rohkeasti ammattitaitoisen palvelumuotoilijan suurennuslasin alle, on ne mahdollista muotoilla sellaisiksi, että ne tuovat ilmiselvää hyötyä ja tehokkuutta käyttäjilleen eli palvelun asiakkaille.
Data voi tulla avuksi ennakointiin
Tapaamisissani minulle on muodostunut kuva, että kunnissa joudutaan tekemään liian paljon päätöksiä mutu-menetelmällä. Kuitenkin oikealla datalla on mahdollista oikeasti päättää oikein ja jopa ennakoida tulevaa. Dataa voidaan hyödyntää hyvin laajasti esimerkiksi kaavoituksessa ja työvuorosuunnittelussa.
Mielestäni jokaisessa kunnassa tulisi olla datastrategia, jossa tunnistetaan sellainen tieto, joka on kunnan johtamisen ja toiminnan tehostamisen kannalta oleellista. Sitten mietitään, mistä tätä tietoa voidaan kerätä ja mihin se kannattaa viedä. Tämän jälkeen tunnistetaan mittarit, joilla toimintaa halutaan seurata ja johtaa. Lopuksi sovitaan, miten sovittujen mittareiden visualisointi tehdään.
Myöskään datastrategiassa ei ole yhtä oikeaa mallia, vaan monta erilaista vaihtoehtoa. Uskon kuitenkin, että kun kunnalla on selvä strategia, se luo yhteneväisyyttä ja auttaa tehokkuuden edistämisessä. Strategia myös pitää mittareiden määrän riittävän pienenä – kauhuskenaario on päätyä niin suureen joukkoon mittareita, että niiden seuraaminen vie kaiken arjelta ja johtamiselta.
Ulkopuolinen tekijä on tehokas vaihtoehto
Usein kuulen kunnissa valitettavan, että meillä ei ole varaa muuttaa tai tehostaa asioita. Itse haluaisin todeta, että kunnan kannattaa miettiä, mitkä asiat ovat niitä, jotka he tekevät itse ja mitkä voisi isompina kokonaisuuksina antaa jollekin kolmannelle osapuolelle tehtäväksi.
Monella alalla osaajista on kova pula ja voi olla, että kunta ei pysty rekrytoimaan riittävästi ammattitaitoisia ihmisiä. Kunnilla on myös paljon lähitulevaisuudessa eläköityviä työntekijöitä. Rekrytoinnin vaikeuden vuoksi kunnan kyvykkyys tuottaa palveluita helposti vaarantuu. Siksikin voi olla järkevää antaa jotkut osuudet ulkopuolisen IT-talon hoidettavaksi.
Hallinnoitujen palvelujen ostaminen ulkopuolelta on usein taloudellisesti järkevää ja tehokkaampaa. Kuntien kannattaa rohkeasti haastaa toimijoita käymällä markkinavuoropuhelua. Hyötyjen saamiseksi rima kannattaa pitää korkealla. Ensimmäiseksi mieleen tuleva vaihtoehto ei ole useinkaan se paras, vaan asiantuntijoiden kanssa vuoropuhelussa saattaa löytyä parempi ratkaisu.
Pandemia pakotti kunnat ottamaan digiloikan. Digitiekartan ja kumppaneiden avulla tästä on hyvä jatkaa eteenpäin kohti aidosti vaikuttavaa ja tehokasta toimintaa. Olethan rohkeasti yhteydessä, niin tehostetaan toimintaanne yhdessä!
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä aiheeseen liittyvät blogit
Kirjoittajasta
Mika Sairanen
Johtaja, kuntien tuoteratkaisut
Olen ollut kehittämässä toimintaa yhdessä asiakkaidemme kanssa jo pitkään. Vastuualueelleni kuuluvat kuntien tuoteratkaisut. Kerro vain rohkeasti, miten voin olla avuksi?
