Kaupunkien talouspalveluissa on paljon strukturoituja ja säännöllisesti toistuvia tehtäviä, joiden suorittaminen on tylsää ja aikaa vievää työtä. Vantaa vapautti henkilöstöä vaativampiin tehtäviin jättämällä ne ohjelmistorobotin hoidettavaksi.

RPA (Robotic Process Automation) eli ohjelmistorobotiikka on kasvattanut suosiotaan viime vuosina. Sen avulla on mahdollista automatisoida rutiininomaisia työtehtäviä erilaisissa prosesseissa, kuten esimerkiksi raportoinnissa, lähetysten seurannassa ja laskujen käsittelyssä. Käytännössä ohjelmistorobotti on palvelimelle asennettava ohjelmisto, joka opetetaan suorittamaan käytettävien järjestelmien edellyttämiä työnkulkuja.

Vantaan kaupungin ja CGI:n ohjelmistorobotiikkayhteistyö lähti liikkeelle vuonna 2019. Kehityshanke toteutettiin Vantaan kaupungin henkilöstökeskuksessa ja talouspalvelukeskuksessa. Tällä hetkellä manuaalisia työvaiheita on korvattu jo 30 robotiikkaprosessilla, joita ajetaan kellon ympäri viidellä palvelimella.

“Vantaalla tärkeimmät ohjelmistorobotiikkaa hyödyntävät prosessit liittyvät ostolaskujen käsittelyyn. Niiden oikeellisuuden tarkistus, reititys, tiliöinti ja alv-tarkistus tapahtuu nykyään merkittävissä osin ohjelmistorobotiikan avulla”, kertoo CGI:n projektipäällikkö Mika Lepistö.

 

Eroon ruuhkahuippujen haasteista

Vantaan kaupungin talouspalvelukeskuksessa tilikauden loppuminen tarkoittaa ostolaskujen käsittelyssä väliaikaista ruuhkahuippua. Onneksi ohjelmistorobotiikka skaalautuu helposti paikkamaan hetkellisesti kasvanutta ostolaskujen käsittelytarvetta.

“Koko ostolaskujen robotisointiprojekti vietiin läpi vuodessa, mistä käy kiittäminen huolellisesti tehtyjä työnkulkujen määrittelyjä. Mitä paremmin ne on toteutettu ja mitä paremmin liiketoimintaprosessi on asiakkaan hallussa, sitä nopeammin ohjelmistorobotiikalla saadaan työnkulkuja valmiiksi ja päästään suorittamaan testiajoja sekä tekemään tarvittavaa hienosäätöä”, sanoo CGI:n ohjelmistokonsultti Ville Aaltonen.

Rutiinitöiden automatisoimisessa käytetään perustason ohjelmistorobotiikkaa eli ns. tehtäväautomatiikkaa. Tämä tarkoittaa, että sen taustalla ei ole ihmismäistä tekoälyä. Siksi se kykenee suorittamaan pitkälti standardoituja työsuoritteita suoraviivaisesti parhaimmillaan sadan prosentin tarkkuudella.

”Pidemmälle viedyissä robotiikkaratkaisuissa käytetään apuna erilaisia ohjaustiedostoja ja säännöstöjä, joiden avulla pystytään toteuttamaan monimutkaisiakin toiminnallisuuksia. Hyperautomaatio puolestaan tarkoittaa tekoälyn, prosessiautomaation ja ohjelmistorobotiikan yhdistelmää, jonka tavoitteena on digitalisoida ja automatisoida koko prosessi alusta loppuun”, selventää Aaltonen.

 

Luvassa satojen tuhansien eurojen vuosittaiset säästöt

Projektin myötä on virinnyt ajatus ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä Vantaalla nykyistä laajemmin. Tällä tavalla pystytään tasoittamaan kuormitushuippuja, hallitsemaan paremmin toiminnasta aiheutuvia kuluja sekä vapauttamaan henkilöstöä tylsistä rutiinitöistä luovuutta vaativiin tehtäviin.

“Jos työntekijältä menee jossakin rutiininomaisessa työvaiheessa minuutti hiirellä klikkailuun, tarkoittaa se vuositasolla noin puolentoista kuukauden työmäärää. Systemaattisesti saman tehtävän suorittava ohjelmistorobotti säästää merkittävästi työntekijän aikaa tähdellisempään tekemiseen”, täydentää Lepistö.

Vantaan kaupungin ohjelmistorobotiikka on toteutettu kokonaan CGI:n toimittamana palveluna, minkä ansiosta omaa teknistä osaamista tai laiteinvestointeja ei tarvita.

Ohjelmistoautomaation ansiosta saadaan myös selvää euromääräistä säästöä. Kaiken kaikkiaan ohjelmistorobotiikka vähentää Vantaan kaupungin kuluja satoja tuhansia euroja vuodessa.

 

Sinua voisi kiinnostaa myös nämä aiheeseen liittyvät sisällöt: