Ett snabbt systembyte till Raindance blev starten på en större förändring

Ovanåkers kommun behövde byta ekonomisystem eftersom det befintliga systemet inte längre motsvarade kommunens behov. Kommunen hade haft samma system under lång tid och upplevde att det inte längre gav den stabilitet som behövdes. Samtidigt behövde bytet ske snabbare än planerat.

– Vi hade haft en gammal trotjänare länge, men när problemen började insåg vi att vi behövde byta snabbare än vi hade tänkt oss, säger Jenny Eriksson, Redovisningsekonom, Ovanåkers kommun.

Som mindre kommun utan särskilda specialbehov ville Ovanåker ha ett färdigt system där kommunen skulle slippa bygga allt själva och fatta beslut om hur olika processer skulle sättas upp.

Med denna målsättning, och med ambitionen att hitta en långsiktig leverantör, började kommunen se sig om efter en modern lösning som kunde bidra till både minskat manuellt arbete och effektivare processer.

En lösning som motsvarar verksamhetens behov

CGI:s lösning Raindance KommunSaaS visade sig passa kommunens behov väl. Tjänsten är standardiserad och framtagen branschspecifikt för mindre kommuner. Därför behövde kommunen inte ta fram omfattande kravlistor eller bygga egna processer från grunden. För en mindre kommun passade det utmärkt att kunna utgå från en etablerad lösning. Där finns redan de funktioner som kommunen behöver i det dagliga arbetet, som redovisning, kundfakturering och hantering av leverantörsfakturor. Det var också en trygghet att Raindance var beprövat och användes av många kommuner.

För Ovanåker blev det en stor fördel att kunna arbeta utifrån standardiserade processer redan från start. Några omfattande anpassningar behövdes inte. Även det medföljande rapportpaketet upplevdes som en stor fördel i arbetet med att snabbt komma igång i det nya systemet. Från projektstart till driftstart tog införandet cirka fem månader.

Samarbete mellan kommunerna blev en framgångsfaktor

Ljusdals kommun och Nordanstigs kommun stod inför samma resa som Ovanåkers kommun och tidigt fattades beslut om att genomföra införandet tillsammans. Det gemensamma projektet visade sig snabbt bli en framgångsfaktor där kommunerna kunde hjälpas åt i delprojekten, dela erfarenheter och täcka upp för varandra vid behov.

– Det har nästan blivit som att vi tillhör samma koncern. Samarbetet har öppnat dörrar mellan kommunerna och gjort att vi delar med oss och visar varandra hur vi arbetar på ett helt annat sätt än tidigare, säger Eriksson.

CGI:s införandemodell och projektorganisation för KommunSaaS gjorde att kommunerna fick tydliga kontaktvägar och stöd inom respektive område genom hela projektet. Samarbetet har också fortsatt efter driftstart.

– Den tryggheten är enormt värdefull. Vi får snabb återkoppling när vi behöver hjälp och har fortsatt nära kontakt även efter driftstart, säger Eriksson.

Effektivare arbetssätt och bättre uppföljning

Automatiseringen har inneburit en större förändring än vad kommunen först trodde. Flera delar av arbetet har automatiserats jämfört med tidigare, då mycket hanterades manuellt och från grunden, berättar Eriksson. Flera funktioner i KommunSaaS har förenklat ekonomiprocesserna betydligt. Idag handlar arbetet mer om att övervaka flöden än att arbeta manuellt med registrering och hantering.

Det standardiserade rapportpaketet har också gjort det enklare att arbeta med uppföljning och analys. Rapporterna är intuitiva och enkla att anpassa utifrån verksamhetens behov, utan att det krävs avancerad kunskap i rapportbyggande.

Eriksson lyfter även fram den nya bokslutsmodulen som en stor förbättring i arbetet med bokslut och uppföljning. Underlag och rapporter finns direkt tillgängliga i systemet, vilket har gjort arbetet både snabbare och mer överskådligt.