Med automatisk bokföring av banktransaktioner i ekonomisystemet Raindance har kommunen ersatt tidskrävande och personberoende rutiner med ett mer automatiserat arbetssätt. Resultatet är en robustare ekonomiprocess med mindre manuell hantering, högre kvalitet och minskad sårbarhet.
Digitalisering som en naturlig del av verksamheten
För Kungsbacka kommun, som utsågs till Årets digitaliseringskommun 2025, är digital utveckling en naturlig del av verksamheten. Utmärkelsen är ett erkännande av kommunens långsiktiga digitaliseringsarbete, där viljan att förbättra och effektivisera verksamheten är en viktig drivkraft. Även inom Styrning och Ekonomi arbetar medarbetarna aktivt med att identifiera processer som kan förenklas och förbättras med hjälp av digitala lösningar för att på så sätt använda resurserna mer effektivt. Ett sådant område var den dagliga hanteringen och bokföringen av banktransaktioner.
”Vi tänker kanske inte alltid på hur mycket vi faktiskt har utvecklat verksamheten, eftersom vi är så mitt uppe i det. Vi vill hela tiden framåt och hitta nya sätt att förbättra vårt arbete”, berättar Kristina Kihl, Utvecklare IT/Systemförvaltare inom Styrning och Ekonomi, Kungsbacka kommun.
Manuella rutiner och personberoende
Tidigare krävde hanteringen av banktransaktioner flera manuella arbetsmoment för medarbetarna. Kontoutdrag och andra underlag hämtades dagligen från banken. Informationen bearbetades därefter i olika Excelmallar innan den kunde läsas in som bokföring i Raindance. Mallarna innehöll dessutom egen logik för hanteringen av olika typer av transaktioner. Det innebar att både kunskap och viktiga delar av processen var beroende av ett fåtal personer.
För Kungsbacka handlade behovet av förändring inte bara om att effektivisera ett tidskrävande arbete. Lika viktigt var det att minska sårbarheten och skapa en mer tillförlitlig process där den dagliga hanteringen kunde fungera även vid exempelvis sjukdom eller annan frånvaro.
Automatiserad bankkontering med Raindance
Som ett led i att digitalisera och utveckla processen införde Kungsbacka kommun automatisk bankfilskontering i Raindance. Lösningen innebär att information om banktransaktioner, exempelvis kort- och Swishbetalningar, överförs automatiskt från banken till Raindance, där fördefinierade regler styr hur transaktionerna ska konteras och bokföras. Därmed försvinner flera av de manuella momenten med att hämta, bearbeta och läsa in underlag.
Den regelstyrda hanteringen bidrar också till högre kvalitet och en mer enhetlig bokföring. När transaktionerna konteras automatiskt minskar risken för manuella fel, samtidigt som informationen blir mer konsekvent.
Införandet genomfördes i nära samarbete mellan Kungsbacka kommun och CGI. Genom ett grundligt förarbete och en löpande dialog skapades goda förutsättningar för ett väl fungerande flöde. Kompetensen hos de involverade och tryggheten i den etablerade relationen med CGI lyfts fram som viktiga framgångsfaktorer av kommunen.
Mer tid för värdeskapande arbete
Den frigjorda tiden skapar möjligheter att prioritera andra arbetsuppgifter och fortsätta utveckla ekonomifunktionen. I stället för att lägga tid på repetitiva moment kan medarbetarna fokusera på mer värdeskapande arbete.
På bilden från vänster: Anna-Lena Berntson och Kristina Kihl
Tidigare var rutinen beroende av att rätt personer var på plats varje dag. Nu har vi en mer automatiserad och robust process. Vi sparar tid, men framför allt har vi minskat sårbarheten
Ekonom, Kommunledningskontoret på Kungsbacka kommun
Digital utveckling med verksamhetens behov i fokus
För Kungsbacka kommun är automatiseringen av bankkonteringen ett konkret exempel på hur digitalisering kan förbättra det dagliga ekonomiarbetet. Genom att minska manuella moment och skapa utrymme för fortsatt utveckling kan kommunen steg för steg förbättra sina arbetssätt.
Att förstå varför en förändring behövs och vilken nytta den kan skapa är en viktig utgångspunkt i arbetet med att utveckla ekonomiprocesserna, berättar Kristina Kihl. På så sätt blir digitaliseringen inte bara en teknisk förändring, utan också ett sätt att utveckla verksamheten utifrån konkreta behov och önskade resultat.
