Ulricehamns Energi:s resa med att utveckla sin ärendehantering började i Föranmälan.nu. Målet var att skapa en mer strukturerad hantering av inkommande ärenden och minska beroendet av enskilda individer och manuella arbetssätt.
Resultaten blev snabbt tydliga, vilket ledde till att Ulricehamns Energi tog nästa steg och fortsatte standardisera fler delar av verksamheten med hjälp av BFUS Ärendehantering – en lösning som på många sätt liknar ärendehanteringen i Föranmälan.nu.
Utmaning: Personberoende och manuella arbetssätt
Ett av de största problemen var att ärendehanteringen i hög grad var personberoende och byggde på manuella moment. Detta skapade en sårbar organisation – vad händer om en medarbetare är på semester eller blir sjuk?
Utmaningarna blev särskilt tydliga under perioder med hög arbetsbelastning, exempelvis under solcellsboomen 2022–2023 då antalet ansökningar om solproduktion ökade kraftigt. Det tidigare arbetssättet innebar inte bara ineffektivitet i vardagen, utan också en ökad risk för mänskliga fel och svårigheter i planering.
Lösning: Standardiserade processer med BFUS
För Ulricehamns Energi blev det därför avgörande att införa ett mer enhetligt arbetssätt där ärenden hanteras enligt gemensamma processer över hela organisationen.
Med tidigare goda erfarenheter av BFUS valde de att vidareutveckla sitt arbete i BFUS Ärendehantering. Lösningen möjliggör standardisering av processer och förbättrad spårbarhet, där varje medarbetare tydligt kan se status i kundärenden och vem som gjort vad. Detta skapar trygghet, inte minst i kundtjänst, och uppskattas av kunderna.
Systemet ger också förbättrade möjligheter till dokumentarkivering och spårning. All information blir sökbar, vilket gör det enkelt att snabbt hitta rätt uppgifter – istället för att leta i olika system eller manuella anteckningar.
Resultat: Färre fel och bättre samarbete
Den största nyttan är dock minskningen av fel i ärendehanteringen. Tidigare kunde ärenden “hamna mellan stolarna” när kommunikationen skedde via mejl, vilket var både långsamt och svåröverblickbart.
Dessutom förekom felaktigt registrerad kundinformation, något som lätt uppstår vid manuell hantering när ärenden skickas mellan flera personer.
Dessa brister ledde ofta till ökade kostnader i form av tid och resurser, och riskerade att påverka kundupplevelsen negativt. Genom tydligare struktur och processer kan Ulricehamns Energi nu enkelt se vilka ärenden som finns registrerade, vilket minskar dubbelarbete och förbättrar samarbetet mellan avdelningar.
Framåt: Ökad automatisering
Framåt ser Ulricehamns Energi ytterligare utvecklingsmöjligheter. Idag kommer fortfarande vissa ärenden in via papper eller mejl och registreras manuellt av kundtjänst.
Nästa steg är att införa en formulärtjänst som gör inflödet mer intuitivt och automatiserat. Kunder ska själva kunna skapa ärenden med korrekt information från början, vilket minskar ledtider och förbättrar kvaliteten.
Resan går därmed från personberoende och manuella arbetssätt till standardiserade och gemensamma processer med bättre översikt. Med BFUS Ärendehantering löser Ulricehamns Energi inte bara dagens utmaningar – de bygger också en stabil grund för framtiden.
Vill du veta mer?
På fotot: Mikael Qvarnström, Utvecklingskoordinator, Ulricehamns Energi
