”Gillar du tydliga, monotona och enformiga arbetsuppgifter där du inte ges utrymme till egna initiativ? Då har vi jobbet för dig! Vi söker dig med hög arbetskapacitet som inte ifrågasätter de arbetsuppgifter vi ber dig utföra och som alltid levererar med kvalitet.”

Blir du sugen på att söka? Tänkte väl. Som tur är finns det numera robotar som kan göra just de här monotona och uppstyrda arbetsuppgifterna mycket bättre och effektivare än någon människa, det som går under begreppet RPA, Robot Process Automation.

Som en vanlig kollega

”Egentligen kan man se en RPA-lösning som en vanlig medarbetare. Den använder samma programvaror och samma processer som sina kollegor, bara det att den inte behöver några pauser utan jobbar dygnet runt, snabbt och till punkt och pricka. Det enda är väl att den inte är så kul att prata med på teammöten”, säger Johan Elsner, Practice Lead Robotics på CGI, som jobbat i många år med RPA-projekt både för privat och offentlig verksamhet.

"Du får räkna med en rekryteringskostnad på 75 000 till 250 000 kronor och en lönekostnad på runt 20 000 kr per månad för den första RPA-medarbetaren", säger Johan Elsner, Practice Lead Robotics.

Även om flera branscher kommit en bit på väg med RPA-lösningar tror Johan att vi bara skrapat på ytan än beträffande de effektiviseringsmöjligheter som finns hos verksamheter där det utförs en stor mängd regelstyrda och standardiserade arbetsuppgifter. En studie från McKinsey 2017 visade att om man summerade alla yrkens arbetsuppgifter skulle närmare hälften kunna automatiseras, berättar han.

”Det verkade då så osannolikt att jag tror de flesta tog siffran med en nypa salt. Men med det vi vet idag är frågan om den kanske var något av en underskattning.”

Stora vinster i offentlig sektor

Inte minst offentlig sektor som dras med stora ekonomiska utmaningar och där många rutinarbeten utförs, har mycket att vinna på RPA-lösningar. Här hjälper CGI ett flertal kommuner med att robotisera uppgifter som tidigare sköttes av handläggare med sådant som att fylla i formulär med försörjningsstöd, utbetalningar, kategorisera och stämma av alla detaljer på fakturor – och förstås att rapportera in felaktigheter.

Precis som vanliga anställda, behöver RPA-medarbetaren en bra onboardingprocess för att komma in i arbetet ordentligt.

Slår man till och rekryterar en RPA-medarbetare får man räkna med en rekryteringskostnad på 75 000 till 250 000 kronor och en lönekostnad på runt 20 000 kr per månad för den första RPA-medarbetaren, enligt Johan. För tillkommande RPA-medarbetare sjunker kostnaden till ungefär hälften eftersom en stor del av licenskostnaden hamnar på den första medarbetaren.

”Utifrån det får man sedan göra kalkylen för vad man vill använda de frigjorda resurserna till – om man vill spara in på kostnader, utveckla sin kärnverksamhet, skära ner övertidstimmar för att vårda sin personal eller kanske styra den till mer produktiva arbetsuppgifter.”

Men finns det inga risker med att anställa en RPA-medarbetare?

”Risken ligger väl i att man inte får den utväxling man önskar,” säger Johan. För precis som vi vanliga anställda behöver RPA-medarbetaren en bra onboardingprocess för att komma in i arbetet ordentligt. Eftersom vår nya kollega är fåordig och dålig på att ta egna initiativ behöver den exakta instruktioner. Arbetsuppgifterna måste klargöras i detalj och roll- och ansvarsfrågorna måste benas ut ordentligt. Vem bestämmer till exempel vad medarbetaren ska och inte ska göra? Hur ska den rapportera och till vem? Vem ska den kontakta om den hittar ett fel? Allt sådana frågor måste vara helt utredda. Det är också viktigt att analysera processerna så att man faktiskt vet att jobbet görs på det mest effektiva sättet.

”Det är CGI:s Business consulting-team som gör den här initiala analysen och då upptäcker de inte sällan att många processer är onödiga och kan göras bättre. Därför går ofta RPA-installationen hand i hand med ren verksamhetsutveckling”, säger Johan.

Glöm inte supporten

En fallgrop som Johan däremot nämner, är att ”arbetsgivaren” tror att man kan lämna den nya RPA-medarbetaren vind för våg när den väl är på plats. För man måste vara medveten om att den faktiskt också kommer att kräva lite support. Om något i processen förändrats, som ett nytt dataformat eller användargränssnitt, kan det hända att medarbetaren kör fast och behöver lite hjälp på traven att komma upp på banan igen. ”Det är rutinärenden att åtgärda, men man måste ta höjd för att det händer. Därför måste man se till att ha en strukturerad felhantering och en snabb och närvarande support på plats. Det är något som vi som större bolag kan erbjuda och det tror jag är en viktig styrka.”

Så småningom kommer machine learning och AI-tillämpningar att göra RPA-medarbetaren alltmer självlärande. En ML-algoritm kan exempelvis tränas på alla tidigare beslut som fattats i ett ärende som RPA-kollegan arbetat med för att blixtsnabbt ta fram ett åtgärdsförslag och presentera.

”Sedan måste förstås en handläggare granska förslaget, men det är ju enormt tidsbesparande att slippa göra researchjobbet själv.” säger han.