”Gillar du tydliga, monotona och enformiga arbetsuppgifter där du inte ges utrymme till egna initiativ? Vi söker dig med hög arbetskapacitet som inte ifrågasätter de arbetsuppgifter vi ber dig att utföra och som alltid levererar med hög kvalitet.”

Blir du sugen på att söka? Nej, tänkte väl det. Som tur är finns det numera robotar som kan göra just de här monotona och regelstyrda arbetsuppgifterna mycket bättre och effektivare än någon människa. CGI gillar att prata om robotar som digitala medarbetare.

Måste alla medarbetare vara människor?

”Egentligen kan man se RPA (Robotic Process Automation) som en vanlig medarbetare. Den använder samma system och applikationer precis som du gör. Den digitala medarbetaren utför samma processer som sina medarbetare. Skillnaden är att den inte behöver några pauser och har möjlighet att arbeta dygnet runt, snabbt och utan avvikelser från regelverket. Digitala medarbetare är ett verktyg med många namn, men en sak som är säker är att de kunder vi stöttar i digitaliseringsresan ser RPA som en väldigt uppskattad medarbetare, säger Susanne Thunman som jobbat i många år med verksamhetsutveckling och automationsinitiativ både för privat och offentlig verksamhet.

Stora vinster i offentlig sektor

Inte minst offentlig sektor som dras med stora ekonomiska utmaningar och där många administrativa arbetsuppgifter utförs, har mycket att vinna på automationslösningar. Här hjälper CGI ett flertal kommuner och regioner med att effektivisera och automatisera uppgifter som tidigare sköttes av handläggare med sådant som att fylla i formulär med försörjningsstöd, utbetalningar, kategorisera och stämma av alla detaljer på fakturor – och förstås att rapportera in felaktigheter.

Precis som vanliga anställda, behöver RPA-medarbetaren en bra onboardingprocess för att komma in i arbetet ordentligt.

Slår man till och rekryterar en digital medarbetare får man med nuvarande licensmodeller räkna med en rekryteringskostnad på 50 000 till 250 000 kronor och en lönekostnad på runt 15 000 kr per månad för den första RPA-medarbetaren, enligt Susanne. Detta gäller vid installation inom ramen för den egna infrastrukturen vilket idag är vanligt i offentlig sektor.

”Det som är viktigt att ha i åtanke utifrån den tids- och kostnadsbesparing som görs så är det viktigt att säkerställa att besparingen återinvesteras i verksamheten. Det är dessa åtgärder som genererar den riktiga effekthemtagningen.”

Vanligaste utmaningarna i arbetet med digitala medarbetare

En vanlig utmaning är att automationsinitiativ stannar av på grund av organisatoriska frågor och utmaningar där risken är att effekthemtagningen uteblir, säger Susanne. Precis som ”vanliga” anställda behöver en digital medarbetare en stöttande organisation för att komma in i arbetet ordentligt. Arbetsuppgifterna behöver klargöras i detalj och roll- och ansvarsfrågorna måste benas ut ordentligt. Vem bestämmer till exempel vad medarbetaren ska och inte ska göra? Hur ska den rapportera och till vem? Vem ska den kontakta om den hittar ett fel? Det är också viktigt att löpande analysera processerna så att man faktiskt vet att jobbet görs på det mest effektiva sättet.

Digitaliseringsfabriken har processanalytiker som utför den initiala kravinsamlingen och utvärderar processerna tillsammans med verksamheten. Automationsinitiativ som innefattar digitala medarbetare går därför ofta hand i hand med ren verksamhets- och processutveckling, säger Sebastian Larsson, tjänsteägare för Digitaliseringsfabriken.

Digitala medarbetare bör nyttjas tvärfunktionellt

En annan vanlig utmaning som vi ser hos våra kunder idag är att det ofta är en funktion/enhet som arbetar med digitala medarbetare. Digitala medarbetare är enbart ett verktyg i digitaliseringslådan och denna bör ses som ett verktyg för hela verksamheten och alla dess applikationer, att dela på en plattform för digitalisering medför även att kostnaden kan fördelas. Verksamhetsnära digitalisering är ofta en del av den övergripande digitaliseringsstrategin och det är viktigt att hela verksamheten är engagerad och involverad i de initiativ som initieras.

Digitala medarbetare behöver även stöd och support när något går fel. Om något i processen förändrats, som ett nytt dataformat eller användargränssnitt, kan det hända att medarbetaren kör fast och behöver lite hjälp på traven att komma upp på banan igen. ”Detta är rutinärenden att åtgärda, men man måste ta höjd för att det händer. Därför behöver man se till att ha en strukturerad felhantering och en snabb och närvarande support på plats. Det är viktigt att support och nyutveckling ej slåss om samma resurser det vill säga att nyutveckling bromsas av eventuell förvaltning. Digitaliseringsfabriken hos oss på CGI stöttar ofta våra kunder med förvaltning, en resurspool för verksamhetsnära digitalisering som går att skala upp och ner efter behov. Detta är en viktig styrka säger Sebastian.

Digitala medarbetare, RPA, är inte en ny teknik men ett bra och effektivt verktyg som kan accelerera den stora digitaliseringsresan mot mer smart teknologi som process mining, machine learning och AI, säger Susanne.