Moderni palkkahallinto hyvinvointialueilla - miten tehostaa toimintaa?

Hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa vuoden 2023 alusta on alueiden hallinto täysin uuden tilanteen edessä usean toiminnon osalta.  Yksi kaikkia tulevia työntekijöitä koskeva alue on palkanmaksu. Kun uusiin organisaatioihin siirtyy kunnista samanaikaisesti jopa useita tuhansia palkansaajia, on palvelukeskuksissa välttämätöntä suunnitella työnkulkuja ja rooleja uudella tavalla. Ratkaistavaksi jää, miten uudessa yhtälössä varmistetaan riittävät resurssit, yhtenäiset prosessit ja toimiva palkanmaksu? Mikä on tulevan toiminnan tavoitetila ja millaisia muutoksia se vaatii?

Tehostaminen on tie modernin palkkahallinnon rakentamiseen

Huolimatta etenevästä digitalisaatiosta, palkanlaskennassa tehdään edelleen paljon manuaalista työtä. Järjestelmien teknologia ja automaatio mahdollistavat paljon, mutta teknologiaa ei aina huomata hyödyntää kattavasti. Tulevan muutostilanteen alla katse on syytä siirtää moderniin palkkahallinnon rakentamiseen kokonaisuutena.  Kyse ei ole vain palkkajärjestelmän yhtenäistämisestä ja datan tuomisesta yhteen järjestelmään, vaan tarkastelu on syytä ulottaa palkkahallinnon tehtäviin, koko työsuhteen kattaviin prosesseihin ja järjestelmien mahdollisuuksien tehokkaampaan hyödyntämiseen. Keskeisiä kysymyksiä ovat: millaisia ovat hyvinvointialueen henkilöstöhallinnon prosessit ja järjestelmät tulevaisuudessa? Mitä on moderni palkkahallinto ja miten järjestelmä tukee tätä tavoitetta? 

Kun palkkahallintoa katsotaan kokonaisuutena sekä prosessien että järjestelmien osalta, päästään eroon turhista työvaiheista ja selkiytetään asiantuntijoiden rooleja ja vastuita. Samassa yhteydessä on mahdollista päästä eroon manuaalisista rutiineista, virhealttiista tekemisestä ja moninkertaisesta aikaa vievästä tarkistustyöstä. Palkka-asiantuntijan työ ei kuitenkaan katoa, vaan työ muuttaa muotoaan. Aikaa vapautuu asiantuntijatyöhön kuten esimiesten tukemiseen tai prosessien valvontaan ja ohjaamiseen. Muuttuva työ mahdollistaa asiantuntijan erikoistumisen vaikkapa viranomaisilmoitusten valvontaan tai prosessien ohjaamiseen. Asiantuntijoiden vahvuuksia ja mielenkiinnon kohteita voidaan hyödyntää paremmin ja samanaikaisesti saavuttaa prosesseissa toivottua tehostumista.

Järjestelmissä riittää tehoa - Anna automaatiolle mahdollisuus

Palkkahallinnon tehostamisen renki on palkkajärjestelmä, josta otetaan sen tarjoamat mahdollisuudet irti. Palkkajärjestelmä itse on harvoin tehostamisen este, vaan se toimii niin hyvin tai modernisti kuin sitä halutaan käyttää.

Toimintaa tehostavassa, modernissa palkkahallinnossa ja -järjestelmässä tiedonkeruu on sähköistä, järjestelmä tukee sekä työntekijöiden että esimiesten työtä ja tieto liikkuu integraatioiden kautta ilman manuaalisia tallennusvaiheita. Robotiikkaa tai automaatiota hyödynnetään tarpeellisten tarkistuspisteiden luomiseen. Palkanlaskijan työ helpottuu merkittävästi, kun tuhansia tapahtumia sisältävässä palkka-ajossa palkkajärjestelmään sisään rakennetut toiminnot tarkistavat esimerkiksi negatiiviset tai ylisuureet palkat ja muut ennalta tunnistetut poikkeamatapaukset ja koostavat näistä virheraportit. Robotiikkaa hyödyntämällä voidaan minimoida manuaalisia tarkistustoimenpiteitä ja käyttää tekoälyä täydentämään esijärjestelmistä sisään luettavan datan puutteita.

Osana tehostamista, katse on syytä kääntää myös koko työsuhteen elinkaaren prosessiin ja työsuhteen eri vaiheisiin liittyvien esijärjestelmien tuottamaan tietoon ja sen oikea-aikaisuuteen; työaikatapahtumat ovat tästä konkreettinen esimerkki. Jos työaikatapahtumat tuotetaan palkanlaskentajärjestelmään valmiiksi hyväksyttyinä ja tulkittuina, säästyy palkkahallinnosta monta manuaalista työvaihetta. Mitä paremmin data siirtyy esijärjestelmistä automaattisesti ja virheettömästi, sitä paremmat ovat mahdollisuudet hyödyntää palkkajärjestelmään rakennettuja ominaisuuksia.

Katsoopa tehostamista mistä lähtökohdista tahansa, kyse ei ole vain yhden asian laastaroimisesta. Suurennuslasin alla on syytä olla kaikki tekijät, työvaiheet ja yhteen liittyvät järjestelmät. Vain kokonaisuuttaa kehittämällä tehostaminen tuottaa todellista hyötyä.

Oletko mukana hyvinvointialueen palkkahallinnon rakentamisessa?

Koostimme tärkeimmät askeleet hyvinvointialueen palkkahallinnon tehostamiseen. Jos olet mukana muutosprosessissa, pidä työlistalla nämä:

• Määrittele palkkatiimin roolit, vastuut ja odotukset vastaamaan muuttunutta tilannetta ja uusia volyymeja. Kuka tekee mitäkin, mikä on kenellekin motivoivaa työtä.
• Tunnista esimiehen rooli ja vastuu palkkahallinnon prosesseissa.
• Tunnista teknologian tarjoamat juuri teidän toimintaanne palvelevat mahdollisuudet (palkkajärjestelmän valmiit toiminnot, tekoäly, robotiikka, automatisoitavat tehtävät)
• Out-of-the-box-ajattelu, uskalla ajattella totuttuja toimintatapoja laajemmin. Mikä kaikki voi olla mahdollista, mihin suuntaan voimme kehittyä?
• Kuuntele asiantuntijoitasi palkkahallinnossa ja anna heidän vaikuttaa tuleviin prosesseihin. Voit yllättyä positiivisesti, kuinka paljon erinomaisia kehitysehdotuksia asiantuntijat itse löytävät prosesseista!

Ratkaistavia asioita riittää eikä aika tai oma asiantuntijuus aina riitä. Jos tarvitset apua toiminnan tehostamiseen tai palkkahallinnon organisoimiseen muutostilanteesta, ota yhteyttä asiantuntijoihimme.

 

Blogin kirjoittaja Virpi Hämäläinen työskenteli CGI:llä sote-hankkeen johtamisesta vastaavana.