Datamigraatio haastaa hyvinvointialueen toimijat - vinkit hallittuun tietojen siirtoon

Siirtyminen hyvinvointialueiksi on keväällä 2022 vaiheessa, jossa viimeistään nyt on aika siirtää katseet järjestelmistä toisiin siirrettävän datan yhtenäistämiseen ja siirron toimivuuteen. Palkat menevät tammikuussa 2023 maksuun oikein, jos hyvinvointialueilla käytössä olevien palkanmaksu-, HR-  ja työvuorosuunnittelun järjestelmiin siirretty data on laadukasta ja siirrot on tehty ajoissa. Hyvinvointialueen datamigraatio on kaikille toimijoille poikkeuksellinen projekti, kun käyttöön otetaan samanaikaisesti integroitu järjestelmäkokonaisuus, johon data siirretään useiden eri toimijoiden järjestelmistä. 

Vaiheittain kohti valmista

Datan siirrossa merkittävä rooli on kunnilla ja sairaanhoitopiireillä, jotka vastaavat lähdejärjestelmien datasta ja sen oikeellisuudesta. Jotta maaliin päästään kerralla, on seuraavat vaiheet syytä suunnitella huolella.   

Poimintojen valmistelu keväällä 2022. Datan ja koodistojen yhtenäistäminen, siirrettävän datan priorisointi sekä tietomalliin mäppäys ja siirron ajoituksen suunnittelu vaativat huolellista palapelin rakentamista. Valmistelun aika on juuri nyt.  
 

Ensimmäiset siirrot alkukesästä 2022 alkaen. Ensimmäisen vaiheen konversiot, kuten henkilö- ja palvelujaksotietojen poiminta ja siirto kannattaa aloittaa viimeistään kesäkuussa. Näin suurimmat massat ja perustiedot siirretään ajoissa, ja tietoja on mahdollista myös korjata, jos datan eheydessä huomataan puutteita.  Lisäksi muiden tietosisältöjen kuten jäljellä olevien säästö- ja lomarahavapaiden ja vuosilomaperusteiden datakonversiot ehditään suorittaa hyvissä ajoin syksyn aikana. Kuntien ja sairaanhoitopiirien sekä tulevien hyvinvointialueiden kannattaa varautua konversion laadunvarmistukseen koko syksyn ajalle.  
 

Viimeisenä varmistuvien tietojen siirto joulu-tammikuussa. Verokorttitiedot konvertoidaan joulukuussa, kun tiedot ovat saatavilla. Viimeiset tiedot, kuten keskimääräiset työaikaprosentit, voidaan siirtää vasta, kun joulukuun palkat on maksettu.  
 

Turvana tietojärjestelmätoimittajan tarjoama tuki

Ennen varsinaista datamigraatiota hyvinvointialueen järjestelmän vaadittavine muutoksineen täytyy olla pystyssä jo keväällä 2022. Tällöin muodostuu tieto järjestelmän rakenteesta ja liittymistä. Myös palvelinratkaisut ja näihin liittyvä tietoturva ovat osa kokonaisuutta. CGI:n käyttöönottoprojekteissa ohjeistamme asiakkaitamme ja tarjoamme eri vaiheisiin siirtoa helpottavia ratkaisuja

Kun osa kuntien henkilöstöstä siirtyy kunnilta hyvinvointialuille vanhoina työntekijöinä voimassa olevin työ- ja virkasuhteen oikeuksin, on näiden henkilöiden tiedot poimittava nykyisistä järjestelmistä ja siirrettävä uusiin. Tässä vaiheessa on kunnan tai sairaanhoitopiirin vastuulla poimia data, jos käytössä on kolmannen osapuolen tietojärjestelmä. IT-toimittaja toimittaa pohjat, jotka ovat kohdejärjestelmän tietomallin mukaisiaMikäli käytössä on CGI:n järjestelmä, tarjoamme tämän datan poimintaan ja siirtoon tietoturvalliset työkalut, jolla keskeisimmät palkkajärjestelmän tietoryhmät saadaan poimittua ja siirrettyä kohdejärjestelmään oikean tietomallin mukaisesti. Tarjoamme myös ratkaisuja, joilla tietoja voidaan poimia myös kolmannen osapuolen sovelluksista.

Yksi kriittisimmistä vaiheista ovat datan poiminnan jälkeiset muutostilanteet, kun data elää mm. henkilömuutosten vuoksi. Myös näiden muutosten tunnistamiseen ja viemiseen hyvinvointialueen järjestelmään sekä päällekkäisten päivitysten välttämiseen CGI:llä on tarjota osaamista tilanteiden ratkaisemiseksi.

Yhteistyötä ja viestintää unohtamatta

Konversiosta ja datamigraatiosta on mahdollista selvitä huolellisella suunnittelulla – ja hyödyntämällä tietojärjestelmätoimittajan tarjoama tuki.  Projektissa korostuu kokeneen kapellimestarin eli projektipäällikön rooli. Kun työsuunnitelma, vastuut ja aikataulu suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa ja hyödynnetään luotettavia, koeteltuja ratkaisuja, on projektista mahdollista selvitä tehokkaasti ja kaikkien tarpeet huomioiden.

Vähätellä ei voi myöskään viestinnän merkitystä. Yhteiseksi hyvinvointialueeksi hypätään vasta 2023, ja sitä ennen transitioprojektiin ja datamigraatioon osallistuvat henkilöt toimivat eri organisaatioissa. Monimutkaisessa organisaatiorakenteessa on keskeistä löytää ne viestinnän keinot, joilla tavoitetaan kaikki tarvittavat henkilöt. Vähintään yhtä tärkeää on hankeorganisaation sujuva viestintä toimittajan, asiakkaan ja kolmansien osapuolten välillä.

Oletko mukana datamigraatiossa - Muista nämä! 

• Varaa henkilöresursseja
• Määrittele vastuut
• Laadi selkeä aikataulutus
• Pyydä apua tietojärjestelmätoimittajalta