Maksoin laskuni ja säästin – vinkkejä viivästyskorkojen välttämiseen

Jos yksityiselämässä harmittavin maksu on pysäköintivirhemaksu, niin yrityselämässä se on viivästyskorot. Kummankin välttäminen on usein vain viitseliäisyydestä kiinni. Varsinkin kun molempia varten on kehitetty hyvät digitaaliset ratkaisut.

Yritykset käyttävät viivästyskorkojen maksamiseen tuhansia euroja vuosittain. Mutta mistä syystä? Eivätkö prosessit ole kunnossa? Jäävätkö laskut makaamaan pöydille? Isoissa yrityksissä tämä ei voi olla syynä, sillä laskunkierto on usein sähköistä.

Tässä minun vinkkini siitä, miten viivästysmaksuihin menevän rahan voi säästää johonkin fiksumpaan, kuten vaikka henkilökunnan virkistyspäiviin.

1. Neuvottele maksuehdot kohdilleen

Realistisilla maksuehdoilla hyväksynnässä ei tule kiire. Jos lasku kiertää yrityksessänne usean hyväksyntäportaan kautta, neuvottele pidempi maksuaika. Mutta pyri hyödyntämään myös mahdolliset käteisalennukset.

2. Kierrätä tilaus tai sopimus laskun sijasta

Kun kierrätät tilauksen tai sopimuksen hyväksyntäkierron läpi laskun sijaan, voidaan laskun kierto jättää kokonaan pois ja maksaa lasku heti sen saapuessa. Tällöin maksu kohdistuu tilaukseen tai sopimukseen joko käyttäjän aloitteesta tai täysin automaattisesti.

3. Määrittele automaattihyväksyttävät laskut

Jos käytössäsi on sähköinen ostolaskunkäsittelyjärjestelmä niin määrittele laskut, jotka toistuvat samankaltaisina samoilta toimittajilta ja määritä niille automaattihyväksyntärajat. Automaattiseen käsittelyyn voidaan asettaa erilaisia hälytysrajoja ja siten voidaan keskittyä vain poikkeamien käsittelyyn.

Lisäksi laskun tiedot voivat laukaista erilaisia automaattisia käsittelyketjuja, kuten millaisia lisätietoja laskulle täydennetään, millaista tiliöintimallia käytetään ja keiden tulisi hyväksyä lasku maksuun. Mikäli laskuissa ei ole poikkeamia, ne voidaan maksaa täysin automaattisesti.

4. Vaadi verkkolasku

Finanssialan Keskusliiton ja Elinkeinoelämän Keskusliiton tekemän kyselyn mukaan 70% yrityksistä on siirtynyt verkkolaskutukseen. Miksi enää käsittelisit vastaanottamiasi paperisia laskuja manuaalisesti, kun voit vaatia laskun sähköisessä muodossa? Verkkolaskun avulla manuaalityö jää kokonaan pois ja lasku on heti valmis sähköiseen kierrätykseen tai täysin automaattiseen käsittelyyn.

5. Mahdollista laskujen hyväksyntä mobiilisti

Laskujen asiatarkastaminen ja hyväksyminen nopeutuu kun se ei ole aikaan tai paikkaan sidottua. Mobiilihyväksynnällä lasku saadaan nopeammin eteenpäin ja pysytään maksuaikataulussa. Näin saadaan aikaan säästöjä, kun viivästys- ja perintäkulut voidaan minimoida sekä mahdollistetaan maksuaikataulun alituksesta saatavat hyödyt.

6. Kouluta ja kannusta henkilöstöä

Henkilöstö on avainasemassa kun pyritään saamaan lasku ajallaan maksuun. Paraskaan sovellus ei pelasta viivästysmaksuilta jos henkilöstö ei osaa käyttää sitä. Kouluta henkilöstö käyttämään sähköistä ostolaskujärjestelmää. Kehota käyttämään kommentointitoiminnallisuutta laajasti – tietoa on harvoin liikaa ja se voi säästää turhalta tarkastuskierrokselta. Muistuta myös määrittelemään sijaisuudet poissaolojen ajaksi.

Jaa tietoa laskujen maksun tärkeydestä ja paljon rahaa viivästysmaksuihin on kulunut. Ehkä voit jopa kannustaa henkilöstöä lupaamalla säästetyt rahat henkilöstöetuihin tai virkistyspäivään?

Automaatio tuo kustannustehokkuutta

Talouden automaation lisäämistä organisaatioissa pidetään erittäin tärkeänä kehityskohteena. Hyödyntämällä tehokkaasti automaatiotoiminnallisuuksia erilaisille laskutyypeille, on mahdollista vähentää laskujen reititykseen ja tiliöintiin tarvittavaa manuaalityötä huomattavasti. Koska suuri osa automaatiotoiminnallisuuksista eliminoi manuaalisia työvaiheita kokonaan, ne samalla nopeuttavat laskujen käsittelyprosessia merkittävästi.

Sähköisessä ostolaskun kierrätyksessä tärkeintä on helppokäyttöisyys sekä ajantasainen tieto. Hyvän ostolaskujärjestelmän avulla prosessin seuraus ja mittaus on näppärää, jolloin myös tehostamiskohdat ovat helposti havaittavissa.

Lue myös kollegani Ari Paulinin blogi automaation laajemmista hyödyistä: Automaatio tarkoittaa säästöjä - mutta myös laatua.

Kirjoittaja auttaa asiakkaita virtaviivaistamaan prosessit ja löytämään kustannustehokkaimmat ratkaisut. Ota yhteyttä Markukseen: markus.ala@cgi.com

Lataa automaatio-opas ja ota selvää, mitä toimintoja ja työtehtäviä on mahdollista kehittää prosessien automatisaatiolla.