Historiallisen suuri sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus vietiin läpi vuoden vaihteessa ja hyvinvointialueet aloittivat toimintansa 1.1.2023. Alkuvaiheessa kriittisintä oli, että palkat, laskut ja tuet saadaan maksettua oikein ja ajallaan.
Taloushallinnossa toimittajarekisterien hallinta on tärkeä osa ostolaskujen käsittelyä. Ostolaskujen käsittelyn ruuhkautuminen tai virheellisyys voi aiheuttaa vakavia seurauksia hyvinvointialueille. Se voi johtaa esimerkiksi maksuviiveisiin tai -myöhästymisiin, jotka voivat heikentää alueiden maksuvalmiutta ja luottokelpoisuutta. Lisäksi se voi vaikuttaa alueiden palveluiden laatuun ja saatavuuteen, jos esimerkiksi tarvittavia hankintoja ei voida tehdä ajoissa tai sopimuksen mukaisesti.
Koska hyvinvointialueet muodostettiin pääosin vanhoista organisaatioista yhdistämällä, ei yhtenäistä toimittajarekisteriä ollut olemassa. Lisäksi entisten sote-organisaatioiden toimittajarekisterit saattoivat sisältää vanhentunutta tietoa, ja tietojen konversio olisi vienyt valtavasti työaikaa hyvinvointialueilta, palvelukeskuksilta ja IT-toimittajilta.
HPK Palvelut, yhteistyössä CGI:n kanssa, halusi varmistaa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen toimittajatietojen oikeellisuuden tehokkaasti. Yhteystyössä otettiin käyttöön tuotteistettu Toimittajien luonti -automaatio, jossa hyvinvointialueen uudet toimittajat luodaan ostolaskujen saapuessa käsittelyjärjestelmään ohjelmistorobotiikan avulla.
Hyödyntämällä automaatiota vältyttiin kokonaan työläältä konversiolta, tietojen yhdistämiseltä ja siivoukselta. Automaatio luo toimittajia sitä mukaa, kun niiltä saapuu laskuja, joten toimittajakannoissa ei ole lainkaan vanhentuneita tietoja.
Jos tämä urakka olisi tehty käsin, se olisi tarkoittanut lukuisia työtunteja tietojen tarkastamista ja päivittämistä. Ohjelmistorobotti säästi merkittävästi taloushallinnon aikaa ison muutoksen keskellä. Sen avulla pystyimme keskittymään asiakkaidemme palvelemiseen tärkeämmissä tehtävissä.
palvelupäällikkö, talouspalvelut
Automaatio on osa Hyvinvointimalli-ratkaisua ja se perustuu CGI DataCycle360 sovelluksen tuottamaan lähtödataan. Ohjelmistorobotti on toteutettu UiPath-alustalle ja se tekee sovitut tarkistukset ja luo toimittajat taloushallinnon Raindance-ohjelmistoon. Raindancesta tiedot päivitetään automaattisesti DataCycle360 sovellukseen. Tämän jälkeen laskut voidaan kierrättää ja hyväksyä normaalisti.
Automaatio tarkistaa toimittajien tiedot muun muassa YTJ:n ja Tilastokeskuksen rekistereistä. Asiantuntijat saavat lokiraportin jokaisen suorituksen jälkeen, josta nähdään selkeästi luodut tai virheelliset toimittajarivit. Asiantuntijat voivat keskittyä poikkeuksia sisältävien toimittajien tarkisteluun.
“Ohjelmistorobotti jatkaa työtään ja säästää meiltä edelleen aikaa rutiinitöistä. Lisäksi tiedot ovat nyt ajan tasalla ja datan laatu kohdillaan. Tulevaisuudessa meidän on tarkoitus laajentaa samaa ratkaisua käyttöön muille asiakkaillemme, parhaillaan olemme tekemässä käyttöönottoa Porvoon kaupungille vastaavasti.”, summaa toimitusjohtaja, Sami Puukari HPK Palveluilta.
Tuotteistettu automaatio saatiin nopealla aikataululla kustannustehokkaasti käyttöön. Automaation ylläpidosta vastaa CGI:n robotiikan ylläpitopalvelukeskus RaaS. Ylläpitopalvelu operoi automaatiota HPK Palveluiden puolesta, ja tekee prosessin käytöstä esimerkiksi ongelmatilanteiden sattuessa HPK Palveluille vaivatonta. Ylläpitopalvelu myös jatkokehittää automaatiota HPK Palveluiden toiveiden mukaisesti ja operoinnissa huomattujen kehitysideoiden myötä.
