Keskisuomalaisessa havaittiin tarvetta kustannustehokkaalle ratkaisulle, joka auttaisi konsernia tehostamaan työtä, vastaamaan lakisääteisiin velvollisuuksiin sekä parantamaan laatua. Organisaation eri toiminnoissa, mm. talous, HR, ja kuluttajamyynti, tunnistettiin paljon manuaalisia työtehtäviä, jotka voitaisiin automatisoida ohjelmistorobotiikan avulla. Mediatalo Keskisuomalainen on viime vuosina kasvanut lukuisilla yrityskaupoilla, mikä on tuonut omat erikoispiirteensä mm. konsernirakenteeseen ja sitä kautta myös taloushallintoon, kirjanpitoon ja raportointiin.
Yhteistyö CGI:n kanssa lähti liikkeelle vuonna 2019 pilotista, jossa tehostettiin ilmoitusvalmistuksen prosessia. Samassa yhteydessä perustettiin koko konsernin yhteinen alusta robotiikalle CGI:n RaaS (Robotics as a Service) -palveluun.
Seuraavassa vaiheessa toteutettiin kaksi talouden pilottiprosessia, joissa automatisoitiin ostolaskuihin ja toimittajiin liittyviä toimintoja sekä kirjanpidon kuukaudenvaihteen töitä. Tähän prosessiin kehitettiin ratkaisu, jossa kirjanpitäjät ja kontrollerit voivat ohjata robotin toimintaa yksinkertaisesti siirtämällä Trello-kortteja jonojen välillä.
Automaatio-kartoitus ideoiden keräämiseen
Saatujen hyvien kokemusten perusteella päätettiin kartoittaa neljän toiminnon automaatiotarpeita. Yhteisten perehdytysten ja lukuisien esimerkkien läpikäynnin avulla kaikille osallistujille saatiin käsitys automaatioiden mahdollisuuksista ja idealomakkeita täytettiin runsaasti. Toimintokohtaisissa työpajoissa ideat analysoitiin tarkemmalle tasolle ja niistä valittiin parhaat toteutukseen. Laajempi toteutusvaihe aloitettiin syksyllä 2020. Uusia ideoita kerätään, analysoidaan ja priorisoidaan osana jatkuvaa kehitysmallia.
”Tehdasmaisella toimintatavalla olemme pystyneet edistämään automaatioita mahdollisimman joustavasti. Kokemuksen karttuessa molemmille osapuolille syntyy ymmärrys vaadittavista toimenpiteistä ja esimerkiksi automaatioissa tarvittavat oikeudet ja verkkoavaukset ovat aina valmiina, kun niitä tarvitaan”, kertoo CGI:n älykkään automaation konsultti Tuomo Pursiainen, joka on ollut mukana ensimmäisestä pilottiprojektista lähtien.
Automaation hyödyt ja niiden mittaaminen
”Ohjelmistorobotiikka tehostaa merkittävästi yrityksemme prosesseja ja työn tuottavuutta” sanoo tietohallintopäällikkö Timo Nieminen Keskisuomalaiselta. Osa automaatioiden hyödyistä on hyvin selkeästi nähtävissä arjen työssä vähentyneenä käsityönä, osa on tullut tavallaan sivutuotteena. Robotiikalla on toteutettu myös toimintoja, joita ei olisi voitu tehdä käsityönä. ”Tarkistamme nykyään kaikki meille saapuvien laskujen toimittajatiedot, aikaisemmin voimme tehdä tätä vain muutaman kerran vuodessa, mikä aiheutti omia haasteitaan”, mainitsee Timo esimerkkinä. Raportointia ja seurantaa kehitetään jatkuvasti, jotta automaation hyötyjä voidaan myös mitata osana liiketoiminnan jatkuvaa seurantaa.
Automaatiolla saavutettuja hyötyjä
- Toteutettujen automaatioiden avulla asiantuntijoiden aikaa on saatu vapautettua muihin työtehtäviin tai tarkempaan analysointiin manuaalityön sijasta.
- Kausivaihteluihin ja satunnaisiin piikkeihin ei välttämättä tarvita tilapäistä henkilökuntaa, mikä vähentää myös tarvittavaa koulutusta ja välinehankintoja.
- Asiantuntijoiden työkuormaa on saatu tasaisemmaksi, erityisesti kuukauden vaihteessa.
- Automaatioiden avulla työn laatua on parannettu ja toimintatapoja on saatu yhtenäisemmiksi.
- Automaatioymmärryksen ja automaatioiden lisääntyminen mukana olleissa tiimeissä on jatkuva positiivinen kierre, jossa jokainen tehty automaatio synnyttää uutta innovointia.
Automaation jatkokehitys
Automaatioideoita kerätään koko ajan ja analyysivaiheessa valitaan paras toteutusväline kuhunkin tarpeeseen. Osa automaatioista on jo nyt sellaisia, joissa esimerkiksi ei käytetä järjestelmien käyttöliittymiä, vaan hyödynnetään tietokantakyselyjä sekä API-kutsuja. Näiden avulla automaatiot ovat nopeita ja toimintavarmoja.
Automatisointeja kehitetään myös mittareiden ja raportoinnin suhteen, liiketoiminnalle halutaan tarjota tarkka tieto myös ohjelmistorobottien tekemästä työstä ja jatkossa nämä tiedot menevätkin yhteiseen tietovarastoon, josta näitä tietoja voidaan yhdistää muihin lähteisiin.
Robotiikka osana laajempaa digitalisaatiostrategiaa
Keskisuomalainen panostaa vahvasti digitalisaatioon kaikessa toiminnassaan ja konsernissa on useita tätä edistäviä hankkeita käynnissä. ”Ohjelmistorobotiikka on yksi keinoista, joilla edistämme digitalisaatiota strategisten tavoitteidemme mukaisesti. Sen avulla olemme voineet reagoida liiketoiminnan tehostamistarpeisiin ja saaneet hyviä tuloksia nopeasti käyttöön”, Digitaalisen liiketoiminnan johtaja, Kirsi Hakaniemi kuvaa.
Miksi CGI?
”Vertailimme muutamia eri ohjelmistorobotiikkaa toimittavia tahoja ja CGI nousi selkeästi esiin asiantuntemuksellaan sekä erinomaisella projektiosaamisellaan. Myös kyky prosessien avaamiseen ja kehittämiseen on ollut erityisen hyvällä tasolla. Yhteistyö on ollut mutkatonta ja aikataulut ovat pitäneet”
Timo Nieminen, tietohallintopäällikkö, Keskisuomalainen
Keskisuomalainen hyödyntää konsultointi- ja kehityspalvelun lisäksi CGI:n RaaS-palvelua niin alustan kuin ylläpitopalveluiden osalta, mikä mahdollistaa palvelun joustavan skaalaamisen kasvun mukana.
Kiinnostuitko - ota yhteyttä!
Tuomo Pursiainen
Director Consulting Intelligent Automation
CGI
tuomo.pursiainen@cgi.com
Timo Nieminen
Tietohallintopäällikkö
Keskisuomalainen
timo.petri.nieminen@media.fi
