Automaatio pelkästään kustannussäästöinä ja rutiinien karsijana on liiallinen yksinkertaistus. Automaation suurimmat hyödyt löytyvät usein muualta.
Prosessien automatisointi mielletään usein vain välineeksi nopeuttaa ja tehostaa toimintoja. Automaation avulla homma hoituu vähemmällä työllä kuin ilman automaatiota. Ihmisten aikaa vapautuu varsinaiseen ydinliiketoimintaan ja rahaa säästyy.
On totta, että monet organisaatioiden prosesseista liittyvät erilaisiin tukitoimiin kuten ostolaskujen hyväksymiseen. Prosessit ovat usein määrämuotoisia, ja ne on pakko tehdä jo lainsäädännön tai muiden velvoitteiden täyttämiseksi. Kustannussäästöt ja ajan säästäminen ovat ̶̶ jos eivät ainoita ̶̶ niin ainakin ensisijaisia tavoitteita.
Tukitoimintojen prosesseja tehostamalla ei kuitenkaan luoda kilpailuetua.
Tukitoimintojen prosesseja tehostamalla ei kuitenkaan luoda kilpailuetua. Konepajan esimerkiksi ei ole ihan helppoa erottua kilpailijoistaan poikkeuksellisenkaan tehokkaan ostolaskujen käsittelyn avulla.
Organisaatioiden ydintoimintoihin liittyvissä prosesseissa tilanne on toinen. Prosessit eivät useinkaan ole yhtä kaavamaisia ja laatu on niissä yleensä vähintään yhtä tärkeää kuin kustannustehokkuus. Automatisoinnin suurin hyöty voikin löytyä suorien kustannussäästöjen sijaan
- virheiden välttämisestä,
- laadunvarmistuksesta tai
- parempien päätösten tekemisestä.
Näiden prosessien kehittäminen mahdollistaa kaivatut kilpailukykyloikat.
Automaatio voi auttaa paljonkin tavoitteiden saavuttamisessa.
- Tietojen kirjaaminen vain kertaalleen,
- syötteiden vertaaminen sallittuihin arvoihin,
- arvojen täyttäminen automaattisesti esim. käyttäjään kytkettyjen oletusten perusteella ja
- arvojen ristiintarkastukset
ovat paljon käytettyjä esimerkkejä toiminnallisuuksista, joilla voidaan estää virheiden syntymistä.
Laadunvarmistuksen puolella usein käytetty mekanismi on ohjata tapauksia erilaisiin käsittelyputkiin tietyn ehdon täyttyessä. Esimerkiksi vakioehdoista poikkeavat sopimukset automatisoidaan ohjautumaan suoraan lakiosaston tarkastettavaksi.
Olisiko omia toimintoja mahdollista kehittää lisäämällä prosesseihin esimerkiksi automatisoituja virhetarkastuksia?
Kannattaakin miettiä, olisiko omia toimintoja mahdollista kehittää lisäämällä prosesseihin esimerkiksi automatisoituja virhetarkastuksia. Automatisoitujen prosessien vahvuutena ovat nimen omaan laatutekijät perinteisten aika- ja kustannussäästöjen ohella.
Jos kaipaat apua automaatiolle otollisten prosessien tunnistamiseen omassa organisaatiossasi, kannattaa tutustua Automaatio-oppaaseemme.
Kirjoittaja on kokenut asiakirjanhallinnan ammattilainen sähköisten työnkulkujen ja arkistoinnin osa-alueilla. Arin tavoitat osoitteesta ari.paulin@cgi.com.
Tutustu myös
- CGI:n Rondo-ratkaisu, jonka avulla automatisoit liiketoimintaprosessien työnkulut ja asiakirjojen arkistoinnin.
- CGI kehitti robotiikkapalvelun kuntien taloushallinnon tehostamiseen
- CGI:n ohjelmistorobotiikka-palvelut
Kirjoittajasta
Ari Paulin
Olen Ari Paulin ja kokenut asiakirjanhallinnan ammattilainen sähköisten työnkulkujen ja arkistoinnin osa-alueilla. Työskentelen CGI:n Rondo-ratkaisun parissa ja olen auttanut lukuisia julkishallinnon organisaatioita sekä yrityksiä optimoimaan heidän työnkulkujaan sekä arkistointikäytäntöjä. Osallistun myös aktiivisesti tuotekehitykseemme. Tällä hetkellä mielenkiintoni on pitkälti prosessien automatisoinneissa sekä robotiikan ...
