Hallinnon palvelujen tuottaminen: Kolme vaihtoehtoa kunnille

Juuri nyt monissa kunnissa mietitään, miten hallinnon palvelut järjestetään tulevaisuudessa ja mitä järjestelmiä niiden järjestämiseksi tarvitaan.

Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttöönottoon ja palvelun tuottamiseen on useita vaihtoehtoja ja jokaisella on omat etunsa ja haasteensa. Osa kunnista siirtää palvelun tuotannon ulkopuolelle, osa vaihtaa palvelun tuottajaa parhaillaan, osa puolestaan ottaa palvelut itselleen. Moni tekee selvityksiä, mikä olisi juuri heille paras vaihtoehto tällä hetkellä.

Tässä blogissa käsittelen kolmea erilaista lähestymistapaa: itse palvelun tekeminen, isäntäkunta-/yhteistyömalli ja palveluyhtiömalli.

Järjestelmän hankinta kunnan omaan käyttöön

Kun kunta päättää ottaa hallinnon järjestelmät itselleen ja tuottaa palvelun itse, se säilyttää täyden kontrollin prosesseistaan. Haasteet liittyvät erityisesti pienissä kunnissa eniten resurssien riittävyyteen ja siihen, miten prosessit pyörivät esimerkiksi loma-aikoina tai poikkeustilanteissa. On tärkeää varmistaa, että osaamista on saatavilla, henkilöstö on koulutettu ja valmis käyttämään järjestelmää tehokkaasti. Tarvittaessa apua erilaisiin haastaviin tilanteisiin, kuten apua kuntatiedon tai konsernin tekemisessä, voi ostaa järjestelmätoimittajilta.

Esimerkiksi Sotkamossa otettiin uudet talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät käyttöön ja tehdään kirjanpito ja palkanlaskenta itse jatkossa. Kuntaan rekrytoitiin kirjanpidon ja palkanlaskennan osaamista ja Kuntamallin käyttöönotto tehtiin syksyllä 2023. Käyttöönotto oli ketterä ja budjetointi saatiin kuukaudessa käyttöön. Nyt kunta kehittää prosessejaan haluamallaan tavalla ja he pystyivät tarjoamaan paikallisille työntekijöille töitä.

Järjestelmän käyttöönotossa kannattaa huomioida, että se tehdään jaetusta SaaS-palvelusta. Tämä malli joustaa vaikka tarpeet tulevaisuudessa muuttuisivat. Se mahdollistaa helpon siirtymän isäntäkuntamalliin tai vaikka palvelun ostamiseen palvelukeskukselta, kokonaan tai osittain. Jaetussa SaaS-palvelussa järjestelmä siis pysyy kunnan hallinnassa, mutta käyttöoikeuksia voidaan muuttaa tarpeen mukaan.

Yhteinen hankinta alueen muiden kuntien kanssa isäntäkunta- tai yhteistyömallilla

Isäntäkuntamalli tarjoaa kunnille joustavan tavan järjestää ja tuottaa palveluita yhteistyössä. Tässä mallissa yksi kunta toimii isäntäkuntana ja vastaa palveluiden järjestämisestä useammalle kunnalle tai vastuita voidaan jakaa myös kuntien kesken eri osa-alueilla. Kuten edellä kannattaa järjestelmä hankkia jaetusta SaaS-palvelusta joko isäntäkunnalle, joka sitten antaa palvelua valitulla järjestelmällä, tai jokaiselle kunnalle erikseen omalla sopimuksella.

Olipa ratkaisu kumpi tahansa, järkevää on pyytää hinnoittelu erikseen jokaiselle kunnalle itse järjestelmästä. Tällöin sopimukset joustavat, jos yhteistyömalliin halutaan tehdä muutoksia. Esimerkiksi jos joku kunnista haluaakin irtaantua yhteistyöstä jossain vaiheessa,  jokainen toimija voi kuitenkin säilyttää järjestelmän itsellään. Tällöin on vain sopimus- ja  käyttöoikeus asia, kuka pääsee kenenkin dataan käsiksi jaetussa SaaS-ympäristössä. Palvelun suhteen voidaan laatia tarvittaessa erillinen sopimus osapuolten kesken.

Tässä mallissa haasteeksi voi muodostua esimerkiksi palveluiden tasalaatuisuus kaikissa kunnissa tai rahoituksen ja resurssien jakaminen usean kunnan kesken. Yhteistyön koordinointi ja kommunikaatio isäntäkunnan ja muiden kuntien välillä vaatii huolellista suunnittelua. Kannattaa myös rohkeasti kysyä omalta järjestelmätoimittajalta, olisiko samassa ympäristössä muita halukkaita yhteistyön tekijöitä, jos tilanne muuttuu. Aina yhteistyön ei tarvitse olla paikallista, jos yhteinen sävel muuten löytyy yhteisten järjestelmien sitä tukiessa.

Isäntäkuntamalli mahdollistaa palveluiden pysymisen lähellä ja tarjoaa mahdollisuuden sparraukseen kollegoiden kanssa esimerkiksi kuntatietoon tai konserniin liittyvissä asioissa. Tässä mallissa kevyin ratkaisu yhteistyölle on lomien tuuraus sairaslomien ja pidempien muiden lomien aikana.

Vaihtoehtoisesti kunnat voivat perustaa oman palvelukeskuksen, joka tuottaa palveluita lähialueille. Tämä malli voi tuoda vastaavasti tehokkuutta ja kustannussäästöjä, kun resursseja jaetaan useamman kunnan kesken.

Suorahankinta inhouse-yhtiöltä tai palvelun kilpailuttaminen yksityiseltä palvelutoimijalta

Kunnat voivat hankkia palveluita kilpailuttamatta myös omistamiltaan inhouse-yhtiöiltä. Näin kunta voi hyödyntää palvelukeskuksen tarjoamia hallinnon palveluita tehokkaasti. Vaihtoehtoisesti kunta voi kilpailuttaa palvelun yksityiseltä palvelutoimijalta. Ongelmana on, että tällä hetkellä markkinassa on vain joitakin inhouse-yhtiöitä ja vielä vähemmän yksityisiä palvelukeskuksia, jotka ottavat uusia kunta-asiakkaita palvelujensa piiriin.

Lisäksi haasteena tässä mallissa voi muodostaa se, että palvelutuottajat tuottavat prosessin tehostamisen takia palvelun itse kilpailuttamallaan ratkaisulla. Jos palvelu lopetetaan, niin harvemmin järjestelmää voidaan ottaa mukaan itselle tai toiselle palvelutuottajalle. Se johtaa uuden järjestelmän tai palvelun kilpailutukseen ja käyttöönottoon.

Hyvänä puolena taas palvelukeskusten kanssa toimiessa on, että palvelun käyttöönotto ja tarjousvaihe ovat usein nopeampia prosesseina kuin uuden toimittajan ja järjestelmän etsiminen ja kilpailutus itselle. Palvelukeskuksissa palvelut ovat usein vakioidut, joka helpottaa käyttöönottoa, mutta samalla vaikutusmahdollisuudet prosesseihin voivat olla pienemmät. Palvelukeskusmallissa kunnan ei kuitenkaan tarvitse huolehtia itse resursseista, jolloin malli tukee myös riskienhallintaa.

Päätökset käyttöönoton tavasta tehtävä harkiten

Mikään edellä mainituista tavoista ei ole toistaan parempi tai huonompi. Kunnan on arvioitava huolellisesti omaa tilannettaan ja resurssejaan valitessaan juuri omalle kunnalleen sopivinta järjestelmien käyttöönoton ja palvelun tuottamisen mallia.

Jokaisella mallilla on omat etunsa, mutta myös haasteensa, jotka on otettava huomioon päätöksenteossa. Olennaista on löytää tasapaino itsenäisyyden, resurssien tehokkaan käytön ja riskienhallinnan välillä.

Neuvotteluissa on tärkeää huomioida, että kumppanilla on kokemusta kunta-alan vaatimista osa-alueista, kuten kuntatieto-raportointi ja konsernilaskenta, jotka eroavat paljon yksityisen puolen tarpeista. Myös järjestelmän käyttäjinä pitää olla ennestään kunta-alan asiakkaita, että sen on jo todennettu taipuvan alan vaatimuksiin, kuten useisiin erilaisiin alv-koodeihin. Kannattaa siis aina lähteä liikenteeseen kattavista referensseistä.

Pohditko nyt, mikä käyttöönoton malleista sopii juuri teille? Keskustelen mielelläni aiheesta lisää ja pohdin eri näkökulmia kanssanne. Kerron myös mielelläni markkinatilanteesta tarkemmin niin järjestelmien kuin palvelun tuottajien näkökulmasta.