Joensuun kaupunki otti tavoitteeksi edistää automaatiota ja vähentää manuaalista työtä ostolaskujen käsittelyssä. CGI DataCycle360:n Purchase to Pay -ratkaisuun liittyen tarjoutui tilaisuus pilotoida tekoälyä, ja marraskuusta 2021 lähtien tekoäly on ollut tiliöinnissä ja reitityksessä organisaation päivittäisessä tuotantokäytössä.
“Laskujen käsittelyprosessin tehostuminen on suurin hyöty, jonka CGI Purchase to Payn tekoäly on toimintaamme tuonut. Manuaalinen käsittely ja tarkastus vievät enää murto-osan aiemmasta”, projektin vetäjä ja Joensuun kaupungin talouspäällikkö Tiina Eskelinen toteaa.
Vuosittain ostolaskuja tulee Joensuun kaupungille noin 50 000, ja laskujen käsittely manuaalisesti on aikaa vievää. Näistä syistä työntekijöiden aikaa voi haaskautua merkittävästi laskuihin perehtymiseen, tarkastamiseen ja hyväksyntään.
Joensuun kaupungilla on yhteensä 440 CGI DataCycle360 -ohjelmiston käyttäjää, joista 270 toimii laskujen asiatarkastajina. “Todennäköisesti jokainen asiatarkastajamme on kohdannut tekoälyn tiliöimiä laskuja”, Tiina Eskelinen lisää.
Yhdessä eteenpäin mennessä olemme ymmärtäneet, miten monisäikeinen kokonaisuus on kyseessä. Tämän suhteen arvostamme paljon CGI:n asiantuntijoiden osaamista.
Talouspäällikkö, Joensuun kaupunki
Tekoäly oppii ja suorittaa inhimillisiä tehtäviä
Tekoälyn avulla ja CGI Purchase to Payn olemassa olevia ominaisuuksia hyödyntäen pystyttiin automatisoimaan jopa 80 prosenttia Joensuun sähköisestä laskujen käsittelystä. Lisäksi tekoälyn käsittelemien laskujen virhemarginaali on pienempi kuin ihmisen käsittelemien.
“Ensisijaisesti ohjelmisto tekee tiliöinnit tiliöintisääntöjen mukaan. Joensuun laskuja varten CGI Purchase to Pay -ratkaisun alkuperäiset tiliöinti- ja reitityssäännöt eivät estäneet tekoälyn käyttöönottoa, vaan tekoäly toimii yhdessä niiden kanssa ja voi mahdollisesti korvata ne myöhemmässä vaiheessa. Yhdyskuntatekniikan sähkölaskuihin, joita käsitellään noin 300 kappaletta kuukaudessa, tiliöintisäännöt pystyttiinkin korvaamaan tekoälyllä”, CGI DataCycle360:n asiantuntija Anne Viitanen sanoo.
Laskut, joita CGI Purchase to Pay ei voi ohjata eteenpäin sääntöjen mukaisesti tai tilaus- ja sopimuskohdistuksen perusteella, siirtyvät tekoälylle. Toiminnallisuus hyväksyy sekä aidot verkkolaskut että sähköiseen muotoon skannatut paperilaskut.
“Tekoälyn käyttöönoton jälkeen on entistä tärkeämpää se, miten tuotteita tai palveluja tilataan ja missä muodossa laskuja halutaan vastaanottaa. Mitä enemmän saamme laskuja, joita tekoäly voi suoraan tiliöidä ja reitittää, sitä vähemmän laskut vaativat ihmisen aikaa ja huomiota”, Tiina Eskelinen mainitsee.
Suuri projekti vaatii kykyä hyvään yhteistyöhön
Tekoälyhanke käynnistettiin kolme vuotta sitten Joensuun kaupungin aloitteesta.
Tiina Eskelinen kiittelee yhteistyön sujumista: “Yhdessä eteenpäin mennessä olemme ymmärtäneet, miten monisäikeinen kokonaisuus on kyseessä. Tämän suhteen arvostamme paljon CGI:n asiantuntijoiden osaamista.”
“Tiivis yhteydenpito on helpottanut asioiden setvimistä ja olemme koko ajan pysyneet kärryillä projektin etenemisestä. Kehitystyö jatkuu edelleen sovitun aikataulun mukaisesti ja tapaamisia on suurin piirtein kerran kuukaudessa”, Tiina Eskelinen kommentoi.
CGI DataCycle360:n palvelujohtaja Aino Suurmaa täsmentää: “Projektin aikana tekoälyä kehitettiin Joensuun kaupungille niin, että se osaa reitittää laskuja myös reititysryhmiin eikä vain yksittäisille asiatarkastajille. Teemme Joensuun kanssa kehitysyhteistyötä jatkossakin, jotta saamme tekoälyn oppimaan yhä enemmän, jolloin sen luotettavuus paranee.”
“Ostolaskujen käsittelyssä hyödynnettävä tekoälytoiminnallisuus on herättänyt kovasti kiinnostusta CGI DataCycle360:n asiakkaissa. Yksi uusi projekti on tuotannossa ja toinen on tällä hetkellä meneillään”, Aino Suurmaa jatkaa.
