Vili Urpilainen

Vili Urpilainen

Director

Hyvinvointialueiden toiminta on lähtenyt vihdoin käyntiin. Suurissa talkoissa oli mukana iso määrä ammattilaisia eri organisaatioista ympäri Suomea. Mutta kuten jokainen tietää, talkoisiin kuuluu myös siivous.

Priorisointia ja kriittisyyttä arvioiden on alueilla onnistuttu hienosti. Nyt olisi kuitenkin viimeistään hyvä aika aloittaa kevätsiivousta. Osa hyvinvointialueista onkin aloittanut jo omat siivoustalkoot varmistaakseen oikean tiedon säilytyksen, hävitykset ja siirrot yhtenäiseen arkistoon.

Monelle hyvinvointialueelle periytyi esimerkiksi eri hallinnollisten organisaatioiden järjestelmiä, dataa ja velvoitteita. Lakisääteiset velvoitteet pitävät sisällään järjestelmien tiedostoja, dataa ja lokitietoja. 

Muutama tyypillinen skenaario hyvinvointialueilta:

  1. Palkkajärjestelmä, jonka käyttö on lopetettu siirryttäessä hyvinvointialueeksi. Järjestelmän sisältämät tiedot on kuitenkin säilytettävä lain määräämä aika. Katselukäytön jatkaminen kannattaa siihen asti, kunnes järjestelmään ei enää tule uutta tietoa tai tietoja ei tarvitse muokata.
     
  2. Potilastietoja sisältävä palvelu, jonka on korvannut toinen järjestelmä. Järjestelmän tietoja tarvitaan mahdollisesti esimerkiksi tutkimuskäytössä myöhemmin. Järjestelmän tiedot on siis tärkeää saada talteen, mutta metatiedottaminen ei ole yhtä kriittistä kuin palkkatietojen tapauksessa.

Yhteistä näille esimerkeille on se, että molempien alas ajaminen tarvitsee suunnittelua ja resursseja hyvinvointialueelta, järjestelmän toimittajilta sekä yhtenäisen sähköisen arkiston osalta, johon tiedot siirretään.

 

Urakka pitää sisällään monta pientä askelmaa

Järjestelmällisellä ja ketterällä tekemisellä pystytään aloittamaan järjestelmien siirtojen suunnittelu ja toteutus nopeasti ja kustannustehokkaasti.

Hyvä muistilista siirtosuunnitelman tekemiseen löytyy tästä:

  • Järjestelmän tietojen arkistoinnin tilanne (arkistoitavissa nyt / arkistoitavissa tiettynä päivänä / selvitettävä)
  • Prioriteetti (korkea / neutraali / alhainen)
  • Järjestelmän ylläpitokustannukset (per kk)
  • Yhteyshenkilö järjestelmätoimittajalta
  • Yhteyshenkilö hyvinvointialueelta
  • Arkistoitavat tiedostomuodot
  • Vaadittavat metatiedot (manuaalisesti / koneellisesti / ei tarvita)

Oma kokemukseni kertoo, ettei pidä lähteä metsästämään täydellistä listaa, vaan päättää yhdessä projektin ohjausryhmän kanssa, mikä on "minimitaso" tiedoille. Näin päästään vauhdikkaasti eteenpäin. On huomattavasti tehokkaampaa edetä järjestelmä tai kaksi kerrallaan kuin pitää massiivisia 20 hengen kokouksia, joissa aika menee ihmisten nimien opetteluun tekemisen sijaan.

Siinä vaiheessa, kun järjestelmiä on siirretty onnistuneesti arkistoon ja prosessit sujuvat, on mahdollista kasvattaa volyymeja.

Sitten ei muuta kuin siivoamaan!

 

Jos kaipaat tukea urakan aloittamiseen, lue lisää CGI:n tarjoamista ratkaisuista ja ota yhteyttä.  Meillä on paljon kokemusta sähköisen arkistoinnin projekteista, ja hyvinvointialueiden IT-arki on tuttua asiantuntjoillemme.

Alla näet visiomme, miten hyvinvointialueilla on mahdollista tehostaa toimintaa yhteensovittamalla CGI:n tietojärjestelmiä.

Hyvinvointialueen dataohjautuva organisaatio