Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tietojärjestelmien uudistushanke on tehostanut seurakuntien hallintoa ja tuonut uusia mahdollisuuksia kirkon jäsenten sähköiseen palvelemiseen. Kirjuri-jäsentietojärjestelmä on helpottanut ja nopeuttanut muun muassa virkatodistusten saamista.
Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tietojärjestelmäuudistusta on viety määrätietoisesti eteenpäin jo useamman vuoden ajan. Sen sisällä toteutetun Kirjuri-hankkeen tavoitteena on ollut koota kirkon jäsentiedot yhteen yhteiseen järjestelmään, joka on integroitavissa rajapintojen kautta esimerkiksi väestötietojärjestelmään.
“Kirkkohallitus käynnisti Kirjurin kehittämisen vuonna 2007 yhdessä CGI:n kanssa. Vuosien varrella siitä on kasvanut suuri kokonaisuus, joka mahdollistaa tänä päivänä asiakasdatan hallinnan ja tarjoaa kirkon jäsenille kolme eri asiointipalvelua”, kertoo Kirkkohallituksen järjestelmäpäällikkö Satu Kettunen.
Yhteiseen jäsentietojärjestelmään siirtyminen toteutettiin seurakunnissa porrastetusti toukokuusta 2012 lähtien. Tämä edellytti järjestelmäkehityksen ohella tietojen konvertointia vanhoista jäsentietojärjestelmistä uuteen järjestelmään sekä satojen tuhansien kirkonkirjojen sivujen ja perhelehtien muuntamista digitaaliseen muotoon. Urakka kannatti, sillä Kirjuri-jäsentietojärjestelmä on parantanut kirkon asiakaspalvelua ja tietoturvaa sekä tuonut säästöjä seurakunnille.
Sähköiseen muotoon siirretyt kirkonkirjat ja palvelut ovat helpottaneet seurakuntalaisten asiointia huomattavasti. Tänä päivänä muun muassa sukuselvityksien saaminen perunkirjoitukseen onnistuu yhden luukun periaatteella.
“Aikaisemmin virkatodistuksen saamisessa vierähti jonkin verran aikaa. Etenkin jos vainaja oli muuttanut ahkerasti, jolloin jokaisesta asuinpaikan seurakunnasta piti tilata erikseen kyseinen dokumentti. Nyt tämä onnistuu kerralla yhdestä sähköisestä palvelukanavasta”, toteaa Kettunen.
Kirjurin palvelukanavien kautta kirkon jäsenet pystyvät virkatodistuksen tilaamisen lisäksi hoitamaan esimerkiksi avioliiton esteiden tutkinnan. Myös kirkkoon liittyminen on mahdollista sähköisen palvelun kautta. Kirjuriin merkitään monet elämän suuret tapahtumat, kuten kasteet, rippikoulut, vihkimiset ja hautaamiset.
Kirjurilla on iso rooli viranomaisvelvoitteiden hoitamisessa, mutta sillä on myös toiminnallinen puolensa, joka palvelee seurakuntia monin eri tavoin. Järjestelmän tietojen perusteella seurakunnat pystyvät suunnittelemaan ja toteuttamaan esimerkiksi kesäkuun ensimmäisenä sunnuntaina järjestettävän valtakunnallisen kummipäivän tapahtumia ja tiedottamista.
“Kirjuri tarjoaa kirkolle digitaalisen väylän olla läsnä seurakuntalaisten elämässä. Haluamme olla mukana edistämässä tämäntyyppistä toimintaa ja myös houkutella nuorempia sukupolvia mukaan seurakuntien monipuoliseen toimintaan”, summaa Kettunen.
Kirjuri-jäsentietojärjestelmään merkitään monet elämän suuret tapahtumat, kuten kasteet, rippikoulut, vihkimiset ja hautaamiset.
Toivomme seurakunnilta toiveita siitä, miten me voimme Kirjurin kautta tuoda heille lisää näkyvyyttä ja kosketuspintaa kirkon jäsenten arkeen. Teknisesti tavoitteenamme on hyödyntää entistä enemmän tekoälyä muun muassa virkatodistusprosessin nopeuttamiseksi.
Järjestelmäpäällikkö, Kirkkohallitus
Järjestelmänä keski-ikään ennättäneen Kirjurin toimivuudesta huolehditaan elinkaaren ylläpidon hallinnalla ja toteuttamalla järjestelmään tarvittavia modernisointeja, jotka pitävät sisällään muun muassa sähköisten palveluiden käytettävyyteen liittyviä parannuksia. Esimerkiksi virkatodistuksen tilaaminen on onnistunut viime syksystä lähtien yksityishenkilön lisäksi myös yritykseltä tai yleiseltä edunvalvojalta.
“Kaikessa teknisessä tekemisessä on aina omat haasteensa. Onneksi Kirjurin ympärille on saatu rakennettua erinomaisesti toimiva ja itseohjautuva tiimi, joka on ottanut asian omakseen. CGI:n porukan tekeminen nousee monella tavalla tavallisen ylläpitopalvelun yläpuolelle”, hehkuttaa Kettunen.
Uuden teknologian lisäksi kirkon tietojärjestelmien kehitystyössä on otettu käyttöön ketterän kehityksen kaltaisia moderneja työskentelymenetelmiä vauhdittamaan vahvaa tietoturvaa ja -suojaa edellyttävän jäsentietojärjestelmän kehittämistä. Seurakuntalaisten palveleminen ja kirkon palveluiden saavutettavuuden edistäminen ovat jatkossakin isossa roolissa.
“Toivomme seurakunnilta toiveita siitä, miten me voimme Kirjurin kautta tuoda heille lisää näkyvyyttä ja kosketuspintaa kirkon jäsenten arkeen. Teknisesti tavoitteenamme on hyödyntää entistä enemmän tekoälyä muun muassa virkatodistusprosessin nopeuttamiseksi”, kertoo Kettunen.
