Hybrid Mail - Skicka fysiska brev med ett klick
Hybrid Mail är en tjänst som förenklar och digitaliserar den manuella processen där era medarbetare idag skriver ut sina dokument, går till skrivaren, samlar ihop och kuverterar dokumenten, skriver mottagaradresser och fäster frimärken på kuvert för att slutligen lägga breven på lådan för vidare postdistribution. Hybrid Mail reducerar denna tidkrävande, och därigenom dyra process, genom att era medarbetare istället skriver ut sina dokument till en extern skrivare hos CGI, som automatiskt sköter övriga steg i processen. Era medarbetare behöver alltså aldrig lämna sina arbetsplatser utan hanterar hela processen genom datorns dialogruta för utskrift.
Hybrid Mail installeras som en skrivare i Windows vilket gör att åtkomst till tjänsten kan ske från vilket Windows-baserat program som helst, till exempel ert CRM-verktyg, ärendehanteringssystem eller MS Office.
Genom denna digitala process löser Hybrid Mail även problemet med ostrukturerade brev, det vill säga brev som inte följer en given mall eller process. Ostrukturerade brev kännetecknas av att de skrivs ut ad hoc, ofta i MS Word och saknar spårbarhet. Dessa typer av brev har dessutom dolda kostnader förknippat med sig, bland annat minskad produktivitet hos personalen, inkonsekvent branding samt en större del returnerade brev från kunder och leverantörer. Motsatsen är strukturerade brev och tjänsten Hybrid Mail skapar just detta.
Processen för Hybrid Mail är uppdelad i tre faser
- 1. Samla och förbereda
-
I den första fasen formateras dokumentet för att senare kunna skrivas ut. Här går det att manuellt eller automatiskt anpassa sidhuvudet till ert företags egna branding samt validera den angivna mottagaradressen. Medan ändringar görs kan användaren hela tiden se en uppdaterad version av slutresultatet i realtid.
- 2. Inskick till central utskriftsplats
-
Under den andra fasen sammanförs och sorteras alla dokument och de kan sedan distribueras som utskrivna brev eller via annan utkanal som exempelvis email,SMS eller Digitala Brevlådor. Samtliga dokument krypteras för att bibehålla en hög säkerhet och det är i den här fasen fortfarande möjligt att avbryta ett brev som håller på att skickas iväg.
- 3. Spåra alla brev
-
I den tredje och sista fasen skapas leveransrapporter/verifieringskedjor och avsändaren informeras om status för de skickade dokumenten. Alla dokument lagras automatiskt i tjänsten, som även kan kopplas samman med önskat arkivsystem.
Om ni önskar kan er medarbetare ges möjlighet att välja storlek på kuvert, lägga till bilagor till dokumentet, skriva ut i svart-vitt eller i färg samt inkludera sin personliga signatur. Olika användare kan ges olika behörigheter.
Hybrid Mail är anpassat för utskrift av såväl ad hoc-brev som massutskick för upp till 1000 mottagare. Utöver detta går det att skapa en process för godkännande av utgående brev, vilket är extra användbart för viktiga och/eller känsliga dokument.
Hybrid Mail kan skräddarsys utefter ditt företags behov och anpassas till era internprocesser.