Med rötter från 1897 och verksamhet i över 100 länder är Elof Hansson ett av Sveriges mest anrika handelshus. Från huvudkontoret i Göteborg samordnas en global affär inom skogs- och industriprodukter, finansiering, riskhantering och shipping. Dessutom investerar koncernen också i fastighetsutveckling och driver en rad fastighetsprojekt. Koncernens dotterbolag fungerar som strategiska nav i ett världsomspännande nätverk av affärsspecialister.

En komplex verksamhet med nya krav

Elof Hanssons affär är komplex, med många flöden, bolag och lokala anpassningar. Sedan 2007 har CGI varit en viktig partner kring affärssystemet Microsoft NAV (nu Microsoft Dynamics 365 Business Central). Systemet började närma sig det datum när support inte längre är tillgänglig. Dessutom hade verksamheten utvecklats på ett sådant sätt att systemlösningen behövde utvecklas och moderniseras för att matcha verksamhetens behov. Elof Hansson ville också nyttja ny teknik och funktionalitet samt säkerställa att systemet uppfyllde de högre krav på säkerhet. Därför stod det snart klart att en systemuppgradering krävdes. Inom företaget används också flera olika versioner och konfigureringar av systemet, vilket innebar svårigheter med att skapa en helhet och effektiva processer.

En partner som förstod helheten

Tack vare CGI:s djupa kunskap om Elof Hanssons verksamhet och det långa samarbetet, valde företaget CGI som integrationspartner. Förtroendet som CGI:s seniora konsulter hade skapat i kombination med den djupa systemkompetensen och förmågan att tydligt presentera värdet av en SaaS-lösning, var alla bidragande orsaker till valet.

Tillsammans inleddes en omfattande förstudie som pågick i nästan ett år. Alla processer och flöden analyserades i detalj. Här handlade det inte bara om teknik utan om att definiera framtidens arbetssätt för Elof Hansson. Olika scenarier vägdes mot varandra, krav specificerades och verksamhetens egna önskemål dokumenterades. Förstudien blev en viktig mognadsresa för Elof Hansson, förutom att den förberedde verksamheten tekniskt.

Ett av områdena som företaget ville effektivisera var arbetet med en fraktmodul. Hanteringen var tungarbetad och krävde omfattande manuellt arbete.

En testmarknad inför global utrullning

Implementeringen av den nya versionen av Business Central inleddes i Australien. Genom att starta i en mindre och mer enhetlig marknad kunde Elof Hansson testa SaaS-installationen i praktiken och utvärdera prestanda i Microsofts molnmiljö. Därefter följde Sverige, med ambitionen att successivt rulla ut lösningen i hela koncernen.

Mitt under projektet förvärvade Elof Hansson dessutom ett italienskt bolag. Att integrera det nya bolaget i det nya affärssystemet blev ett viktigt test i projektet. CGI:s etablerade implementeringsmodell har tydliga processer, mallar och struktur, vilket gjorde att integrationen av det nya bolaget gick väldigt smidigt.

För att snabbt få alla anställda med på det nya arbetssättet och systemet ansvarade CGI också för utbildning enligt en ”super user”-modell. Nyckelpersoner utbildas på djupet och de ansvarar sedan för kunskapsöverföringen till övriga i organisationen. Super users involverades även i systemets uppsättning, vilket ökade både engagemang och träffsäkerhet.

Ett viktigt önskemål från Elof Hanssons CIO var att få en tydlig och gemensam lösning för vidare utrullning av systemet. Med CGI:s hjälp har företaget nu en mall att utgå från, vilket förenklar framtida expansioner och förvärv.

Ett framtidssäkrat system och en ny gemensam struktur

Implementationen av det nya SaaS-baserade affärssystemet har givit Elof Hansson ett modernt och molnbaserat Business Central. SaaS-lösningen innebär att företaget enkelt får tillgång till kontinuerliga uppdateringar, hög säkerhet och den senaste funktionaliteten utan omfattande egna uppgraderingsprojekt. Dessutom har kostnadsbilden för systemet blivit förutsägbar.

Elof Hansson har nu ett koncernövergripande arbetssätt kring sitt affärssystem. Nya verksamheter kan snabbare integreras, nya marknader kan anslutas effektivt och processerna är mer enhetliga än tidigare.

Vy över Göteborgs hamn i kvällsljus med segelfartyget Barken Viking och byggnaden Läppstiftet speglade i det stilla vattnet. Himlen är färgad i rosa och lila toner.
Projektet stärker Elof Hanssons affär med förenklat och förbättrat samarbete med både leverantörer och kunder genom smidigare informationsflöden och ökad förutsägbarhet i våra affärsrelationer. Samtidigt etableras en enhetlig systemplattform med hög transparens och kontroll, vilket effektiviserar processer och minskar administrativa kostnader.

Malin Brännvall CIO på Elof Hansson.

En skogsarbetare i röd hjälm och orange reflexväst står bredvid staplade timmerstockar och använder en surfplatta. Bilden visar arbete inom skogsbruk och digital hantering i fält.

Projektet genomfördes under tidspress, men med ett tydligt gemensamt fokus. Samarbetet mellan CGI och Elof Hansson präglades av laganda, transparens och konstruktivitet.

Med en molnbaserad affärsplattform har Elof Hansson tagit ett strategiskt kliv in i framtiden, med CGI som långsiktig partner.