Varhaiskasvatuksen digitaalisten järjestelmien uudistaminen – Miten sujuva käyttöönotto tehdään?

Kunnat uudistavat varhaiskasvatuksen järjestelmiään. Uuden tietojärjestelmän käyttöönottaminen on aina muutos jo totuttuun työtapaan. Siksipä uuden tietojärjestelmän käyttöönottaminen ja toimintatapojen kehittäminen kulkevat käsikädessä.

Useissa varhaiskasvatuksen organisaatioissa on tultu jo kauas niistä ajoista, jolloin prosessien kehittäminen perustui olemassa olevan toiminnan ja jo kuluneiden, ehkä järjettömienkin toimintatapojen automatisointiin uusilla älykkäillä välineillä sellaisinaan, ilman kyseenalaistamista.

Tähän blogiin keräsin vinkkejä varhaiskasvatuksen digitaalisten järjestelmien uudistamiseen, jotta kunnat voisivat onnistua käyttöönotoissaan mahdollisimman sujuvasti.

Viilaa toimintatapoja

Omaa toimintaa kannattaa tarkastella ajoittain. Yhdenkään uuden tietojärjestelmän käyttöönotto ei tuo ratkaisua huonoihin tai toimimattomiin käytäntöihin, jos toimintatapoja ei samalla uudisteta.

Varhaiskasvatuksen uudet ratkaisut mahdollistavat uudenlaisia käytäntöjä ja poistavat vanhoja toimintoja. Monet manuaaliset rutiinityöt voidaan automatisoida osittain tai kokonaan, joten ei kannata siirtää vanhoja toimintatapoja uuteen järjestelmään sellaisinaan.

Nykyisestä tietojärjestelmästä lähtevien tekijöiden lisäksi toimintatapojen muutostarvetta voivat aiheuttaa myös organisaation sisältä lähtevät ja ulkoa tulevat muutostekijät, esimerkiksi organisaatiomuutokset ja organisaation asiakkaista lähtevät muutostarpeet.

Toiminnan kehittämisen tavoitteena on luoda yhtenäiset, toimivat prosessit ja kuvata uuden järjestelmän hyödyntäminen prosessissa. Tässä yhteydessä kannattaa kerätä lisätietoa organisaatiossa toimivien rooli- ja tehtäväjaoista. Samalla voidaan mallintaa prosesseja myös palvelunäkökulmasta; mitä varhaiskasvatuksen asiakkaat eli lapset ja heidän vanhempansa odottavat toiminnalta? Toiminnan kehittäminen tuo lisätietoa kehittämistyön jatkamiseksi.

Yhdenmukaiset ja toimivat prosessit edistävät päällekkäisen työn välttämistä ja tehokasta resurssien käyttöä. Henkilöstön osaaminen ja kyvykkyyden oikea kohdentuminen säästää aikaa, lisää kustannustehokkuutta ja auttaa tuottamaan laadukasta palvelua varhaiskasvatuksen asiakkaille.

Sitouta ja sitoudu

Jokainen meistä sitoutuu muutokseen parhaiten, kun saa itse osallistua ja päättää omiin työtehtäviin liittyvistä asioista. Muutokset on myös aina perusteltava henkilöstölle riittävästi (mitä tehdään ja miksi) ja hyödyt selitettävä tarpeeksi konkreettisesti. Ihmiset eivät sitoudu sellaiseen, mitä he eivät ymmärrä.

Henkilöstö on hyvä ottaa mukaan muutoksen suunnitteluun jo aikaisessa vaiheessa. Mitä paremmin ihmiset ymmärtävät muutoksen taustalla olevat syyt ja tavoitellut hyödyt, sitä paremmin uudet toimintatavat saadaan jalkautettua ja henkilöstö niihin sitoutettua.

Sitouttamiselle on tärkeää, että henkilöstöä on kuultu ja heidän mielipiteensä on huomioitu. Uuden järjestelmän hankintaprosessissa varhaiskasvatuksen ammattilaiset pääsevät usein tutustumaan vaihtoehtoihin etukäteen järjestelmien esittelytilaisuuksissa. Näissä tilaisuuksissa ammattilaiset voivat muodostaa käsityksen ratkaisun sopivuudesta omaan työrooliin ja sen mukaisiin tehtäviin.

Jokainen tietää itse parhaiten omaan työhönsä liittyvät haasteet ja uudistustarpeet, mikä toimii ja missä on parannettavaa; missä ovat nykyiset pullonkaulat, kaipaavatko jotkut työvaiheet tehostamista tai tarvitaanko uusia toiminnallisuuksia.

Keskity käyttöönottoon

Uuden järjestelmän käyttöönotto etenee toimittajan ja asiakkaan yhteisesti tekemän projektisuunnitelman ja käyttöönottoaikataulun mukaisesti. Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin tavoitteet, laajuus, roolit ja vastuut, projektihallinnan käytännöt sekä työsuunnitelma ja aikataulut.

Aikataulun suunnittelussa kannattaa olla realistinen ja varata riittävästi resursseja. Sujuvan käyttöönoton varmistamiseksi projektiin osallistuvilla henkilöillä pitää olla oikeus käyttää projektin tehtäviin riittävästi työaikaa. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ei kannata ajoittaa ihan pahimpaan ruuhkahuippuun, jotka varhaiskasvatuksessa tyypillisesti ovat toimintakauden alku ja vuodenvaihde. Käyttöönoton sujuvuudelle on tärkeää, että tehtävät tapaamisten välillä tehdään ajallaan, jotta projekti etenee aikataulussa, eikä kenenkään aika mene hukkaan.

Käyttöönottoon liittyviin koulutuspäiviin on hyvä varata keskittymisrauha, etteivät muut asiat haittaa koulutusta ja keskittymistä. Ennen koulutusta hallussa kannattaa olla oman työtehtävän mukaiset sovitut uudet työtavat ja perustiedot, joita tarvitaan uuden järjestelmän toimimiseen sovitulla tavalla (esim. tekstipohjat, otsikot).

Koulutukset voidaan toteuttaa roolinmukaisesti ja lyhyessä ajassa. Varsin pitkälle on on tultu 90-luvun koulutuksistani, jolloin moni varhaiskasvatuksen koulutus aloitettiin siitä, mistä löytyy koneen virtanappula. Tänä päivänä järjestelmän käyttäjät ovat varsin näppäriä oppimaan ja käyttämään uusia järjestelmiä, kunhan ne ovat suunniteltu käyttäjäystävälliseksi.

Etäkoulutukset helpottavat koulutusten pilkkomista sopiviin osiin ja videoihin on helppo palata, jos tarvitsee kertausta. Toimiva järjestelmä myös itsessään opastaa ja ohjaa prosessinkulkua. Hyvä asiakaspalvelu auttaa käyttöönoton jälkeisessä arjessa neuvontapalveluissa, mutta omasta organisaatiosta on hyvä löytyä toimiva lähituki, jonka puoleen voi kääntyä tarvittaessa.

Muutos on pysyvää

Jokaisen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmämuutoksen tavoitteena on parantaa oman organisaation toimintaa ja loppuasiakkaalle tarjottavaa palvelua. Sujuvan käyttöönottoprosessin läpivieminen ei kuitenkaan yksin riitä. On lisäksi huolehdittava siitä, että uutta ratkaisua käytetään, kuten on tarkoitettu. Uuden toimintatavan on juurruttava osaksi ihmisten arkea. Vanha toimintamalli kannattaakin unohtaa vaihtoehtona uuden rinnalla!

Onnistuneen muutoksen kannalta on erityisen tärkeää saada uudesta toimintamallista pysyvä. Tähän auttaa se, että uuden toimintatavan opetteluun varataan riittävästi aikaa omien töiden ohella ja koulutetaan riittävästi.  Muutos onnistuu, kun ihmiset innostuvat muutoksesta ja sitoutuvat uusiin toimintatapoihin. On siis jaksettava viestiä vastavuoroisesti, seurata ja arvioida, missä onnistuttiin ja mitä voisimme tehdä toisin tai mitä lisäosaamista vielä tarvitsemme nyt ja tulevaisuudessa, sillä uusia muutoksia tulee jatkuvasti.