Scrumin sudenkuopat ja miten ne ylitetään

Scrum on yksi suosituimmista ketteristä ohjelmistokehitysmenetelmistä. Se auttaa tiimejä saavuttamaan parempia tuloksia lyhyissä sykleissä. Menetelmää käytetään ympäri maailmaa monilla toimialoilla, mutta se ei aina toimi odotetulla tavalla. Syy ei ole kuitenkaan Scrumissa, vaan käyttäjissä. Tässä blogissa käsittelemme yleisimpiä syitä, miksi Scrumia ei saada toimimaan, ja mitä tiimit voivat tehdä korjatakseen nämä haasteet.

Havaintojemme mukaan TOP 5 -haasteet Scrumin käytössä ovat:

1. Epäselvät tavoitteet ja odotukset

Scrum-menetelmä vaatii selkeitä tavoitteita ja odotuksia, jotta tiimi voi keskittyä oikeisiin asioihin. Jos nämä ovat epäselviä tai puuttuvat kokonaan, Scrum-menetelmän tehokkuus kärsii. Tiimin on tärkeää ymmärtää, miksi he työskentelevät tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi ja mitä heiltä odotetaan.

Ratkaisu:

Vahvistetaan tuoteomistajan (PO) ja tiimin osaamista. Tavoitteet ja backlogin priorisointi on PO:n vastuulla. Usein PO:lla ei kuitenkaan ole joko tarpeeksi aikaa tai toisaalta kykyä tehdä priorisointia, mikä vaatii monesti sidosryhmäkommunikointia ja tiukkoja päätöksiä usein ristiriitaisten intressien aallokossa. PO:n tulee olla vahva ja määrätietoinen, hyvä kommunikoimaan ja kuuntelemaan. PO:n ei kuitenkaan tarvitse osata kaikkea. Tiimi on teknisten ratkaisujen asiantuntija, ja tukee tuoteomistajaa teknisten vaatimusten valmistelussa. PO:n ja tiimin coachaus ja/tai koulutus tuo todennäköisesti välitöntä helpotusta tähän haastekenttään.

2. Huono kommunikaatio

Scrum-menetelmän tehokkuus vaatii hyvää kommunikaatiota tuoteomistajan, Scrum Masterin ja toteutustiimin kesken. Eräässä toteutuksessamme tiimi ei päässyt työskentelemään lainkaan yhteisessä tilassa keskenään, jolloin tärkeitä tietoa ja tehtäviä jäi huomaamatta. Tämä voi johtaa tehtävien päällekkäisyyksiin tai siihen, että tiimi ei saavuta tavoitteitaan ajoissa.

Ratkaisu:

Optimaalisinta olisi, että tiimi on samassa fyysisessä tilassa kokonaan tai ainakin viikoittain. Tämä madaltaa kynnystä jutella pienistäkin asioista. Jos sama tila ei ole mahdollinen, on mahdollistettava tiimille kanavat keskustella online ja offline. Erityisesti offline-työskentelyssä työvälineiden käyttö ja tiedon ajantasaisuuden tärkeys korostuvat. Kokenut Scrum Master havaitsee kommunikaatio-ongelmat ja auttaa fasilitoimaan keskustelua.

3. Koulutus on puutteellinen eikä sääntöjä noudateta

Scrum-menetelmän käyttöönotto vaatii asianmukaista koulutusta kaikilta tiimin jäseniltä. Jos tiimi ei ole riittävän koulutettu, se voi johtaa epäselvyyksiin menetelmän käytössä ja samalla tehokkuuden laskuun. Usein näemme sitä, että Scrumin kaikkia sääntöjä ei noudateta. Lähdetään hieman ”oikomaan”, joko kiireen vuoksi tai muista syistä. Tämä on valitettavasti alku kaaokselle.

Ratkaisu:

Koulutus on tähänkin ratkaisu. Puolen päivän koulutus on tiimiläisille jo hyvä alku. Scrum Masterille ja PO:lle on erittäin tärkeää käydä fasilitoidut 1–2 päivän koulutukset. Tiimin (ja PO+SM) tulee noudattaa Scrumin sääntöjä, joita on lopulta aika vähän. Säännöt on todettu toimiviksi juuri sellaisenaan, niistä ei voi jättää osaa toteuttamatta. Säännöt antavat tiimille kuitenkin mahdollisuuden päättää tietyistä asioista vapaasti.

4. Retrospektiivien ideoita ei tuoda käytäntöön

Retrospektiivit ovat tärkeä osa Scrum-menetelmää. Ne auttavat tiimiä arvioimaan suorituskykyään ja oppimaan virheistä. Jos retrospektiivit eivät ole tehokkaita, tiimi ei kehity ja saattaa tehdä samoja virheitä uudelleen ja uudelleen.

Ratkaisu:

Retron fasilitointiin on useita hyviä tapoja, joita Scrum Master voi kokeilla. Retroiluun auttaa ulkopuolinen coachaus. Scrum Master voi myös käydä havainnoimassa toisten tiimien retroja uusien ideoiden saamiseksi. Erityisen tärkeää on, että retrossa havaittuihin ongelmiin puututaan. Kun retrot hoidetaan hyvin ja sieltä tuodaan kehitysideoita käytäntöön, se mahdollistaa tiimin kehittymisen ja parantaa myös tyytyväisyyttä.

5. Puutteellinen sitoutuminen

Scrum-menetelmä vaatii tiimiltä sitoutumista ja omistautumista. Jos tiimin jäsenet eivät ole sitoutuneita, se voi johtaa tavoitteiden saavuttamisen viivästymiseen tai jopa epäonnistumiseen.

Ratkaisu:

Usein ongelma liittyy siihen, että Sprintin tavoitteiden saavuttamiseksi tiimi on riippuvainen muista tiimeistä. Sprintin toteutusjonossa tulisi olla vain käyttäjätarinoita, jotka tiimi itse pystyy toteuttamaan alusta loppuun. Tämä voi olla vaikeaa, mutta siihen tulisi pyrkiä kaikin keinoin (retro on hyvä tilaisuus asian läpikäymiseen). Myös epäselvät tavoitteet ja priorisointi voivat syödä sitoutumista!

Yhteenvetona Scrum-menetelmän tehokkuus vaatii selkeitä tavoitteita, hyvää kommunikaatiota, asianmukaista koulutusta, tehokkaita retrospektiivejä, asiakkaan tarpeiden huomioimista, sitoutumista ja joustavuutta. Kokenut Scrum Master ja Product Owner ovat avainasemassa! Hyvän kumppanin tuella jo pienellä tuntimäärällä saa suuren hyödyn Scrumin kehittämiseen.
CGI:llä on pitkä kokemus Scrumista ja kokeneita Agile Coacheja – ole ihmeessä yhteydessä, niin jutellaan lisää!