Miten parantaa laskutuksen laatua ja yhtenäisyyttä?

Päivitä viimeistään nyt laskutuksesi vastaamaan EU-normin vaatimuksia

Finvoice-laskuformaatti ja EU-normin mukaiset verkkolaskut ovat puhuttaneet kahtena viime vuotena, ja jatkumoa on saatu myös tänä vuonna. Valtiokonttori on tiedottanut aiemmin, että 1.4.2021 alkaen valtiolle lähetettyjen laskujen tulee olla EU-normin mukaisia. Pelkkä merkintä EU-normin mukaiseksi ei riitä vaan laskun on myös täytettävä standardiin (EN16931) liittyvät liiketoimintasäännöt, jotta lasku voidaan välittää eteenpäin. Mikäli lasku ei ole EU-normin vaatimusten mukainen niin sitä ei tule merkitä sellaiseksi. Tällöin lasku muodostetaan kotimaisten verkkolaskuformaattien version 3.0 määritysten mukaisena, mutta ilman EN16931-merkintää.

Sähköiseen laskutukseen liittyvän lainsäädännön (241/2019) mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta (EU-normin mukaisena) sähköisenä laskuna. Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa, mikä taas mahdollistaa sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn. Esimerkiksi sähköpostilla toimitettu PDF-lasku ei ole lain näkökulmasta sähköinen lasku.

Tiesitkö? Suomessa 1.4.2021 alkaen verkkolaskuoperaattorit hylkäävät virheellisesti tuotettuja laskuaineistoja, jotka on merkitty uuden eurooppalaisen standardin (EN16931) mukaisiksi. 

Tavoitteena laskutuksen sujuvuus ja manuaalisen työn vähentäminen

Uusi lainsäädäntö parantaa eurooppalaisten laskuaineistojen laatua ja yhteen toimivuutta, kun asiat ilmaistaan samalla tavoin ja perustiedot löytyvät aina laskulta. Uuden standardin tavoitteena on vähentää manuaalisen työn osuutta, edistää toiminnan ja palvelujen sähköistymistä ja vähitellen myös kasvattaa talousjärjestelmien ja yritysten automaatioastetta.

Vanhoista kotimaisista verkkolaskuformaateista puuttuu useita uuden standardin vaatimia tietoja tai ne eivät ole pakollisia. Verkkolaskudirektiivin tavoitteiden toteuttamiseksi eurooppalainen standardointijärjestö CEN on toteuttanut EU:n pyynnöstä yhteisen mallin verkkolaskun ydintietojen sisällöstä ja muodosta. Mallin avulla voidaan varmistua siitä, että tiedot pysyvät aina samoina, kun lasku toimitetaan järjestelmästä toiseen. Suomessa käytetyt verkkolaskuformaatit Finvoice ja TEAPPSXML on päivitetty versioon 3.0, ja niiden avulla voidaan tuottaa EU-normin vaatimusten mukaisia laskuja.

Hyödyt laskutuksessa uuden formaatin kannalta

Valitsemalla oikeanlaiset operaattoripalvelut ja laskutusjärjestelmät, helpotat jatkossa laskuttamistasi. Ajantasaisten palveluiden myötä sähköinen laskuttaminen yksinkertaistuu myös Suomen ulkopuolella. Lue lisää välityspalveluistamme täältä.

Myyntilaskun lähettäjälle asiakkaan kohtaaminen parantuu, kun käytät ajantasaista Finvoice-formaattia. Hyötyjä ovat muun muassa:

• Määrämuotoinen paikka myyntilaskua tehdessä

• Lähettämisen tehokkuus: sujuvampi lähetys ja automaattinen laskun vastaanotto

”Nyt löytyy määrämuotoinen paikka tiedolle, joka halutaan välittää asiakkaan tietoon.”

Myös ostolaskun vastaanottaja hyötyy uudesta formaatista:

• Saapuvien ostolaskujen yhdenmukaistaminen sovittuun rajapintamuotoon

• Vastaanottaja voi luottaa siihen, että laskulla on mukana sen käsittelyyn tarvittavat tiedot

• ALV-tiedot voidaan tarkistaa määrämuotoisesti

”Vastaanottaja voi luottaa siihen, että laskulla on mukana sen käsittelyyn tarvittavat tiedot.”

Sähköisissä ostolaskukierrätyksissä voidaan käyttää hyväksi Finvoice 3.0 aineiston sallimia kenttiä esimerkiksi tiliöinnin saattamiseksi ostolaskulle valmiiksi. Muutoksen mukana myös ALV-tunnuksien määrämuotoisuutta voidaan käyttää hyväksi.

Nelivaiheinen ohje laskutuksen automatisointiin

Finvoicen tiliöintikentillä voit aloittaa laskutuksen automatisoinnin. Toimi näin:

1. Tarkista myyntilasku- ja ostolaskun käsittelyohjelmasi, että ne tuottavat ja käsittelevät oikeaa, standardin mukaista aineistoa, niin että siitä on hyötyä liiketoiminnallesi.

2. Valitse luotettava kumppani laskujen välityskumppaniksi, joka validoi aineistot jo ennen kuin ne päätyvät taloushallintajärjestelmiin.

3. Valitse myyntilaskujärjestelmä, joka pitää huolen siitä, että aineisto on oikeanlaista ja asiakkaan pyytämää.

4. Varmista, että olet syöttänyt myyntilaskuille tarvittavat tiliöintitiedot, ja/tai pyytänyt, että yrityksellesi osoitetuissa ostolaskuissa tiedot ovat mukana.

Haluaisitko kuulla lisää Finvoice 3.0 käyttöönotosta?

Pyydä tarjousta tai lisätietoja meiltä.