Meillä ei ole enää varaa nykyisiin kuntien palveluihin - tarvitsemme paremmat

Minä olen, ja luultavasti sinäkin olet huolissasi kuntiemme tilanteesta, jossa yhä uudet kriisit koettelevat meille kaikille tärkeiden palveluiden tuottamista. Useammasta kehitystrendistä johtuen kuntien palveluiden rahoituspohja on ollut jo pitkään putoamassa, korona vain nosti vaikeuskertoimen uudelle tasolle.
 
Jo vuosia useimmissa kunnissa on ollut tilanne, jossa palveluiden tarve on kasvanut samalla kun tulot ovat heikentyneet. Lakisääteisten palveluiden määrällinen tarve ja laatuvaatimukset ovat kohonneet samaan aikaan, kun tulojen kehitys on ollut heikkoa. Valtio on kompensoinut tilannetta, mutta kehitys on kestämätön kaikille osapuolille.
 
Pakollisia menoleikkauksia mietitään joka ikisessä kunnantalossa. Siinä sivussa pohdituttaa tuottavuus. Mitä tällaisessa tilanteessa on tehtävissä, jotta vähemmällä saataisiin aikaan enemmän? Menoleikkaukset ovat teknisesti helpoin tapa toteuttaa säästöjä, mutta tuottavuus syntyy reaaliprosessissa, palveluiden tuotannossa.

Digitalisaatiota tarjotaan patenttivastauksena tähänkin ongelmaan, mutta mitä se tarkoittaa käytännössä?

Digitalisaatio pelastaa kunnat vai pelastaako?

Digitalisaatiota tarjotaan patenttivastauksena tähänkin ongelmaan, mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Oikeastihan se ei ole nykyisten toimintamallien muuttamista digitaaliseen muotoon, vaan sitä, että tunnistetaan samaan aikaan sekä suunta, johon palveluita halutaan kehittää, että teknologiset mahdollistajat muutokselle. Ja sitten uusitaan palvelukokonaisuus suunnitelmallisesti. Mieluiten myös ketterästi.
 
Sen sijaan, että pyrittäisiin saamaan aikaan enemmän pidempää päivää tekemällä tai laadusta tinkien, palveluita kannattaa uudistaa joka tasolla; suunnittelusta tuotantoon ja seurantaan. Perinteinen prosessin tai sen osien sähköistäminen lisää luonnollisesti prosessin tehokkuutta. 

Sähköinen asiointi, dokumentointi ja hallinnolliset asiat tehostuvat, kun tiedot kertaalleen kirjattuna siirtyvät ”automaagisesti” sinne, missä tietoa tarvitaan. Tiedon kirjaus ja hyödyntäminen voidaan tehdä mobiililaitteen kautta kirjoitettuna tai sanellen/ääniohjausta hyödyntäen. Tämä on sitä perinteistä digitalisointia.
 
Digitalisaatio käytännön tasolle vietynä voi puolestaan muuttaa tai jopa poistaa kokonaisia prosesseja. Tätä voi lähestyä monin tavoin:

1. Palveluiden parempi kohdentaminen ja vaikuttavuuden lisääminen

Ymmärtämällä ihmisten tilanteita ja ongelmia pystytään palveluita kohdentamaan tarkemmin ja siten lisäämään tehokkuutta. Jos koulukuraattorilla on saatavilla edellisen tapaamisen muistiinpanojen lisäksi ajantasaista tietoa terveydenhuollosta perhetilanteessa, harrastuksista, toimintaympäristöstä jne. hän pystyy auttamaan nuorta paremmin. Mutta jos sama tieto on koostettu koko kaupungin alueelta ja analysoitu huolella, pystytään palveluiden määrää ja luonnetta kohdentamaan myös organisoinnin tasolla.

2. Ongelmien ennalta ehkäisy

Analysoinnin kautta pystytään tunnistamaan myös ongelmien syntyyn vaikuttavia tekijöitä ja puuttumaan niihin etukäteen. Palveluita ei tarvitse huonontaa säästösyistä, jos niiden tarve poistuu tai pienenee siksi, että hyvinvointia huonontavat tekijät on tunnistettu ja huomioitu palvelukehityksessä.

3. Toimintamallien uudistaminen tietoa paremmin hyödyntämällä

Tiedon määrä kasvaa jo nyt ja sen analysointi on jo kehittynyt merkittävästi. Tiedon hyödyntäminen on kuitenkin vasta alkutekijöissään. Tässä muutama käytännön esimerkki kuntakentältä.
 

• Kunnan palveluita on perinteisesti kehitetty ja tehostettu yksittäisten toimialojen tavoitteita ja budjetteja optimoiden. 
  Tällöin yksittäisiin kohtaamisiin tai toimenpiteisiin käytettävä aika on saatu tehostettua minimiin. Näin ehditään tehdä määrällisesti enemmän kotikäyntejä, vaikka vaikuttavuuden ja  kokonaisedun kannalta pitäisi pyrkiä paremminkin ennalta ehkäisemään käyntitarve. Tarkkaan analyysiin perustuva voimavarojen oikea kohdentaminen ennakoiviin toimenpiteisiin voisi kohdentaa rajalliset resurssit ennakoiviin toimenpiteisiin ja siten ennalta ehkäistä käyntitarpeen. Ennakointimielessä olemmekin tehneet Tampereen kaupungin kanssa kokeilun, jossa pyrimme tunnistamaan syrjäytymisen ennustavia tekijöitä, jotta niihin voitaisiin tarttua hyvissä ajoin.
   
• Kun huomio suunnataan toimialakohtaisesta optimoinnista kokonaisvaltaiseen asiakaspalveluun palveluprosessin vaikuttavuuteen, on käytettävissä enemmän tietoa ja siten myös olemassa enemmän vaikutuskeinoja. 
  Koko sote-uudistuksen yksi keskeisistä tavoitteista on muodostaa ehjiä palveluketjuja, jotka mahdollistavat vaikuttavamman palvelun. Tällöin maakunnan ja kuntien yhteistyön toimivuus on tärkeää; esimerkiksi lasten ja nuorten tapauksessa kunnan palveluketju alkaa neuvolasta ja kulkee varhaiskasvatuksen ja opetustoimen kautta soten palvelupolkuihin muodossa tai toisessa. Usein ollaan molempien asiakkaana samaan aikaan. Innovaatiot syntyvät usein prosessien rajapinnoilla ja sellaisia on nyt hakemassa kunnan ja sote-maakunnan saumattoman yhteistyön luomiseksi.
   
• Palveluprosessin hajautettu johtaminen henkilö- ja yhteisöllisen johtamisen keinoin. 
  Keuda on uudistamassa toimintaansa itseohjautuvaan malliin. Esimiesten ohjauksen sijasta itseohjautuvuus on hollantilaisen Buurtzorg-mallin mukaisesti keskiössä. Ihmiskeskeistä työkulttuuria voidaan tukea tiedolla johtamisella. Mitä ajantasaisempaa tietoa tiimillä ja yksittäisellä työntekijällä on asiakkaistaan ja heidän tilansa kehityksestä, sitä paremmin he pystyvät kohdentamaan voimavaransa oikeisiin asioihin. Esimiesten rooli muuttuu tällöin ohjaavasta valmentavaan. Tiivis yhteistyö työterveyden kanssa auttaa henkilöstöhallintoa ennustamaan, missä jaksamiseen vaikuttavat asiat ovat ja miten tiimejä ja esimiehiä voidaan parhaiten tukea työn onnistumisessa ja työssä jaksamisessa. Puettava terveysteknologia tukee puolestaan työterveyden työtä tuottamalla ajantasaista tietoa jaksamisesta ja auttaa löytämään täsmäkeinoja sen kehittämiseen.

Monissa kunnissa mietitään nyt kriisiajan budjetteja ja strategian uudistamisen tarpeita. Dialogi asiakaslähtöisten palveluiden kehittäjien ja teknologiakehittäjien välillä ensiarvoisen tärkeää, jotta toimintaympäristön mullistus ja teknologiaratkaisujen hyödyntämisen mahdollisuudet saadaan nostettua uudelle tasolle. Kummankin osapuolen kehitys ruokkii toista ja siksi ratkaisut muotoutuvat parhaiten ketterän kehittämisen avulla – yhteistyössä.