Kellon tikityksestä vuosikelloon – digitalisoi palkanlaskennan prosessit

Palkkapäivä – kuun paras päivä! Palkkapäivä on työntekijöille yksi kuukauden kohokohtia. Palkka oikeana päivänä, oikean suuruisena tilillä on työntekijän perusvaatimuksia. Kuitenkin koko palkkaprosessiin harvoin kiinnitetään sen suurempaa huomiota – ellei joku mene vikaan.

Hallinnollisille töille on kyllä suuret kustannuspaineet ja tavoitteet tehostaa toimintaa. Yrityksen muihin prosessien kehittämiseen ja digitalisointiin panostetaan voimakkaasti, mutta palkanlaskenta usein unohtuu, vaikka mahdollisuuksia palkkaprosessien kehittämiseen olisi tarjolla.

Palkanlaskijan on osattava työskennellä kiireen aiheuttaman paineen alaisena. Työ on sidottu määräaikoihin ja palkanlaskijalta vaaditaan tarkkuutta, huolellisuutta, järjestelmällisyyttä, palvelualttiutta ja hyvää muistia. Työ on suoritettava joustavasti, nopeasti ja luotettavasti, sillä palkat tulee maksaa aina ajallaan.

On totta, että kokeneet palkkahallinnon osaajat saavat melkeinpä tilanteessa kuin tilanteessa maksettua palkat ajallaan – myös ilman ajantasaisia työkaluja. 

Usein palkanlaskennan tueksi on yrityksissä laadittu erilaisia ohjeita, sekä lisäksi noudatetaan aikatauluja ja yrityksen prosesseja. Excel-taulukoiden ja ohjeiden ylläpitäminen on työlästä. Kokenut palkanlaskija hallitsee asiat ilman ohjeiden päivitystä, mutta ongelmia kohdataan esimerkiksi uuden henkilön perehdytystilanteessa, sijaista opastaessa tai yrityksen prosessien kehittämisen yhteydessä. 

Silloin kiireisen palkanlaskijan korvissa tikittää kello. 

Älykäs palkanmaksujärjestelmä on palkanlaskijan paras työkaveri

CGI HR Palkkojen vuosikello ei tikitä, vaan sen avulla voidaan aikatauluttaa palkanlaskennan prosesseja – se ohjaa ja muistuttaa toimimaan määritellyn aikataulun mukaisesti. Älykäs palkanmaksujärjestelmä on palkanlaskijan paras työkaveri.

Vuosikello on tehty palkkahallinnon työkaluksi ja avuksi. Siitä on hyötyä organisaation jokaisella tasolla, niin palkkojen maksamisessa, liiketoiminnan kehittämisessä kuin myös riskienhallinnassa. 

Vuosikello tukee palkanlaskennan työssä kokenutta konkaria kuin myös kokemattomampaa palkanlaskijaa. Ohjeet ja aikataulut löytyvät helposti yhdestä paikasta. Vuosikellosta näkee tulevat, keskeneräiset ja valmiit prosessit visuaalisesti sekä nopeasti. Ajankohtaiset ilmoitukset näkyvät puolestaan palkkajärjestelmän etusivulla ja palkanlaskija saa tiedon tehtävistä reaaliaikaisesti. 

Ajallaan ja oikein maksettu palkka on palkanmaksajan sekä palkansaajan etu ja oikeus.

Vuosikello tekee eri prosessit ja aikataulut selkeämmin havaittaviksi, ja siten ne muuttuvat yrityksen näkyviksi prosesseiksi. Tämä taas edesauttaa yrityksen oman liiketoiminnan kehittämistyötä ja palkanlaskennan prosessien digitalisoimista. 

Maailma muuttuu nopeasti, ja siksi yritysten on tarpeen kehittää kaikkia prosessejaan. Muutosnopeus vaatii yrityksiltä valmiutta reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Myös palkanlaskennassa tarvitaan muutosvalmiutta. Tämä nähtiin kansallisen tulorekisterin käyttöönotossa. 

Toimintaa tulisi tarkastella tulevaisuutta silmällä pitäen kokonaisuutena, ja tarvittaessa on luovuttava vanhoista sekä tarpeettomista toimintamalleista. Näin saavutetaan todellista kilpailuetua ja hyödynnetään uutta teknologiaa.

Vuosikello on uusi toiminnallisuus, joka on julkaistu suurten ja keskisuurten yritysten palkanlaskentaohjelmassa kevään 2019 versiossa.

Auttaako palkkajärjestelmänne tekemään työn tehokkaammin vai kaipaavatko palkkaprosessinne kehitystä?

Blogin on kirjoittanut Sini Lesonen toimiessaan CGI:llä CGI HR Palkkojen järjestelmäasiantuntijana. Sini ei ole enää CGI:n palveluksessa.