Henkilötunnukset ovat osa jokapäiväistä elämäämme, ja niillä on keskeinen rooli yhteiskunnan eri toimintojen sujuvuudessa. Viimeaikaiset päätökset muutoksista henkilötunnusten välimerkkeihin vaativat toimenpiteitä organisaatioiden tietojärjestelmiin, joissa henkilötunnuksia esiintyy.

Henkilötunnusmallissa on havaittu haasteita, sillä erilaisia tunnuksia on tietyille päivämäärille jäljellä hyvin vähän. Tämän ongelman ratkaisemiseksi Digi- ja väestötietoviraston hankkeen myötä otetaan käyttöön uusia välimerkkejä, joilla varmistetaan henkilötunnusten riittävyys kaikille päiville. Hetu-uudistus on siis askel kohti parempaa ja kestävämpää yksilöintitunnusjärjestelmää.

Henkilötunnuksen muodostuminen ja välimerkit

Henkilötunnus muodostuu syntymäajasta, yksilönumerosta ja tarkistusmerkistä. Yksilönumero erottelee henkilöt, joilla on sama syntymäaika. Uusien välimerkkien käyttöönotto tarkoittaa, että henkilötunnus ei ole enää yksilöivä ilman välimerkkiä.

Välimerkki määräytyy henkilön syntymävuosisadan mukaan. Vuonna 2000 tai sen jälkeen syntyneillä välimerkki on nykyisin A, jonka lisäksi otetaan käyttöön uudet välimerkit B, C, D, E ja F, kun A-välimerkit loppuvat. 1900-luvulla syntyneillä käytetään välimerkkinä yhdysmerkkiä (-) tai uusina välimerkkeinä kirjaimia Y, X, W, V ja U.

Henkilötunnusuudistuksen vaikutukset tietojärjestelmiin

Muutos henkilötunnusten välimerkkeihin vaatii yhteistyötä organisaatioiden kanssa, joiden järjestelmissä henkilötunnuksia käytetään. Hetu-uudistuksen vaikutukset tuntuvat erityisesti palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä, joissa henkilötunnukset ovat keskeisiä tunnistetietoja.

Hetu-uudistuksen vaikutukset tuntuvat erityisesti palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä, joissa henkilötunnukset ovat keskeisiä tunnistetietoja.

CGI HR -kokonaisuuden webTallennus -palkka- ja henkilöstöhallinnon tallennusjärjestelmän osalta uudistukseen liittyvät valmistelut on jo aloitettu. Heti alkuun käydään läpi järjestelmän kohdat sekä liittymät, joissa käsitellään tai välitetään henkilötunnustietoja. Päivitämme tällaiset järjestelmäkomponentit uusien henkilötunnusten mukaisiksi.

Joissakin järjestelmissä on käytössä syntymäaikaan liittyvä päättely, jolloin järjestelmä luo automaattisesti henkilötunnuksen välimerkin syntymäajan mukaan. Hetu-uudistuksen takia kyseinen ominaisuus täytyy poistaa. Muissa tapauksissa riittää päivitys henkilötunnusten uusien välimerkkien sallimiseksi. Huolellisella tapauskohtaisella tarkastelulla varmistamme kaikille asiakkaille saumattoman yhteensopivuuden uudenmuotoisten henkilötunnusten kanssa.

Huolellisella tapauskohtaisella tarkastelulla varmistamme kaikille asiakkaille saumattoman yhteensopivuuden uudenmuotoisten henkilötunnusten kanssa.

WebTallennuksen käyttäjille henkilötunnusuudistus näkyy mahdollisimman lyhyenä käyttökatkona järjestelmän päivityksen yhteydessä. Käyttökatkon jälkeen asiakkaan on tärkeää suorittaa käyttöönottotestaus varmistukseksi siitä, että järjestelmä toimii tarkoituksenmukaisesti. Lomakkeet ja järjestelmä pysyvät muuttumattomina, ja käyttöä voidaan jatkaa päivityksen jälkeen entiseen tapaan.

Kirjoittajasta

Risto-Matti Pulkkinen

Risto-Matti Pulkkinen

Consultant

Olen Risto-Matti Pulkkinen ja toimin HR-ratkaisujen puolella webTallennus-tuotteemme omistajana. Tehtävänäni on auttaa asiakkaitamme löytämään toimivimmat ratkaisut palkkajärjestelmien ja HR-ratkaisujen käyttötarpeisiin.