Merkityksen löytäminen työn tekemiselle on tänä päivänä entistä tärkeämpää ja siitä puhutaan paljon. Työskennellessäni tuotekehityksen ja henkilöstöjohtamisen tietojohtamisen parissa inspiroidun eniten niistä asiakaskohtaamisista, joissa pääsemme merkitysten äärelle ja poraudumme ydinkysymyksiin: Miksi tiettyä tietoa halutaan raportoida, mitä on se tieto, joka parhaiten palvelee niin esihenkilöitä kuin johtoa? Millainen tieto auttaa osaamisen tai henkilöstön työhyvinvoinnin johtamisessa? Mikä helpottaa esihenkilön työtaakkaa?
Käytännön tasolla ratkaistavia haasteita voivat olla esimerkiksi työvuorojen epäoikeudenmukainen jakautuminen tai erilaiset ongelmatilanteet, joiden selvittelyyn tarvittaisiin mututuntuman lisäksi faktatietoa. Miksi asiakas ei saanut tyydyttävää palvelua – oliko taustalla osaamisvaje tai äkillinen sairauspoissaolo? Mihin sijoittaa rajallista määrää varahenkilöstöä, kun monesta yksiköstä samaan aikaan tulee tieto äkillisistä poissaoloista?
Henkilöstöjohtamisen kriittiset kysymykset ja vastaukset
Organisaatioiden tavoitteet ja haasteet henkilöstöjohtamisessa vaihtelevat ja näin myös osin henkilöstöanalytiikan tarpeet. On kuitenkin tunnistettavissa tiettyjä avainalueita, joiden kysymyksiin analytiikan avulla voidaan tuoda johtajille arvokasta tukea. Nostan niistä tähän muutamia, joihin CGI People Analytics -tuotteemme antaa vastauksia.
Työvuorosuunnittelu
Johtajien täytyy tietää, onko heillä oikeat ihmiset oikeissa rooleissa, jotta organisaation tavoitteet voivat täyttyä. CGI People Analyticsin avulla on mahdollista mm. tunnistaa eri työvuoroihin suunniteltujen henkilöiden osaamisia, suunniteltujen osaamisten toteutumista, mahdollisten toteutumatta jääneiden osaamistavoitteiden syitä ja äkillisiä poissaolojen prosentteja eri yksiköissä. Esihenkilöt ja työvuorosuunnittelijat pystyvät jakamaan vuoroja oikeudenmukaisemmin, kun käytettävissä on nopeasti ja helposti faktapohjaista tietoa siitä, miten työvuorot ovat aiemmin jakautuneet esimerkiksi juhlapyhien aikaan.
Johtajien täytyy tietää, onko heillä oikeat ihmiset oikeissa rooleissa, jotta organisaation tavoitteet voivat täyttyä.
Rekrytointi ja perehdyttäminen
Rekrytointi ja perehdyttäminen helpottuvat, kun saatavilla on ajantasaista tietoa siitä, missä osaamista tarvitaan lisää ja toisaalta mistä osaajia löytyy.
Henkilöstön kehittäminen ja työhyvinvointi
Analytiikan avulla on helpompi identifioida suorituksen tasoa ja kehittymistä ja toisaalta porautua myös mahdollisen alisuoriutumisen syihin. Analytiikka antaa organisaatiossa paremman näkyvyyden suorituksen tasolle koko organisaatiotasolla, jolloin mahdolliset ylennykset ja palkitseminen voidaan tehdä oikeudenmukaisemmin. Myös vaihtuvuuden syiden seuranta helpottuu, mikä osaltaan auttaa tunnistamaan mahdollisia esteitä henkilöstön osaamisen tai työhyvinvoinnin kehittymiselle.
CGI People Analyticsin avulla esihenkilö ja johto voi saada työhyvinvoinnin ja osaamisen osalta vastauksia muun muassa seuraaviin kysymyksiin: Onko palautuminen organisaatiossa tavoitetasolla? Kuinka hyvin työajan ja muun elämän yhteensovittaminen onnistuu organisaatiossa? Onko tarvetta työvuorojen keventämiselle? Millaisia osaamisvajeita organisaatiossamme on?
Analytiikka antaa organisaatiossa paremman näkyvyyden suorituksen tasolle koko organisaatiotasolla.
Henkilöstön sitoutuminen ja tulo- sekä lähtövaihtuvuus
Seuraamalla vaihtuvuuden trendejä ja syitä johtajat voivat tunnistaa malleja tai kaavoja, jotka vaikuttavat vaihtuvuuteen. Näin pystytään myös luomaan vaikuttavia strategioita henkilöstön sitouttamiseen.
Diversiteetti ja tasapuolisuus
Analytiikan avulla pystytään seuraamaan palkkatasa-arvon ja diversiteetin toteutumista eri puolilla organisaatiota. Lisäksi aiemmin mainittu työvuorosuunnittelun tasapuolisuuden raportointi auttaa oikeudenmukaisessa johtamisessa.
Kustannusten seuranta ja budjetointi
Henkilöstöbudjetointi on sekä HR:n että johtajien vastuulla. Analytiikan avulla saadaan nopeaa ja ajantasaista tietoa mm. palkka-, koulutus- ja poissaolokustannuksista muutamalla napin painalluksella.
Ennakoiva analytiikka
Ennakoivan analytiikan avulla voidaan tällä hetkellä CGI People Analyticsin avulla ennustaa julkisella puolella enimmäistyöaikalain rajojen täyttymistä per työntekijä tai organisaatio. Uusimpana tuotekehityksessämme ennakoivan analytiikan saralla on poissaolojen ennakointi työvuorojen kuormittavuuden kautta.
CGI People Analytics lyhyesti
- Raportointi- ja analytiikkapalvelu, joka tukee HR:n ja esihenkilön työtä, raportointia ja tiedolla johtamista tuottamalla monipuolista analytiikkaa henkilöstön ja koko organisaation toiminnasta
- Lisää kustannustehokkuutta mm. säästämällä aikaa ja hallinnollista työtä sekä tuomalla ymmärrystä poissaoloihin liittyvistä kustannuksista ja syistä
- Tukee operatiivista toimintaa tekemällä työvuorosuunnittelusta ennakoivampaa ja tasapuolisempaa, parantamalla tiedonkulkua ja kommunikaatiota ja ehkäisemällä poissaoloja
- Tarjoaa ajantasaista tietoa henkilöstöstä ja mahdollistaa henkilöstövoimavaroihin vaikuttavien muutos- ja kehityssuuntien havainnoinnin, vertailun ja arvioinnin
- Vakioraportit ovat nopeasti käyttöönotettavissa
- Lue lisää
Haluatko kuulla lisää vastauksia ydinkysymyksiin? Keskustelemme mielellämme teidän organisaationne henkilöstöjohtamisen analytiikkatarpeista ja johtamisen haasteista, joissa voisimme auttaa.
P.S. Tämän blogikirjoituksen tukena käytin OpenAI:n ChatGPT:tä. Tekoälyn hyödyntäminen analytiikassa on myös ajankohtaista CGI People Analytics -palvelussamme. Tekoäly mahdollistaa ennakoivan analytiikan, ja otamme sitä käyttöön uusissa tuoteversioissa nykyisen tarjonnan lisäksi.
Kirjoittajasta
Laura Tinkanen
Seniorikonsultti, People Analytics BI lead ja tuotepäällikkö
Laura Tinkanen on työelämän kehittämisestä innostunut konsultti. Tällä hetkellä Laura toimii CGI People Analytics -tuotteen tuotepäällikkönä ja BI Leadinä.
