Arto Tolonen

Arto Tolonen

Liiketoiminnan johdon konsultointi

Pia Rawlins

Pia Rawlins

Business Consultant

Organisaation aloittaessa matkansa kohti parempaa tiedonhallintaa, usein yksi ensimmäisiä ratkaistavia kysymyksiä joihin uunituore dataorganisaatio törmää yhdessä liiketoiminnan kanssa on: ”Kuka omistaa datan?” Kysymys on kriittinen, koska vasta sen perusteella päästään aloittamaan varsinainen konkreettinen datatyö ja muun muassa määrittämään kuka on vastuussa datan ylläpidosta tai sen laadun korjaamisesta ja kehityksestä.

Tyypillisesti törmätään sitkeään ajatukseen siitä, että data olisi jotenkin ”IT-asia” ja vastuun kokonaisuudesta voi helposti työntää sinne. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkansa ja sysää kehityksen helposti väärille raiteille. Organisaation IT-osasto ja sen ylläpitämät järjestelmät mahdollistavat datan tehokkaan luomisen, käsittelyn, kehityksen ja analysoinnin – mutta dataa voi kuitenkin olla olemassa myös tietojärjestelmien ulkopuolella, esimerkiksi hajanaisesti arkistoiduissa dokumenteissa ja kansioissa.

Ajatus siitä, että data olisi pelkkä ”IT-asia” sysää kehityksen helposti väärille raiteille

Dataa luodaan ja käytetään päivittäin liiketoiminnan erilaisissa prosesseissa, jolloin lopullinen vastuu ja omistajuus kuuluu myös sinne. Yrityksen kaikki toiminnot ovat organisoitu, jaoteltu ja johdettu liiketoimintaprosesseittain ja kullakin prosessilla on useimmiten erikseen määritetty omistaja. Kukin prosessi omistaa oman tapansa toimia, omaan prosessiinsa kytkeytyvän päätietojärjestelmän sekä lisäksi oman prosessinsa tuottaman datan.

Data voidaan näin ryhmitellä erilaisiin kategorioihin liiketoiminnalle ominaiselle tavalla ja luoda kunkin kategorian ympärille erillinen tiimi, toimintavat ja ohjeet joiden perusteella kyseisen liiketoimintaprosessin, tai kategorian, dataa ylläpidetään. Näille datakategorioille ja tiimeille on alalla vakiintunut termi data domain.

Jokaisen prosessin on tärkeää löytää omalle datalleen omistaja – lähellä päivittäistä liiketoimintaa oleva vastuuhenkilö – joka nimetään usein data owneriksi. Käytännön työssä hänen apunaan mm. datan luomisessa ja ylläpidossa toimii muita kyseisen data-alueen asiantuntijoita, ja heistä jokainen täytyy kouluttaa ja sitouttaa toimimaan liiketoimintaprosessin ja dataorganisaation edellyttämällä tavalla.

Tyypillisiä rooleja, joita organisaation tiedonhallinta vaatii menestyäkseen:

  • Process owner: Prosessiomistaja – Luo suuntaviivat ja toimintaohjeet omistamalleen liiketoimintaprosessille, pitäen sisällään näkemyksen prosessiin kuuluvan datan ylläpidosta.
  • Application owner: Tietojärjestelmäomistaja – Omistaa tietojärjestelmän ja on vastuussa sen oikeanlaisesta toiminnasta.
  • Data owner: Dataomistaja – Omistaa datan ja määrittelee sen sisältö- ja attribuuttivaatimukset.
  • Data domain lead: Data domain päällikkö – Huolehtii, että kaikki liiketoiminnan edustajat ja tiimit tuntevat ko. domainin data konseptin ja osaavat hyödyntää tiedonhallinnan asiantuntijoita, palveluja ja tukitoimintoja datan ylläpidon suhteen
  • Data specialist: Data-asiantuntija – Luo ja ylläpitää data tietojärjestelmässä

Organisaation datakyvykkyyksien kasvattaminen on pitkä ja vaativa prosessi, joka vaatii muutosjohtamista, huolellista viestintää ja liiketoiminnan, IT:n sekä koko rakenteilla olevan tiedonhallintaorganisaation yhteistyötä.

Me autamme! Ota yhteyttä ja kysy lisää.

Kirjoittajista

Arto Tolonen

Arto Tolonen

Liiketoiminnan johdon konsultointi

Olen Arto Tolonen ja toimin CGI:llä asiakkaiden liiketoiminnan kannattavan kasvun ja tuottavuuden mahdollistajana . ...

Pia Rawlins

Pia Rawlins

Business Consultant

Pia is an accomplished design and communications professional dedicated to empowering organizations to thrive by enhancing communication and fostering growth. Her expertise lies in guiding clients through transformative change initiatives and dismantling obstacles within teams and projects.