Mitä on Data management ja Data governance – ja miksi niistä puhutaan?

Data management, eli tiedonhallinta, on kattotermi, jolla viitataan kaikkeen siihen käytännön työhön, kehitykseen, toimintatapoihin ja rooleihin, joilla organisaatio huolehtii käyttämästään ja tuottamastaan datasta, sen koko elinkaaren aikana. Tiedonhallinta pitää laajasti sisällään kaiken aina datastrategian laatimisesta lukuisiin erilaisiin operatiivisiin toimintoihin, kuten tietoturvallisuuteen ja laadunvalvontaan.

Data governance vuorostaan viittaa siihen yrityksen tai organisaation sisällä valittuun malliin, jolla tiedonhallinta aiotaan organisoida – ottaen kantaa siihen, että mm. millaisen strategian, roolit, ohjeet ja prosessit tiedonhallinta kokonaisuutena, juuri siinä organisaatiossa, tulee tarvitsemaan.

Tiedonhallinta on se mitä yritetään saada aikaan, kun tiedonhallinnan malli kertoo miten se tulee tapahtumaan.

Mitä eroa on Enterprise Data Managementilta ja Data Governancella?  

Jokainen organisaatio nykypäivänä harjoittaa tiedonhallintaa jossain muodossa jo entuudestaan, mutta se ei vielä tarkoita sitä, että toiminta olisi tehokasta, yrityksen etujen mukaista tai että toimintatavat tai pelisäännöt olisivat yhtenäisiä eri tiimien välillä. Ero onkin nimenomaan siinä, että kuinka tärkeäksi tiedonhallinta – data ja sen kehitysmahdollisuudet – on organisaatiossa priorisoitu. Enterprise data managementista (EDM) voidaankin puhua silloin, kun data ja sen hallinta ovat yhteisesti ja hallitusti koko organisaation agendalla aina johtoryhmästä yksittäiseen työntekijään asti.

Laadukkaan tiedonhallinnan avulla huolehditaan ennen kaikkea liiketoiminnan kannattavuudesta.

Laadukkaan tiedonhallinnan avulla huolehditaan siis ennen kaikkea liiketoiminnan kannattavuudesta. Tiedonhallintaa on kuitenkin vaikeaa kehittää tai edes pystyttää ilman oikeanlaista ja huolella suunniteltua mallia. Oikeanlaisen ja hyvin johdetun tiedonhallintamallin – eli data governancen – avulla varmistat, että organisaatiosi nykyisen tiedon korjaaminen ja sen kehittäminen paremmaksi informaatioksi ja siitä edelleen ymmärrykseksi ja aidoksi kilpailueduksi, ei vie vuosikausia tai hukkaa elintärkeitä liiketoiminnan resursseja.

Data, tuo liiketoiminnan tärkein aineeton hyödyke, vaatii samanlaista huomiota liiketoiminnalta kuin muut, aineelliset, hyödykkeet. Tämä tarkoittaa liiketoiminnan eri prosessien aktiivista sitoutumista ja osallistumista sen hallintaan ja kehitykseen.

Mistä aloittaa matka kohti parempaa tiedonhallintaa?
 

1. Lähde liikkeelle siitä, että organisaatiosi tai liiketoimintasi avainhenkilöt ymmärtävät, että data on jokaisen asia.
   Se ei ole ”IT-juttu” tai pakollinen paha, jonka ”joku muu varmaan hoitaa”. Dataa luodaan, käytetään, rikastetaan ja kehitetään päivittäin satoja, tuhansia tai kymmeniätuhansia kertoja ympäri koko organisaatiota ja jokaisen organisaation jäsenen täytyy ymmärtää oma roolinsa ja osallisuutensa datan luomisessa ja sen ylläpidossa. Kun dataa tarkastellaan tuotteena liiketoiminnan muiden tuotteiden rinnalla, ymmärretään että se – kuten kaikki muutkin tuotteet – vaatii liiketoiminnalta aktiivista omistajuutta sekä johtamista. 
    
2. Keskustelkaa seuraavaksi datan omistajuudesta
   Data ei ole suoraan johdettavissa organisaatiokaavioista. Lähes päinvastoin kuin usean muun liiketoiminta-alueen kanssa, datan suhteen lopullisen vastuun ja käytännön omistajuuden ei tule olla johdolla, vaan mahdollisimman matalalla tasolla organisaation hierarkiassa: siellä missä data luodaan ja käytetään. 
    
3. Jatka rakentamalla ja syventämällä ymmärrystä siitä, että miksi datan hallintaa ylipäätään tarvitaan
   Virheellinen tieto johtaa virheelliseen ymmärrykseen ja lopulta virheellisiin liiketoimintapäätöksiin. Kun tämä ymmärrys kirjoitetaan auki, ollaan jo pitkällä organisaation data strategian luomisessa. Tiedonhallinta auttaa mm:

• Parantamaan operatiivista tehokkuutta
• Kehittämään raportoinnin ja analytiikan laatua
• Vähentämään tietoturvariskejä
   

Organisaation datakyvykkyyksien kasvattaminen on pitkä ja vaativa prosessi, joka vaatii muutosjohtamista, huolellista viestintää ja liiketoiminnan, IT:n sekä koko rakenteilla olevan tiedonhallintaorganisaation yhteistyötä. Me autamme! Ota yhteyttä ja kysy lisää.

-------------

Lue seuraavaksi, millaisia rooleja organisaation tiedonhallinta vaatii menestyäkseen