Keskitetty arkistointiratkaisu vapauttaa aikaa tuottavaan työhön

Usein keskustellessamme arkistoinnin nykytilasta huomaamme, että asiakkaiden aineistot ovat arkistoituna useaan eri paikkaan. Aineisto yleensä sijaitsee operatiivisissa järjestelmissä, verkkolevyillä, paperiarkistossa ja henkilön omissa tiedostoissa.

Lainvaatimukset eivät kaikissa näissä toteudu ja hakeminen on vaikeaa, kun kukaan ei tiedä tarkasti mistä etsisi. Usein myös operatiivisia järjestelmiä pidetään hengissä vuosia vain sen takia, että ne sisältävät tärkeää tietoa. Tietoa, jota tulee hyödyntää vielä myöhemmin, mutta itse järjestelmää ei käytetä enää sen tarkoituksen mukaisesti.

Paperiarkiston kokokin on ehtinyt kasvamaan monen sadan hyllymetrin kokoiseksi ja sen hallinta on yhä vaikeampaa. Fyysisen arkiston hallinta on hankalaa, jos pääsynhallintaa ja hävittämiseen tähtäävää arkistointia ei olla alusta asti suunniteltu kunnolla.

Jaetut verkkolevyt ja pahimmassa tapauksessa henkilön omat tiedostot täyttyvät materiaalista, jota ei ole metatiedotettu ja rakennetta suunniteltu järkeväksi. Pääsy henkilön omiin tiedostoihin puuttuu kaikilta organisaation muilta henkilöiltä ja äkilliset koneen rikkoutumiset vaarantavat tiedon säilyvyyden. Asiakirjoja ja tietoa etsitään työpäivän aikana useista paikoista ja kukaan ei ole oikein varma, että mistä haettu tieto löytyy.

Kuulostaako tutulta? Ei hätää ette ole mitenkään erikoisessa tilanteessa.

"Aineiston säilyttäminen useassa eri paikassa ei ole nykyaikaa ja se lisää tietoturvariskejä."

Tänä päivänä organisaatiot ovat heränneet siihen, että tälle tilanteelle tulisi tehdä jotain. Aineiston säilyttäminen useassa eri paikassa ei ole nykyaikaa ja se lisää tietoturvariskejä. Vanhat käytöstä poistuneet järjestelmät ovat kustannuksiltaan keskitettyä arkistoratkaisua kalliimpia, ja ne usein myös pidetään vanhoilla palvelimilla, jolloin aineiston äkillisen häviämisen riski kasvaa merkittävästi. Laki asettaa myös vaatimuksia aineiston säilyttämiselle ja hävittämiselle. Osaa aineistoa ei saa säilyttää pidempään kuin on tarve, ja jos aineisto säilytetään useassa eri paikassa, on sen hallinnointi myös yhtä monta kertaa hankalampaa.

Datan hyödynnettävyys keskitetyn arkistoratkaisun avulla

Arkistoimalla kaikki tarvittava tieto keskitettyyn sähköiseen arkistoratkaisuun, organisaation henkilöiden on helpompi etsiä tarvitsemaansa tietoa. Jokainen organisaation jäsen tietää mistä hakea tietoa ja mistä aineistot löytyvät. Aineiston hakemisen sijasta, henkilöt voivat käyttää työaikansa oikeasti merkitykselliseen ja tuottavaan työhön. Arkistoidun materiaalin hyödyntäminen on entistä helpompaa.

Aineistoa voidaan etsiä arkistosta hakusanalla, joka hakee sanaa metatiedoista, mutta myös asiakirjan sisällöstä. Laajemmalla haulla voidaan käyttää metatietoja hakutekijöinä ja tallentaa hakuja myöhempää käyttöä varten. Kuukausittain haettavat asiat eivät ole löytyneet koskaan yhtä helposti. Puhumattakaan siitä, että miten helppoa on etsiä asioita, joista et tiedä kauheasti. Vapaatekstihaun avulla aineisto löytyy yhden sanan avulla. Tiedonohjausjärjestelmä osana arkistointia mahdollistaa keskitetyn metatietojen hallinnan asiakirjatyyppikohtaisesti. Arkistoinnin yhteydessä metatiedot haetaan tiedonohjausjärjestelmästä eikä niitä näin ollen tarvitse ylläpitää jokaisessa operatiivisessa järjestelmässä erikseen tai asettaa vasta arkistoinnin jälkeen.

"Aineiston hakemisen sijasta, henkilöt voivat käyttää työaikansa oikeasti merkitykselliseen ja tuottavaan työhön."

Asiakirjoja, jotka ovat arkistoitu sähköiseen arkistoratkaisuun on myös helppo hyödyntää muissa järjestelmissä. Mahdollisuus avata ja katsella aineistoa toisen järjestelmän kautta vähentää asiakirjojen monistamistarvetta. Tällöin käyttö tapahtuu operatiivisen järjestelmän kautta, mutta aineistot ovat silti tallennettuna edelleen turvallisesti sähköisessä arkistossa, josta myös muut voivat aineistoa katsella.

Lakisääteinen datan säilyvyys ja hävitykseen tähtäävä arkistointi

Keskitetyn sähköisen arkistointiratkaisun hallinta on helppoa. Automaattiset arkistointi-integraatiot operatiivisista järjestelmistä vapauttavat arkistoijien aikaa kehittävämpään ja tuottavampaan tekemiseen. Aineistot arkistoituvat metatietoineen automaattisesti ja arkistoinnin sijaan vain tarkistetaan arkistoinnin tuotokset. Rajattu käyttöoikeushallinta takaa sen, että aineistot säilytetään tietoturvallisesti ja tiedetään tasan tarkkaan, kuka aineistoon pääsee käsiksi. Lisäksi lokituksen avulla tiedetään, kuka aineistoa on katsellut, muokannut tai mahdollisesti poistanut.

Käyttöoikeuksien avulla kaikki aineisto sijaitsee yhdessä paikassa kuitenkin niin, että aineistoa pääsee katselemaan vain siihen valtuutetut käyttäjät. Aineistoon on katseluoikeus vain niillä henkilöillä, joiden on tarve päästä aineistoa näkemään. Käyttöoikeushallinta on helppoa pääkäyttäjille ja roolien muutostenkin jälkeen pääsynhallintaa on mutkatonta päivittää. Raporttien avulla voidaan tarkastaa, kenellä on pääsy ja mihin aineistoon.

Automaattisen hävitystoiminnallisuuden avulla säästetään hurjasti aikaa aineiston hävittämisestä, kun arkistonhoitaja saa automaattisesti listan hävitettävistä aineistoista. Arkistoinnin yhteydessä asetetaan aineiston mahdollinen säilytysaika ja sen perusteella muodostetaan hävityslista automaattisesti ilman manuaalisia toimenpiteitä. Aineistot hävitetään automaattisesti arkistojärjestelmästä, kun arkistonhoitaja on hyväksynyt listan. Hävitystoiminnallisuuden avulla voidaan helposti vastata lainvaatimuksiin ja olla varmoja siitä, että esimerkiksi henkilötietoja sisältäviä aineistoja ei säilytetä lainvastaisesti.

Mikäli tunnistit edes osan näistä asioista teidän organisaatiossanne, ei hätää. Tulemme mielellämme keskustelemaan juuri teidän organisaationne arkistotilanteesta ja siitä miten voisimme sitä kehittää yhdessä.