Suuren digitalisaatiohankkeen myötä Posti siirtyi käyttämään CGI Palkat -ratkaisua. Marraskuussa tapahtunut uuden palkanmaksujärjestelmän viimeisen palkansaajaryhmän käyttöönotto on sujunut odotusten mukaisesti.
Posti suunnitteli huolellisesti kokonaisvaltaisten HR-järjestelmien digitalisaatiomuutoksen, jonka yksi osa-alue oli palkanlaskentajärjestelmän uudistaminen.
“Tavoitteenamme oli rakentaa nykyaikaisista ratkaisuista kokonaisuus, joka palvelee moniulotteisessa toimintaympäristössä, jossa on useita eri työehtosopimuksia sekä palkansaajaryhmiä”, kuvaa palkkapalveluista vastaava Päivi Vehniäinen Postilta.
Muutoshankkeen taustalla oli elinkaarensa loppuun tullut palkanmaksujärjestelmä, joka haluttiin päivittää nykyisiä ja tulevia vaatimuksia vastaavaksi. Kokonaisvaltaisen muutoksen läpivieminen edellytti huolellista suunnittelua ja hyvää projektinhallintaa hankkeen eri osapuolilta. Postin palkanlaskennan tiimit vastaavat kuuden Posti-konsernin yhtiön palkanlaskennasta Suomessa. Kuukausittain tuotetaan n. 20.000 palkkalaskelmaa. Keskeinen tavoite oli helpottaa asiantuntijoiden arkea, automatisoida ja kehittää prosesseja sekä lisätä tätä kautta myös tehokkuutta.
“Postin jokapäiväistä palkanlaskentaprosessia ei luonnollisestikaan voitu keskeyttää projektin ajaksi. Palkanlaskennan tuli sujua vanhalla järjestelmällä siihen asti, kunnes uuteen järjestelmään siirryttäisiin vaiheittain. Lisäksi uusittavien järjestelmien välillä oli merkittäviä keskinäisiä riippuvuuksia, jotka vaikuttivat hankkeen suunnitteluun ja aikataulutukseen. Oli myös huomioitava Postin eri organisaatiot ja niiden väliset erot esimerkiksi työehtosopimuksissa”, luettelee CGI:llä projektista vastannut johtaja Virpi Hämäläinen.
CGI Palkat -ratkaisu tukee tärkeintä tavoitettamme eli sitä, että jokainen postilainen saa palkan ajallaan ja oikein. Lisäksi ratkaisu tehostaa palkanlaskennan toimintoja automatisoimalla palkkatapahtumien käsittelyä ja tarkastamista.
Head of HR and Payroll Services, Posti Group Oyj
Hyvin määritelty on puoliksi tehty
CGI Palkat -ratkaisun käyttöönotto aloitettiin perusteellisella prosessi- ja vaativuusmäärittelyllä, joka jouduttiin korona-aikana tekemään suurelta osin etänä. CGI:n projektipäällikkö Marja-Kaisa Lääkkölä kertoo, että hankkeessa kiinnitettiin alusta asti huomiota suureen kokonaisuudistukseen ja lukuisiin integroitaviin rajapintoihin.
“Tunnistimme yhteensä 42 eri tietovirtaa, joiden aikataulut ja tulkinnat eri työntekijäryhmistä oli otettava huomioon. Lisäksi projektin aikana tuli voimaan TES-muutoksia, jotka oli huomioitava uudessa palkanlaskentajärjestelmässä.”
Suunnitelmallisesti ja vaiheittain toteutetussa hankkeessa tehtiin tiivistä yhteistyötä monilla eri tasoilla, joka osaltaan vaikutti projektin onnistuneeseen lopputulokseen.
“Toimiva, avoin ja hyvä yhteistyö Postin ja CGI:n välillä on keskeinen syy onnistumiseen. Ohjausryhmä kokoontui startista lähtien kahden viikon välein ja projektin hallintamalliin kiinnitettiin erityistä huomiota”, kertoo Vehniäinen.
Ratkaisukeskeisyys ilmeni konkreettisena tekemisenä yhteistyössä. Haasteiden ilmetessä ne nostettiin reilusti pöydälle ja lähdettiin yhdessä etsimään niihin sopivia ratkaisuja.
“Jos esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmän uudistukseen liittyvän toisen projektin aikataulut venyivät, pyrimme joustavasti toteuttamaan muutoksia sellaisissa Postin yrityksissä, joihin sen vaikutukset eivät ulottuneet”, havainnollistaa Hämäläinen.
Automatisoidut toiminnot ja laajat raportointimahdollisuudet käyttöön
Palkanmaksujärjestelmän osalta Postin HR-järjestelmien digitalisaatiohanke pääsi suunnitellusti maaliin marraskuussa 2022. Uuden työkalun käyttöönotto on sujunut odotusten mukaisesti, eikä järjestelmänvaihdoksesta ole aiheutunut palkanmaksuun virheitä.
“CGI Palkat -ratkaisu tukee tärkeintä tavoitettamme eli sitä, että jokainen postilainen saa palkan ajallaan ja oikein. Lisäksi ratkaisu tehostaa palkanlaskennan toimintoja automatisoimalla palkkatapahtumien käsittelyä ja tarkastamista”, kiittelee Vehniäinen.
Hämäläinen haluaa antaa Postille erityiskiitoksen lähtemisestä uudistukseen avoimin mielin, mikä näkyy erinomaisessa lopputuloksessa.
“Käyttöön saatiin kokonaan uusi järjestelmä uusilla ominaisuuksilla sovitussa aikataulussa”, summaa Hämäläinen.
