Tänä vuonna tulee täyteen 20 vuotta siitä, kun Newsec ja CGI aloittivat yhteisen taipaleensa. 20 vuoden kumppanuuden aikana Newsec on kasvanut pienestä, 30 henkilöä työllistävästä toimijasta alansa markkinajohtajaksi, kiinteistöalan jättiläiseksi, joka työllistää 700 henkilöä Suomessa ja manageroi miljoonia neliöitä.

Newsec on mielenkiintoinen toimija kiinteistöalalla, sillä omistettuja kohteita Newsecillä on pyöreä nolla. Sen sijaan manageroitujen kiinteistöjen määrä huimaa päätä – kiinteistöjätti manageroi noin 40 000  vuokra-asuntoa ja reilua 1000 toimitilakohdetta, ja täten hallinnoi päivittäin valtavia määriä kiinteistötietoa.

Ratkaisu kiinteistöhallinnan erityistarpeisiin

Newsec tarjoaa sijoittajille, kiinteistönomistajille ja vuokralaisille täyden valikoiman palveluita viidellä liiketoiminta-alueella. Toiminnan tueksi Newsec on valinnut CGI:n kiinteistönhallintajärjestelmän, CGI Koki360:n, jota on kumppanuuden alusta asti kehitetty vastaamaan Newsecin erityistarpeita.

Yhteistyö alkoi Newsecin liiketoiminnan ollessa keskittynyttä, ja aluksi Kokin toiminnot keskittyivät vain vuokrahallintoon. Liiketoiminnan laajentuessa asuntovuokraukseen, CGI alkoi yhdessä Newsecin kanssa kehittämään ohjausjärjestelmää, jonka avulla helpotettiin muun muassa asukasvalintaa. Myöhemmin Newsecille otettiin käyttöön CGI:n toteuttama Kodiston Asukas-sivusto, jonka kautta vuokralainen voi asioida ja hoitaa kaikki vuokrasuhteeseen liittyvät asiat sähköisesti.

‘’Alkuperäinen Koki ei olisi vastannut tarpeitamme, ja valmiita järjestelmiä tarpeeseemme ei ollut olemassakaan. Koki on pysynyt Newsecin kehityksessä ja kasvussa mukana’’, kertoo Newsecin liiketoiminnan kehitysjohtaja Risto Mustaniemi. Mustaniemi on koko 16-vuotisen Newsec uransa aikana tehnyt tiivistä yhteistyötä CGI:n kanssa. Kumppanuudessa hän korostaa pitkäikäisyyttä ja luottamusta:

‘’ Itse arvostan sitä, että Koki on pysyvä ratkaisu – CGI:ssä korostuu ison talon tuki ja toiminnan varma jatkuvuus’’.

Tehokkuutta toimintaan CGI:n toiminnanohjausjärjestelmällä

Kiinteistöalan yritykselle, joka hallinnoi valtavia määriä kiinteistötietoja, manuaaliset prosessit eivät ole vaihtoehto, ja tehokas järjestelmä prosessien hallintaan on välttämättömyys. Newsecille, jonka toiminnassa volyymit ovat suuria, Koki mahdollistaa kattavan määrän erilaisia vuokrahallinnon prosesseja, kuten laskutuksen ja reskontran.

Asuntojen manageerauksessa Newsecin toiminnassa korostuu CGI Koki360 asukasvalintasovellus, jonka avulla luodaan tuhatkunta vuokrasopimusta joka kuukausi. CGI:n ratkaisun avulla voidaan joustavasti hallita suuria määriä kiinteistöjä, jonka tärkeyttä korostaa myös Newsecin vuokrahallintotiimin vastaava ja Newsecin CGI Koki360 pääkäyttäjä.

Buildings
Newsec hallinnoi CGI Koki360 kiinteistöhallinnan järjestelmällä
40 000 vuokra-asuntoa ja 1000 toimitilakohdetta
Hallitsemme kirjavaa asiakaskuntaa, joihin liittyy monenlaisia sopimuksia ja vaatimuksia. Koki360 taipuu näihin kaikkiin. Kun asuntopuolella hallitaan niin suurta volyymia, on toimivat perintäliittymät ja tekstiviestimuistutukset tehostaneet toimintaa huomattavasti. Meillä on valtava asiakaskunta, ja jokaisella asiakkaalla on omat erityistarpeensa, ja Koki on pystynyt hyvin skaalautumaan näihin tarpeisiin.

CGI Koki360 -pääkäyttäjä, Newsec vuokrahallintotiimin vastaava

Kiinteistönhallinta

CGI on taistelupari toimintaympäristön muutoksissa

 

CGI:n ja Newsecin pitkäikäinen kumppanuus on kehittynyt vuosien varrella tiiviin yhteistyön myötä. Newsecillä on käytössä CGI:n tarjoama Palvelupäällikkömalli, joka on tuonut toimintaan aktiivista yhteydenpitoa ja tiivistä yhteistyötä. Mustaniemi korostaa, miten tärkeää toiminnan jatkuvuus ja samoina pysyneet CGI:n yhteyshenkilöt ovat olleet kumppanuudelle:

‘’Yhteistyötä helpottaa se, että CGI:llä pysyy samat henkilöt. Olisi hankalaa, jos pitäisi aina aloittaa alusta.’’

Kehitys yhdessä tulee jatkumaan myös tulevaisuudessa, sillä kiinteistöala kehittyy jatkuvasti sähköiseen suuntaan. Jotta kilpailuetu säilyy, digitalisaatiota ja ratkaisujen kehitystä on vietävä tavoitteellisesti eteenpäin. Tulevaisuuden haasteet kiinteistöalalla liittyy datan liikkumiseen, jota on pyritty jo ratkaisemaan Kokilla:

‘’Ennen oli vaikeaa saada data liikkumaan, mutta tähän tarpeeseen vastattiin hyvin. Nykyään Kokista saa kiinteistötietoa ulos’’,

toteaa Mustaniemi. Datan liikkuvuutta on sujuvoittanut Koki360 ratkaisun laajat integraatiomahdollisuudet. Integraatiokyvykkyys on tärkeässä asemassa, kun laajoja määriä dataa halutaan tuoda yhteen yhdeksi ketteräksi kokonaisuudeksi.

CGI:n tavoitteena on tukea asiakkaita toimintaympäristön muuttuessa.  CGI:n tulevaisuusorientoituneeseen otteeseen ollaan Newsecillä oltu tyytyväisiä: ‘’Viime aikoina CGI:llä on ollut selkeä roadmap, ja näkemys siitä mihin ohjelma kehittyy tulevaisuudessa’’, kertoo Newsecin Koki360 pääkäyttäjä. 

 

 

CGI Koki360 avulla yritykset voivat yksinkertaistaa erilaiset vuokrausprosessit ja niiden hallinnan. Ratkaisumme avulla hallitset koko kiinteistösi elinkaarta yhdellä järjestelmällä. Lue lisää Koki360 ratkaisusta: https://www.cgi.com/fi/fi/tuoteratkaisut/koki