LähiTapiola Kiinteistövarainhoitokonserni hallinnoi noin 3,2 miljardin arvoista ja noin miljoonan neliön suuruista kiinteistökantaa Suomessa. Tämän vastuullisen tehtävän toteuttamisessa auttaa CGI Koki360 kiinteistöhallinnan toiminnanohjausjärjestelmä.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon tehtävänä on huolehtia sijoittaja-asiakkaidensa kiinteistövarallisuudesta sekä hallinnoida LähiTapiola-ryhmän ja kiinteistörahastojen omistamaa kiinteistökantaa. Tämä pitää sisällään muun muassa yritys- ja henkilöasiakkaiden tarpeisiin soveltuvien tilojen vuokraustoimintaa.

Toiminnassa otetaan huomioon ympäristöasioiden ja energiatehokkuuden lisäksi sosiaalisen ja taloudellisen vastuun näkökulmat. Kiinteistö, sen arvoketju sekä elinkaari huomioidaan kokonaisuutena sekä kiinteistöinvestoinneissa, että päivittäisessä toiminnassa ja käytössä.

“Yhteiskunnalliset kiinteistöt ja sote-kohteet ovat tällä hetkellä yksi kiinnostavimmista vastuullisen sijoittamisen kohteista. Viimeaikaisista hankinnoista voidaan mainita esimerkiksi Espoon sairaala, joka ostettiin LähiTapiolan kiinteistörahastoon”, sanoo LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon kehityspäällikkö Erja Graae, joka vastaa Kiinteistövarainhoidon IT-järjestelmistä ja niiden kehittämisestä.

Kiinteistövarainhoito on ulkoistanut osan toiminnoistaan mukaan lukien esimerkiksi asuntovuokrauksen, siihen liittyvän kirjanpidon ja raportoinnin sekä isännöinnin. Sen sijaan kiinteistöjen kannattavuuden ja elinkaaren hallinta sekä sijoittamisen tehtävät on pidetty omissa käsissä. Kyseinen toimintamalli edellyttää tietojärjestelmiltä riittävää ketteryyttä, jolla varmistetaan virtaviivaiset vuokrausprosessit, niiden hyvä hallinta sekä ulkoistettujen toimijoiden häiriötön pääsy kiinteistötietoihin.

Asuntojen vuokrausasteessa merkittävä parannus

CGI Koki360 kiinteistöhallinnan toiminnanohjausjärjestelmä toimii Kiinteistövarainhoidon master-järjestelmänä, johon on integroitu noin parikymmentä eri rajapintaa tiedon välityksen sekä sen varastoinnin ja raportoinnin helpottamiseksi. Viimeisimpänä siihen on kytketty uusi asukasvalintajärjestelmä, joka on ollut käytössä noin puolitoista vuotta.

“Olemme saavuttaneet paremman näkymän asukasvalintaprosessiin sen oman rekisterin avulla, joka on integroitu suoraan Kokiin. Tämä on osa suurempaa strategista muutosta, joka liittyy asiakaspalvelun kehittämiseen ja uuteen Mutkaton koti -palvelukanavaan. Sen rinnalla olemme toteuttaneet myös Parempaa tilalle -palvelukonseptin toimitilasektorin asiakkaille”, kertoo Graae.

Uudistuksen myötä henkilöasiakkaille tarkoitettujen asuntojen vuokrausaste parani odotusten mukaisesti. Se tarkoittaa, että kohteet ja hakemukset on saatu kohtaamaan entistä paremmin automatisoimalla asukasvalintaprosessia ja panostamalla onnistuneeseen järjestelmäintegraatioon.

Työnkulut ovat nyt suoraviivaisemmat ja prosessit paremmat. Asukasvalinnan jälkeen kaikki tarvittava tieto siirtyy Kokiin integraatiorajapintojen kautta ilman manuaalista työtä tai papereiden pyörittelyä. Lisäksi olemme pystyneet kehittämään vuokrasopimusten automaattista käsittelyä.

Erja Graae Kehityspäällikkö, LähiTapiola Kiinteistövarainhoito

LähiTapiola luottaa CGI Koki360 toiminnanohjausjärjestelmään

Ketterää kehittämistä luottamuksen ilmapiirissä

Kokin käyttöönotto tapahtui vuonna 2006, joten sen ominaisuudet ovat tulleet Kiinteistövarainhoidossa tutuiksi. Järjestelmä palvelee hyvin moninaisia tarpeita ja tarjoaa luotettavan alustan, jonka jatkuvaan kehittämiseen molemmat osapuolet ovat sitoutuneet. Tämä on tärkeää LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon moniomistajaympäristössä, missä esimerkiksi raportoinnista kumpuavat järjestelmävaatimukset edellyttävät muunneltavuutta.

“Meidän ääntämme on kuunneltu Kokin tuotekehityksessä ja molemmat tiimit ovat tehneet yhdessä sujuvaa yhteistyötä. Mukana on joukko hyviä asiantuntijoita uusien ideoiden jatkojalostamiseksi ketterän kehityksen keinoin. Koki taipuu monenlaiseen tekemiseen, kunhan sen ominaisuuksia vain osaa hyödyntää”, summaa Graae.

CGI Koki360 -toiminnanohjausjärjestelmän avulla yritykset voivat yksikertaistaa erilaiset vuokrausprosessit ja niiden hallinnan. Ratkaisumme avulla hallitset koko kiinteistösi elinkaarta yhdellä järjestelmällä. Lue lisää: https://www.cgi.com/fi/fi/tuoteratkaisut/koki