Helsingin Seniorisäätiö sr hoitaa koko ruokapalveluprosessinsa SaaS-palveluna CGI:n Aromi-toiminnanohjausjärjestelmällä. Ateriapalvelujen lisäksi selainpohjaisella järjestelmällä hoidetaan myös pesulapalvelut sekä keskusvaraston toiminnot.

Helsingin Seniorisäätiö on itsenäinen, voittoa tavoittelematon säätiö, joka täydentää Helsingin kaupungin vanhuspalveluja ja kuuluu kaupunkikonserniin.

Säätiön vanhainkotien asukkaat ovat pääsääntöisesti vaikeasti tai keskivaikeasti muistisairaita ja toimintarajoitteisia vanhuksia. He voivat asua Seniorisäätiössä elämänsä loppuun saakka. Säätiö tarjoaa myös lyhytaikaishoitoa.

Aromi 14:n käyttöönotolla olemme pystyneet sekä parantamaan palvelua, tehostamaan toimintaa että säästämään kustannuksia. Säästöjä syntyy erityisesti siitä, että kaikki tilaukset saadaan hoidetuksi sähköisesti uuden järjestelmän kautta.

Asiakkaamme haaste: kolme järjestelmää yhteistyöhön

Helsingin Seniorisäätiöllä on käytössä CGI:n Titania-työvuorosuunnittelu-, CGI HR -palkkahallinto- sekä Rondo-arkistointijärjestelmät. Toiminnanohjaus hoidettiin aiemmin Aromi 12 -versiolla.

”Jouduimme käyttämään ruokapalvelun arkirutiineissa kolmea eri järjestelmää: Mysliä ateria- ja tuotetilauksiin, Aromi Varastoa keskusvarastotilauksiin ja Aromi 12:a näiden ylläpitämisen sekä ruokalistojen tekoon.  Integroinnin ansiosta kaikki käy nyt yhden Aromi 14 -järjestelmän kautta. Osastot tilaavat yksillä tunnuksilla niin ateriatilaukset kuin kaiken muunkin, mitä tarvitsevat ja raaka- ja ravintoaineet näkyvät e-ruokalistalta tuotekohtaisesti”, Helsingin Seniorisäätiö ravintotyönjohtaja Hannu Ali-Vehmas kertoo.

”Aromi 14:n käyttöönotolla olemme pystyneet sekä parantamaan palvelua, tehostamaan toimintaa että säästämään kustannuksia. Säästöjä syntyy erityisesti siitä, että kaikki tilaukset saadaan hoidetuksi sähköisesti uuden järjestelmän kautta.”

”Uuden Aromin tuotantolistan käyttö myös ohjaa toimintaa tehokkaasti. Tilaamisen helppous on parantanut työtyytyväisyyttä osastoilla ja vapauttanut aikaa muihin tehtäviin”, Ali-Vehmas summaa.

Seniorisäätiön keittiössä on 82-tuumainen info-tv, jonka ”ikkunoita” pystytään operoimaan kutakin omanaan ilman, että ohjelman toiminnollisuus siitä kärsii. Tuotantolistalta näkyvät päivän työt, työn suorittava henkilö ja tuotantomäärät.

Samalta listalta pystyy avaamaan myös ruokareseptit tilatuille tuotantomäärille. Reseptiikalle on valmiiksi määritelty tarvittavat ennakkotehtävät kuten tuotteiden sulatus.

”Aiemmin kutakin ohjelmistoa pystyi käyttämään vain tietokoneella. Nyt Aromin kautta voi hoitaa asioita niin kännykällä, tabletilla kuin läppärilläkin. Samalla olemme siirtyneet lähes paperittomaan keittiöön. Enää tulostetaan vain tarralaput”, Ali-Vehmas kertoo.

Ratkaisumme: tyytyväiset käyttäjät ja tyytyväiset ruokailijat

Aromi 14 on palvelutuotannonohjausjärjestelmä, joka kattaa kaikki ruokapalvelun prosessit myynnistä toimitukseen, raaka-aineet tilauksista tuotantoon sekä tietojen jakamisen ruokailijoille. Järjestelmän avulla hoituvat niin suunnittelu-, tuotanto-, hankinta-, myynti-, tilajärjestely- kuin tarjoilutoiminnallisuudetkin.

Aromi-järjestelmä on ollut markkinoilla yli 30 vuotta. Vuonna 2015 CGI uudelleenkoodasi järjestelmän selainpohjaiseksi SaaS-palveluksi.

”Älykäs sovellus vähentää manuaalista työtä. Tämä vapauttaa enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen ja asiakastyöhön. Esimerkiksi asukkaiden diettitilaukset sekä erikois- ja rakennemuutetut ruokavaliot pystytään hoitamaan yksilöllisesti resepteille valmiiksi syötettyjen alareseptien avulla”, CGI:n sovelluskonsultti Regina Häihänen korostaa.

”Aromi 14:ssä korostuvat myös ekologisuus ja yhteiskuntavastuu siten, että satokauden kasvisten käyttö ja hävikin hallinta on otettu huomioon kaikissa ruokatuotannon vaiheissa.”

Hannu Ali-Vehmas muistuttaa, että tuotannonohjausjärjestelmän vaihtaminen on organisaatiolle aina äärimmäisen iso asia: ”Lähtökohtana pitää aina olla, että loppukäyttäjän tilanne paranee aikaisempaan verrattuna.”

”Version vaihdon olisi voinut tehdä niin, että vanhat tiedot siirretään uuteen järjestelmään. Halusimme kuitenkin siirtää tiedot manuaalisesti ja samalla tarkistaa reseptiikkamme sekä tuoterekisterin.  Teimme vuoden verran pohjatyötä oman työn ohella ilman lisäresursseja”, Ali-Vehmas kertoo.

”Olemme lopputulokseen äärimmäisen tyytyväisiä. Samalla saimme arvokasta kokemusta ja ymmärrystä ohjelman toimivuudesta.”

”Asiakkaillemme myimme uuden ohjelman vaihtopäivityksenä. Käyttäjäopastus onnistui 3 – 7 minuutin mittaisilla opetusvideoilla, joita teimme kymmenkunta.”, Ali-Vehmas kertoo.

Yksi ohjelmisto, monta käyttömahdollisuutta

Ali-Vehmas on erityisen tyytyväinen siihen, miten moneksi Aromi 14 taipuu, ”kun vain rohkeasti uskaltaa ideoida, kokeilla ja soveltaa järjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia”. Mitä useampia asioita käyttäjät pystyvät hoitamaan yhden ja saman sovelluksen kautta, hänen mukaansa sen parempi.

Helsingin Seniorisäätiössä Aromin kautta toimitetaan ruokapalvelujen lisäksi sairaalatarvikkeet, haavanhoitotuotteet, jätesäkit, käsipyyhepaperit, suojatarvikkeet, siivoustarvikkeet ja –aineet, osastolla käytettävät astiat ja välineet sekä toimistotarvikkeet.  Myös pesula käyttää Aromia: se kirjaa tulevan likapyykin ”ostetuksi tavaraksi” osastoille ja pystyy näin seuraamaan talon sisällä kulkevaa pyykkiä.

Aromin tuotantolista ulottuu siivoussuunnitelmiin aina siivoustehtävien organisoimiseen ja materiaalitilauksiin asti. Tuorein laajennus on työ- ja liinavaatehuollon mukaan ottaminen.

Miksi CGI?

”Olemme tehneet yhteistyötä CGI:n ja sen edeltäjien kanssa jo 20 vuotta. Olimme Aromi 14:n pilotoinnissakin mukana. Asiat ovat edenneet aina meidän tarpeidemme mukaan. Olemme kuunnelleet avoimesti myös kilpailevia tarjouksia, mutta vaihtoehtoset järjestelmä eivät ole taipuneet samaan kuin Aromi 14. ”, Ali-Vehmas summaa.

Hän arvostaa CGI:n laaja-alaista kansainvälistä asiantuntemusta erityisesti uusien teknologioiden hyödyntämisen näkökulmasta. Yksi potentiaalisimista on lisätyn todellisuuden hyödyntöminen varastotoiminnassa.

Helsingin Seniorisäätiö on itsenäinen, voittoa tavoittelematon säätiö, joka täydentää Helsingin kaupungin vanhuspalveluja ja kuuluu kaupunkikonserniin. Säätiön vanhainkoteja ovat Antinkoti, Kannelkoti, Mariankoti ja Pakilakoti. Helsingin kaupungin sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut ostaa kaikki Seniorisäätiön asukaspaikat. Helsingin Seniorisäätiössä on 558 asukasta, joiden keski-ikä on 86 vuotta. Työntekijöitä Helsingin Seniorisäätiössä on lähes 500, joista noin 400 tekee asukas- tai hoitotyötä.