Voit kuunnella jakson myös Spotifyn tai Apple podcastin kautta.

Liiketoiminnan automatisointi muuttaa työntekoa pysyvästi ja kysyy organisaatiolta kypsyyttä johtamisessa ja työn organisoimisessa. Maturiteettia on hyvä arvioida säännöllisesti, jotta tiedetään mitkä ovat tärkeimmät kehittämisen kohteet omassa automaatiotekemisessä.

CGI:llä älykkään automaation ja hyperautomaation parissa työskentelevä johtava konsultti Tuomo Pursiainen keskusteli OP-ryhmässä prosessiautomaation osaamiskeskuksen toiminnasta vastaavan Antero Immosen kanssa automaation maturiteetista.

Mitä automaation kypsyys oikeastaan on ja miten sitä on hyödynnetty OP-ryhmässä?

Aivan aluksi Antero Immonen selventää, että automaation kypsyyttä voidaan arvioida monenlaisista eri näkökulmista. 

”Yksi keskeinen lähestymistapa on tarkastella organisaatiota ja liiketoimintojen valmiuksia, arvioida automaatiotapausten tunnistamista ja käyttötapauksia: onko se kädestä pitäen ohjattua vai organisaation sisältä tulevaa potentiaalien tunnistamista?”

”Toinen lähestymistapa arvioida organisaation kypsyyttä on teknologioiden tarkastelu: minkälaisia teknologioita käytetään?” 

Maturiteettiarvioinnin merkityksen Immonen näkee erilaisena riippuen organisaation automaatiotoiminnan toteutuksen laajuudesta. Aloittavassa organisaatiossa keskitytään pitkälti siihen, miten saadaan ensimmäiset automaatiopilotit valmiiksi ja ehkä tuotantoonkin asti. Pidemmällä olevissa organisaatioissa mietitään, miten kaikki toteutukset toimivat, miten monitorointia tehdään ja miten niitä valvotaan. Pohditaan, miten automaatioratkaisuja on ohjelmoitu ja ovatko ne yhdenmukaisia.

Yhteenvetona sanoisin, että kypsyyttä voidaan lähteä arvioimaan monenlaisista lähtökohdista, ja kiinnostavaa on se, lähdetäänkö liikkeelle teknologianäkökulmasta vai liiketoiminnan käyttötapausnäkökulmasta.

Aloittelevan organisaation kohdalla merkittävintä ovat käyttötapaukset, ja se mihin näitä työkaluja voidaan hyödyntää liiketoimintahyötyjen aikaansaamiseksi. Omakohtaisten kokemusten kautta tulee sitten esiin muun muassa se, minkälaista infraa pitää olla taustalla ja millaista kehitystyötä tarvitaan, että toteutukset toimivat.

Tietoturvaa ei saa unohtaa

Myös tietoturvan tulee olla kunnossa, kun lähdetään edistämään automaation hyödyntämistä liiketoimintaprosessien tehostamisessa.

”Vaikka lähdettäisiin nopeasti liikkeelle, perusasiat pitää silti hoitaa kuntoon”, Tuomo Pursiainen muistuttaa.

”Juuri näin. Tietenkin alustavia kokeiluja ja validointia voi tehdä kevyemmin, mutta kun puhutaan tuotannon datasta tai asiakasdatasta, täytyy olla todella tarkkana, olkoon sitten kyseessä kuinka automaation alkuvaiheessa oleva yritys tahansa”, Immonen painottaa.

Toiminnan kehittäminen on tehokas draiveri

Pursiainen haluaa tietää, miksi maturiteetti, sen mittaus ja arviointi kiinnostavat OP:ssä, joka usein nostetaan yhdeksi Suomen tunnustetuimmista organisaatioista tietotyön automaatiossa.

”Tietysti haluamme jossain määrin benchmarkata, olemmeko tehneet oikeita asioita meidän organisaatiossa ja myös maturiteettimallien pohjalta arvioida, mitkä ovat meidän kehityskohteitamme. Onko alueita, joissa voisimme tehdä vieläkin paremmin, eli oman toiminnan kehittäminen on varmaankin se draiveri”, Antero Immonen vastaa.

”Kun lähdimme tämän kaltaiseen prosessiautomaatioon mukaan vuonna 2015, on paljon muuttunut jo pelkästään teknisessä mielessä. On tullut toisenlaisia teknologioita ja uudenlaisia tuotteita, olemassa olevat tuotteet kehittyvät jatkuvasti. Ja tietysti kovasti pinnalla oleva tekoälyn ja erilaisten automaatioratkaisujen yhdistäminen on alue, jossa kaikilla yrityksillä on vielä opittavaa.”

Mieti mihin tähdätään

Mistä sitten kannattaa lähteä liikkeelle, kun halutaan ottaa automaatio ja mittarit aktiivisesti käyttöön organisaatiossa? Mitkä olisivat ensisijaiset toimenpiteet, mihin organisaatiossa kannattaisi alkuvaiheessa keskittyä, jotta päästään korkealle maturiteettitasolle?

Immosen ohjeiden mukaan ensin on syytä tarkastella omaa strategiaa; miettiä mitä halutaan saavuttaa. 

”Halutaanko automaation avulla esimerkiksi mahdollistaa uuden työn sisäänottoa? Vai onko prosessissa pullonkauloja tai halutaanko palvelua tehostaa ja parantaa asiakasaikoja nopeuttamalla? Onko toiminnassa jotain rutiinityötä, jossa automaatio on kustannuksia ajatellen paras ratkaisu? Eli tarve ja mittaristo ovat asioita, jotka on hyvä määritellä, kun lähdetään ottamaan automaatiota hyötykäyttöön. Hyvä olisi myös saada johdolta selkeä hyväksyntä tehtävälle kehitystyölle.” 

”Teknisestä näkökulmasta katsoen on varmasti helpointa ottaa yksi asia ensin kunnolla haltuun, ja lähteä vaikka robotiikan turvin liikkeelle. Ensisijaisesti tulisi tarkastella prosesseja sekä asiakas- ja liiketoimintatarpeita. Sen jälkeen ruvetaan määrittelemään sitä, millainen ympäröivä IT-maailma on. Eli huomioidaan investointikyvyt ja vaadittava teknologia – tarpeen mukaan ja mahdollisuudet tiedostaen”, Antero Immonen sanoo.

”On myös mietittävä organisaatiolle sopiva toteutuksen operointimalli. Tehdäänkö itse vai käytetäänkö kumppania. Toimiva organisaatioiden yhteistyö on avainasemassa, että onnistutaan implementaatioissa ja jalkautuksissa”, Immonen tähdentää.

”Lopuksi nostan esiin myös hyödyn ulosmittaamisen. Tulosten pitää olla aidosti mitattavia ja validoitavia. On ihan ok vähän epäonnistuakin. Jos ei joka kerralla saavuteta haluttua hyötyä, sen voi myös ottaa oppimisen kannalta.”

***

Kaikki What's next podcastit