Tiedonhallinnan hyödyt syntyvät kokonaisvaltaisesta kehittämisestä

Tutkimuksemme osoittamat valtionhallinnon trendit – kyberturvallisuus, budjetointi, oikeellisuus sekä ketterä kehittäminen pilvipalveluineen – edellyttävät osaavaa tiedonhallintaa. Pelisäännöt on valtion puolesta kirjoitettu ja suunta on oikea. Nyt tärkeintä on se, kuinka hyvin kokonaisuutta pystytään hallitsemaan.

Kohti kestävää tiedonhallintaa

Tiedonhallintalain edellyttämän tiedonhallintamallin toteuttaminen etenee tätä kirjoitettaessa tiukassa aikataulussa – ensivaiheen osalta työn on oltava valmis 1.1.2021 mennessä. Mallin toteuttaminen on julkisen sektorin organisaatiolle vaativa ja työläs tehtävä, vaikka lähtötilanne olisikin ollut laadukkaasti dokumentoitu. Haasteita voivat lisätä tiedonhallinnan hajautuminen sekä siitä seuraavat eroavaisuudet myös organisaation sisällä. Tiedonhallintamallin julkaisu on sen elinkaaren ensimmäinen askel.

Mitä sujuva tiedonhallinta edellyttää

On keskityttävä siihen, kuinka tiedonhallintamallia voidaan hyödyntää niin kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen, vaikutusarviointiin kuin toiminnan johtamiseen. Tiedonhallintamalli kannattaa kytkeä tiedonhallintayksikön operatiivisen toimintaan siten, että se tukee henkilöstön päivittäistä työtä ja pysyy ajantasaisena.

Tiedonhallintamalleja on osattava arvioida eri näkökulmista. Näistä ensimmäinen on hyötynäkökulma: mitä tiedonhallintamalli mahdollistaa, kuinka sitä sovelletaan parhaiten arjessa ja mitä hyötyjä siitä saadaan. Toinen näkökulma on tietoarkkitehtuuri, joka on kokemuksemme mukaan osoittautunut monelle organisaatiolle haasteelliseksi. On selvitettävä se, kuinka tietoarkkitehtuurin kehittämistyö voidaan parhaiten valjastaa käytännön hyötyjä tuottavaksi niin tiedonhallintayksikölle kuin koko organisaatiolle. Lähtökohtaisesti tietoarkkitehtuurilla saadaan vahvistettua yhteentoimivuutta. Kolmanneksi tarvitaan oikea suunta tiedonhallintayksikön kehittämiseen.

Organisaatioille on tärkeää, kuinka siirtymäsäännökset huomioidaan mallin seuraavassa versiossa sekä miten muutosvaikutusten arviointia tehostetaan riskien minimoimiseksi ja investointien kannattavuuden parantamiseksi. Julkisen sektorin organisaatioissa tietojen yhteiskäytön tavoitetta ja tietojenvaihtoa niiden välillä tukee hyvin suunniteltu tietoarkkitehtuuri. Autamme asiakkaitamme kaikissa tiedonhallintamallien soveltamista ja arkkitehtuurin jatkokehitystä koskevissa asioissa.

Rohkeasti kohti tulevaa

Nyt tarvitaan yhteistä näkemystä löytää uudet mahdollisuudet sekä rohkeutta tarttua niihin. Me CGI:llä olemme valmiit auttamaan organisaatiotasi ketterin kokeiluin, tietoturvallisesti ja hallitusti – lukuisten tiedonhallintahankkeiden kokemuksella.

Kirjoittaja on valtionhallinnon palveluista Suomessa vastaava johtaja ja sujuvamman tiedonhallinnan edistäjä. Mariannan tavoitat osoitteesta marianna.saarinen@cgi.com .