Kansalliskirjasto on käynnistänyt kehittämisen kulttuurin muutosprosessin, jonka tavoitteena on parantaa arvontuottoa ja asiakaslähtöisyyttä. Muutoksen ajurina toimivat ketterät menetelmät, jotka tarjoavat strukturoidun lähestymistavan kehittämiseen.
Muutosmatkan taustalla on Kansalliskirjaston työskentelytapojen kehittämistarve. Ensimmäisessä vaiheessa tavoitteet liittyvät muun muassa parempaan työkuorman hallintaan, suunnitelmallisempaan toimintaan ja sen läpinäkyvyyteen, tiimien yhteistyön sulavoittamiseen sekä entistä paremmin asiakkaiden tarpeisiin vastaamiseen.
Ketterät menetelmät tarjoavat ratkaisun edellä mainittuihin haasteisiin. Ne perustuvat jatkuvaan oppimiseen, palautteeseen ja yhteistyöhön. Menetelmien avulla pyritään pilkkomaan työ pienempiin ja hallittaviin osiin, joita kehitetään systemaattisesti. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin muuttuviin tarpeisiin ja varhaisen palautteen keräämisen.
“Voisi sanoa, että ketterät menetelmät valitsivat meidät eli niitä oli jo aikaisemmin aloitettu käyttämään itsenäisesti organisaation eri osissa. Siitä niiden käyttö ja kiinnostus laajenivat. Menetelmiä on hyödynnetty valiten kuhunkin toimintaan parhaiten sopivat, koska toiset tiimit ovat muutoksessa pidemmällä ja toiset vasta matkansa alussa”, kertoo Kansalliskirjaston johtava tietojärjestelmäpäällikkö Mari Simola.
Näkyvät tulokset kannustavat kehittymään
Kansalliskirjasto on valinnut CGI:n kumppanikseen ketteryyden muutosmatkalle. CGI:llä on laaja kokemus ketterien menetelmien soveltamisesta ja käyttöönotosta eri organisaatioissa. Yhteistyössä CGI:n kanssa Kansalliskirjasto on ottanut merkittäviä askeleita kohti tulevaisuutta.
“Kansalliskirjaston ketteryysvalmennus kilpailutettiin hankintalain mukaisesti. CGI:n tarjous vastasi parhaiten meidän tarpeitamme. Yhteistyö on sujunut saumattomasti ja molemmat osapuolet ovat hyötyneet toistensa osaamisesta. Olemme oppineet CGI:ltä ketteryyttä ja CGI on oppinut meiltä, mikä Kansalliskirjasto on ja miten se toimii”, sanoo Simola.
Ketterien menetelmien käyttöönotto on tuonut monia positiivisia tuloksia. Työn läpinäkyvyys on parantunut, tiimityöskentely on tehostunut ja henkilöstön motivaatio on kohonnut. Myös yhteistyö eri yksiköiden ja tiimien välillä on tiivistynyt.
“Tiimeissä on otettu käyttöön syklinen kehittäminen, asetettu tavoitteita, pilkottu töitä pienemmiksi kokonaisuuksiksi, pidetty seurantapalavereita, rakennettu mittareita ja opittu uutta. Kaikki ovat huomanneet, että muutos vaatii töitä. Sitä kautta on tullut monia onnistumisen kokemuksia”, iloitsee Simola.
