Nyt jos koskaan on aika tehostaa ja modernisoida soten palkkahallintoa

Palkkahallinnon kehittäminen on laaja-alainen projekti, joka edellyttää huolellista suunnittelua ja toteutusta. Kehitystyön onnistumisen kannalta on tärkeää lähestyä hanketta suunnitelmallisesti ja hallitusti muutosjohtamisen kautta. Projektin vaiheet ja tavoitteet on määriteltävä selkeästi, ja resurssit on allokoitava asianmukaisesti.

Hyvinvointialueet käynnistivät toimintansa vuoden 2023 alussa, jolloin tavoitteena oli saada palkansaajien palkat onnistuneesti maksuun. Käyttöönottoprojekteja siivittivät poikkeuksellisen mittavat henkilösiirrot organisaatioista toiseen, konversioaineistojen käsittely ja niiden aikatauluttaminen ja tarkistus sekä lukuisten erilaisten riippuvuussuhteiden huomioiminen projektien aikana.

Muutos vaati sitoutumista ja tiivistä yhteistyötä osapuolten kesken. Onnistuimme hankkeessa ja tavoitteessa vähintään kohtuullisesti, sillä poikkeamia oli projektien laajuus huomioiden vähäisesti. Kiitos siitä kuuluu hyvinvointialueille, palvelukeskuksille, järjestelmätoimittajille ja kumppaneille sekä tietenkin näiden organisaatioiden omistautuneille ammattilaisille.

Käyttöönottoprojektien jälkeen hyvinvointialueet ja palvelukeskukset ovat sen tosiasian edessä, että toimintamalleja tulee yhtenäistää, prosesseja kehittää ja toiminnan tehokkuutta parantaa. Kun uusiin organisaatioihin siirtyi kunnista samanaikaisesti useita tuhansia palkansaajia, on palvelukeskuksissa suunniteltava työnkulkuja ja rooleja uusiksi ja mietittävä, miten palkanlaskenta hoidetaan aiempaa tehokkaammin.

Tarkastele kokonaisuutta, luovu turhasta ja saavuta tehokkuutta

Huolimatta etenevästä digitalisaatiosta palkanlaskennassa joudutaan edelleen tekemään manuaalista työtä. Järjestelmien teknologia ja automaatio mahdollistavat paljon, mutta teknologiaa ei aina huomata hyödyntää kattavasti.

Katse on syytä siirtää moderniin palkkahallinnon rakentamiseen kokonaisuutena sekä prosessien että järjestelmien osalta, jolloin päästään eroon turhista työvaiheista ja selkiytetään asiantuntijoiden rooleja ja vastuita. Samassa yhteydessä on mahdollista vähentää manuaalisia rutiineja, virhealtista tekemistä ja aikaa vievää tarkistustyötä.

Olemme CGI:llä kehittäneet erityisesti hyvinvointialueille tarkoitetun palkkajärjestelmämme seuraavan version. Se tarjoaa toimintaan ja käyttökokemukseen kohdistuvia uudistuksia, kuten toimintojen ketjutusta, moderneja liittymärajapintoja ja laajennettuja pääkäyttäjäoikeuksia, käyttäjän tarpeet ja toiveet huomioiden.

Järjestelmissä riittää tehoa ja automaatiovälineitä

Toimintaa tehostavassa, modernissa palkkahallinnossa ja -järjestelmässä automaatiota käytetään esimerkiksi tarpeellisten tarkistuspisteiden luomiseen, hyödynnetään vuosikelloa ja lisätään järjestelmän pääkäyttäjien omatoimisuutta uusilla liittymätyökaluilla – unohtamatta tärkeää osa-aluetta, raportointia.

Esimerkiksi hyvinvointialueille suunnatun palkkajärjestelmämme versiokehityksessä panostetaan siihen, että erilaiset raportit ovat näppärästi saatavilla ja tarvittaessa vietävissä Exceliin tai tietovarastoon jatkokäsittelyä varten. Kukin palkka-asiantuntija voi hyödyntää ja raportoida kaikkea palkkajärjestelmän sisältämää tietoa omien käyttöoikeuksiensa rajoissa.

Nykyaikaiset palkanlaskentajärjestelmät hyödyntävät automaatiota myös vaikkapa erilaisia toimintoja automaattisiksi ketjuttamalla. Tehdään yksi toimenpide, joka itse asiassa käynnistää taustalla useita toimenpiteitä, jolloin palkka-asiantuntija voi keskittyä jo seuraaviin tehtäviin. Lisäksi tapahtumien tarkastukseen ja täsmäyttämiseen on tarjolla valmiita toimintaa nopeuttavia työkaluja.

Automaation hyödyt pähkinänkuoressa

• Tehokkuus ja tuottavuus: Automaatio mahdollistaa toistuvien tehtävien ja prosessien automatisoinnin, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa ja resursseja.
• Virheiden vähentäminen: Automaatio vähentää inhimillisiä virheitä ja parantaa tarkkuutta.
• Kustannussäästöt: Automaattiset järjestelmät voivat vähentää työvoimakustannuksia, materiaalin hukkaa ja parantaa resurssien käyttöä.
• Laadun parantaminen: Automaattiset järjestelmät noudattavat tarkkoja määritelmiä ja standardeja, mikä varmistaa johdonmukaisen laadun.

Katsoopa tehostamista mistä lähtökohdasta tahansa suurennuslasin alla on syytä olla kaikki tekijät, työvaiheet ja yhteen liittyvät järjestelmät. Vain kokonaisuutta kehittämällä tehostaminen tuottaa todellista hyötyä. Uudet kehitystoimenpiteemme, jotka on suunnattu hyvinvointialueille ja erityisesti palvelukeskuksille, vauhdittavat palkkahallinnon tehokkuutta merkittävästi. Sen uskallan todeta.

Ratkaistavia haasteita on arjessa loputtomasti, eikä aika tai oma asiantuntijuus aina riitä. Jos tarvitset tukea palkka- tai henkilöstöhallinnon muutoshankkeen toteutukseen tai toiminnan tehostamiseen, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Olemme asiakkaitamme varten.

Blogin kirjoittaja Virpi Hämäläinen työskenteli CGI:llä sote-hankkeen johtamisesta vastaavana.