Hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa vuoden alussa ja päättymässä on ensimmäinen iso ponnistus hallinnon tietojärjestelmiin liittyen. Samaan aikaan valmistellaan vielä isompaa uudistusta asiakas- ja potilastietojärjestelmien osalta.
Siinä missä palkkajärjestelmien osalta jännitettiin palkanmaksun onnistumista, ollaan seuraavien järjestelmien hankinnassa ja käyttöönotossa jälleen erittäin tärkeiden asioiden äärellä, kun puhutaan potilasturvallisuudesta ja sote-henkilöstön työn onnistumisesta sen ydintehtävissä.
Asiakas ja potilastietojärjestelmien kilpailutukset ovat käynnistymässä laajamittaisesti. Useimmiten kilpailutuksen vertailukriteerit painottuvat voimakkaasti kustannuksiin ja järjestelmän ominaisuuksiin. Luonnollisesti nämä ovatkin keskeisiä teemoja, mutta asiakas- ja potilastietohankinnat liittää muihin tietojärjestelmähankintoihin kolmaskin yhdistävä tekijä.
Järjestelmäuudistusten avulla toimintaa halutaan kehittää tuottavampaan ja vaikuttavampaan suuntaan sekä saada ajantasaisempaa ja tarkempaa tietoa toiminnan ohjaukseen ja päätöksenteon tueksi. Usein hankintavaiheessa ei kuitenkaan mietitä konkretian tasolla, miten varmistetaan uuden järjestelmän ja sen mahdollistamien uusien toimintamallien käyttöönoton onnistuminen.
Kun järjestelmä mahdollistaa tai edellyttää uudenlaista toimintaa, miten tämä avataan ja ohjeistetaan käytännön tasolla henkilöstölle? Usein esihenkilöt ovat keskeisessä roolissa tukemassa ja varmistamassa oman vastualueensa muutoksessa. Mitkä ovat ne käytännön toimet, joilla heidän onnistumistaan tuetaan?
Keskeiset onnistumisen elementit muutoksessa ovat onnistunut viestintä, muutoksen vaikutusten avaaminen eri rooleissa työskenteleville, muutosvalmiuden arviointi roolikohtaisesti ja kokonaisuuden kannalta sekä ohjeistusten ja koulutusten suunnittelu edellä kuvatun pohjalta.
Jos näihin asioihin ei panosteta, on käyttöönotossa eteen tulevien yllätysten määrä varmuudella suurempi, kuin jos ne huomioidaan käyttöönoton valmistelussa ja toteutuksessa.
Henkilöstökoulutuksen yksityiskohtien ja muutosjohtamisen teemojen sisällyttäminen järjestelmähankinnan vertailukriteereihin on harvinaista. Syinä tähän ovat mahdollisesti muutoksen vaikutusten aliarviointi, organisaation muutosvalmiuden yliarviointi, kustannustekijät tai muutoksen tukeen liittyvien palveluiden vertailtavuuden vaikeus. Tässä otetaan kuitenkin suuri riski hankkeiden onnistumisen kannalta.
Eezy Flow Oy kysyi talvella 2022–23 yhteensä 120 suomalaiselta yrityspäättäjältä ja organisaatiolta muutosjohtamisen onnistumisesta. Kysyttäessä organisaation muutosjohtamisen kyvykkyyksistä vain 7 % vastaajista kertoo, että muutosjohtamista hyödynnetään laajasti, luonnollisena osana muutosprojekteja.
Proscin toteuttama, tuhansia hankkeita kattava tutkimus kuitenkin osoittaa, että muutosjohtamisella voi kasvattaa onnistumisen todennäköisyyttä jopa kuusinkertaiseksi. Jo siirtyminen heikosta kohtalaiseen muutosjohtamiseen parantaa onnistumisen mahdollisuuksia merkittävästi, lähes kolminkertaiseksi.
Hyvinvointialueiden henkilöstö on uuden organisaation käynnistämisen ja toimintaympäristön muutoksen vuoksi nyt kovassa kuormituksessa, ja esihenkilöiden kanssa keskustellessa pintaan nousee huoli kuormituksen vaikutuksesta tiimin työhyvinvointiin ja jaksamiseen. Epäselvyydet työn sisällössä tai asiakas- ja potilastietojen käsittelyssä ja saatavuudessa osuvat työhönsä sitoutuneen henkilöstön työidentiteetin ytimeen ja ovat siksi erittäin merkityksellisiä jaksamisen kannalta.
Uusien työkalujen ja työtapojen käytäntöön viennin onnistuminen on huomattavasti todennäköisempää, jos viestinnällä luodaan ymmärrys muutoksen merkityksestä ja vaikutuksesta yksilö- ja tiimitason arjen työhön. Muutoksen onnistumista tukee, jos henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua kehittämisen valmisteluun ja työkalujen hankintaan, vaikutuksia seurataan ja projektissa ollaan koko ajan niiden ihmisten pulssilla joihin se vaikuttaa. Samoin koulutus, ohjeistus ja yhteisistä käytännöistä sopiminen ovat asioita, joista käyttöönottojen palautteessa systemaattisesti puhutaan.
Kirjoittajasta
Jukka Suuniitty
Seniorikonsultti
Olen Jukka Suuniitty ja minulla on yli 20 vuoden kokemus henkilöstöjohtamisen, tietojärjestelmien ja muutoksen johtamisen parissa eri toimialoilla. Autan asiakkaitani tunnistamaan mahdollisuudet toiminnan uudistamiseen digitalisaatiota hyödyntäen ja tuen muutoksen toteutuksessa.
