Kuinka mittaat kuntastrategiaasi?

Kirjoitettu strategia on usein vaikea ymmärtää. Erityisen vaikeaa on hahmottaa sen tavoitteiden ja suunniteltujen toimenpiteiden kytköksiä toisiinsa. Strategia on kuitenkin tärkein väline johdettaessa kunnan kehittämistä.

Sanalliseen muotoon kirjoitettu kuntastrategia kannattaa avata visuaalisemmin helpommin ymmärrettävään esitystapaan. Tässä auttaa CGI:n strategiatyömalli.

Grafiikka havainnollistaa, miten strategiset tavoitteet, toimenpideohjelmat ja kärkihankkeet kytkeytyvät toisiinsa. 

Lopputuloksena on helposti ymmärrettävä kuntastrategia, jossa näkyvät operatiivisten toimenpideohjelmien ja kärkihankkeiden kytkökset strategisiin tavoitteisiin sekä eri hankkeiden riippuvuudet toisista hankkeista.

Monella kunnalla on valmiina tai vähintään työn alla erillinen digitalisaatiostrategia. Usein niiden perusajatuksena on, että digitalisaatio on kasa yksittäisiä teknologiaprojekteja.

Todellisuudessa digitalisaatio on keino toteuttaa matkaa kohti tulevaisuuden älykästä kuntaa. Siksi digitalisaatio tarvitsee oman strategian osana kuntastrategiaa. Myös digitalisaation roadmapin tulee olla mukana kuntastrategiassa. Se on työkalu, jolla tavoitteisiin pääsemistä voidaan merkittävästi helpottaa.

Visualisoinnin avulla digitalisaatiostrategia on helppo sisällyttää osaksi kuntastrategiaa. Samalla strategiset mittarit saadaan kytketyksi seuraamaan operatiivista tekemistä ja auttamaan tietojohtamisessa.

Visualisoinnin avulla digitalisaatiostrategia on helppo sisällyttää osaksi kuntastrategiaa
 

Digitalisaatiohankkeiden tunnistaminen, priorisoiminen digi-roadmapin avulla sekä kytkeminen muihin hankkeisiin synnyttävät todellisen digitalisaatiostrategian, joka on kiinteä osa kuntastrategiaa.

Määritä tilannekuvan paljastavat mittarit

Strategisten tavoitteiden toteutumisen seurantaan tarvitaan mittarit. Ne näyttävät johdolle reaaliaikaisen tilannekuvan organisaation tilanteesta sekä strategian mukaisten toimenpiteiden etenemisestä.

Talouden mittarit eli KPI:t ovat määrällisesti laskettavissa olevia arvoja, jotka heijastavat ja kuvaavat organisaation suorituskykyä, strategiaa ja tavoitetta. Mittareilla heijastetaan hetkittäisiä, liiketoiminnalle tärkeitä ja strategisia arvoja, toimintoja ja prosesseja.

Strategisten mittareiden tulisi koskettaa organisaation kaikkia tasoja johdosta yksiköiden kautta yksilöön. Niiden määrittämisen pitäisi lähteä mahdollisemman hyvin mitattavista asioista.

Mittareita valittaessa on hyvä huomioida, että niiden tulisi olla suoraan kytköksissä liiketoiminnan päätoimintoihin. Mittareita pitää myös priorisoida. Mitattavien asioiden on myös oltava kohtuullisella vaivalla mitattavissa ja riittävän luotettavasti laskettavissa. Sanallisia tavoitteita ja mittareita tulee välttää, koska ne eivät ole hyvin todennettavia ja mitattavia.

Tärkeintä on saada KPI-mittareihin strateginen ote. Tämä on olennaista etenkin johdon näkymille. Ylimmälle johdolle on tärkeää, että kaikesta seurattavasta datasta on erotettavissa juuri avaintekijät strategisten päätösten tueksi.

Pelkät mittarit eivät itsessään kerro kuin tämän hetkisen tilanteen. Mittareihin olisikin hyvä saada esille vertailu- ja tavoitearvoja sekä talouden trendejä. Arvoja tai toteumia pitää mahdollisesti myös kerätä useammin.

Mittareiden heijastamien arvojen pitää myös johtaa toimenpiteisiin
 

Laadukkaat palvelut ja asiakastyytyväisyys ovat usein mukana monissa talousarvioissa. Niiden mittarina on tyypillisesti asiakastyytyväisyys. Jotta asiakastyytyväisyyden tason seuraaminen olisi mittarina validi, asiakastyytyväisyyttä pitää mitata useasti, jotta saadaan mahdollisimman realistinen kuva asiakastyytyväisyyden todellisesta tasosta ja tason kehityssuunnasta.

Mittareiden heijastamien arvojen pitää myös johtaa toimenpiteisiin, jos ne eivät ole halutulla vaihteluvälillä tai tavoitetasolla. Tämä voi olla haasteellista kunnille, sillä niiden vuosittainen toiminta on saneltu etukäteen talousarvioihin, ja toiminnan tai linjausten muuttaminen voi olla hidas prosessi. Tämä ei kuitenkaan saisi olla este toiminnan muuttamiselle tarpeen vaatiessa.

Käytä tuotekustannuslaskentaa mittaamisen apuna

Tuotekustannustietoisuus on hyvä tapa lisätä tietoisuutta kunnan palvelujen ja tuotteiden kustannustasosta sekä niihin käytetyistä resursseista. Samalla laskenta tuo liiketoimintajohdolle helposti mitattavia mittareita.

Tuotekustannustietoisuuden lisääminen on jatkossa myös yksi Kuntatietohankkeen tavoitteista kunnille. Se on oiva tapa lisätä kustannustietoisuutta, yhdistää liiketoiminnan luvut talouden lukuihin ja saada mitattavia mittareita.

Tuotekustannuslaskenta on osa CGI:n Kuntamallia, joka on helppo ottaa käyttöön milloin tahansa. Tuotekustannuslaskennan kautta Kuntatietohankkeen palveluluokittelu tulee samalla toteutettua Kuntatietohankkeen raportointia varten.

Esittele strategia ja mittarit myös kuntalaisille

On tärkeää toimia avoimesti myös kuntalaisiin päin. Strategisten tavoitteiden ja mittareiden seurannan julkaiseminen parantaa avointa ilmapiiriä kuntalaisen, yritysten ja luottamushenkilöiden suuntaan. Se myös parantaa yhtä kunnan tärkeimmistä tavoitteista: luoda elinkelpoinen, älykäs kunta.

CGI:n kuntalaisen näkymän kautta kunnan omilla nettisivuilla on mahdollista julkaista oman kunnan talousdataa kuten ostolasku- ja toimittajatietoja sekä tilastodataan pohjautuvaa kuntatietovertailudataa.

Kuntatietohankkeen myötä tilastodata päivittyy nykyistä useammin ja vertailutieto tulee olemaan yhdenmukaisempaa.