Kuinka kilpailuttaa ketterää kehittämistä?

Hankinta-Suomi julkaisi hiljattain erinomaisen ICT-hankintojen pelikirjan, joka ohjeistaa onnistuneisiin ICT-hankintoihin. Tässä blogissa pohdimme, kuinka tilaaja voi saada enemmän irti hankinnoistaan ketterän kehityksen ajatusmallia hyödyntäen.

Ketterät menetelmät ovat arkipäivää ohjelmistokehityksessä, mutta ketterän tekemisen kilpailuttaminen ja toteutuksen seuranta tuottavat edelleen harmaita hiuksia: 

Kuinka muotoilla hankintalain mukainen kilpailutus järkevästi, jotta löytyisi sopivin kehitystiimi juuri tähän tilanteeseen? Ja kuinka varmistaa, että lopputulos täyttää asiakkaan tarpeet – ketteryydestä ja joustavuudesta silti tinkimättä?

Olemme vuosien varrella käyneet lukemattomia keskusteluita julkishallinnon asiakkaiden kanssa ketterien kilpailutusten haasteista. Tavoite on selvä: halutaan ketterästi kehittämään softaa yhden tai useamman kumppanin kanssa, mutta kuinka saada tavoitetila sopimaan yhteen hankintamenettelyn vaatimusten kanssa?

Tavoitetilan tarkkuustasolla on merkitystä

Ketterä, kuten mikään muukaan malli, ei ole hopealuoti, vaan siinäkin joustaa joko sisältö, budjetti tai aikataulu. Useimmiten on kuitenkin tarkoituksenmukaista kiinnittää sisältö. Havaintojemme perusteella usein yksi ongelmakohdista onkin väärällä tarkkuustasolla oleva tavoitetila. Vaikka lähdettäisiin kehittämään täysin uutta softaa, lopullinen tarve on syytä tunnistaa.

Tämä ei tarkoita vesiputousmallista toteutusta tai erillistä määrittelyprojektia hankkeen alussa, vaan sitä, että tarpeet määritellään ylätasoa hieman tarkemmiksi tarpeista kehitysjonoon (epic), ja priorisoidaan ne tärkeysjärjestykseen työjonoon. Tärkeimmät ja kiireellisimmät tarpeet kannattaa kuvata käyttäjätarinoiksi, joihin on hyvä kuvata myös hyväksyntäkriteerit selkeästi.

Kun backlog on priorisoitu ja ylimmille käyttäjätarinoille on tehty työmääräarviot kehitystiimin toimesta, osataan kustannuksetkin arvioida paremmin. Tälläkään tavalla tarkkaa kustannusta kehitykselle ei voi saada – eikä tarvitsekaan, sillä aina joko sisältö, budjetti tai aikataulu joustaa.

Panosta arvoa tuottaviin tuotoksiin

Ennen kilpailutusta kannattaa käyttää muutama viikko työjonon työstämiseen joko itse tai kumppanin kanssa.  Erityisen tärkeää on kyetä selkeästi kuvaamaan, mitä arvoa kunkin uuden asian pitäisi tuottaa, koska siten priorisointi pystytään tekemään tuotettavan vaikutuksen pohjalta. Tutkimukset ovat osoittaneet, että projektin tuotoksista vain 20 % on oikeasti arvoa tuottavaa, joten on tärkeää, että priorisointi tehdään kunnolla ja sitä tehdään jatkuvasti, jotta jokaisen sprintin tuottama arvo on suurin sillä hetkellä.

Työmääräarviointiin on useita tekniikoita, ja on ensiarvoisen tärkeää, että sen toteuttaa sama kehitystiimi kuin se, joka lähtee tekemään myös varsinaista kehitystä. Mikäli toimittaja X tekee arviot, ja toimittaja Y varsinaisen kehityksen, on epäjatkuvuuden ja väärinkäsitysten (=väärien arvioiden) vaara luonnollisesti ilmeinen. Näin ollen optimaalisinta olisi, että valmistelun ja toteutuksen tekee sama toimittaja.

Kuinka toimitus siis kilpailutetaan tasapuolisesti? Ehdotuksemme on, että ennen kilpailutusta valitaan kumppani tekemään työjonon sekä käyttäjätarinoiden työstöä yhdessä asiakkaan kanssa, ja näiden perusteella laaditaan ylätason priorisoitu pakollisten ja optionaalisten vaatimusten lista. Vaatimusten luokitteluun on useita menetelmiä, esim. MoSCoW, WSJF tai Kano. Tämä voidaan tehdä hankintalain salliman alle 60k€ rajan sisällä. Tämän jälkeen kilpailutetaan varsinainen kumppani; joka optimitilanteessa olisi sama tiimi.

Ketterässä kehityksessä tarpeiden muuttuminen on sallittua – ja jopa suotavaa

Usein käy niin, että varsinaisen kehittämisen jälkeen alkuperäinen budjetti on ylitetty. Kuinka vältämme kustannusten ylitykset? Työjonon valmistelu auttaa pääsemään paremmalle tarkkuudelle kustannuksista, mutta maailma muuttuu koko ajan, ja kehityksen aikana opitaan uutta. Usein huomataan, että tietyt tarpeet tai käyttäjätarinat eivät olekaan enää tarpeellisia ja löydetään uusia tarpeita, jotka halutaan sisällyttää mukaan. Ketterässä kehityksessä tämä on sallittua ja jopa suotavaa.

Valmisteluvaiheessa laaditun vaatimusmäärittelyn puitteissa voidaan sisältöä muokata ennakkoon määritellyn budjetin puitteissa ja poistaa tai lisätä vaatimuksia. Budjettia pohtiessa on hyvä varata hieman ylimääräistä näitä silmällä pitäen.

Mikäli budjetti on rajoittava tekijä, voidaan jokaisen sprintin suunnittelussa tarkistaa tilanne ja jalostetun työjonon perusteella arvioida, kuinka pitkälle budjetti riittää tai mitkä käyttäjätarinat siihen vielä mahtuvat. Koska kulu on vakio, pysymme jatkuvasti tietoisina siitä, kuinka paljon rahaa on kulunut ja tulee kulumaan, kunnes projekti on maalissa.

Yhteenvetona suosittelemme panostamaan muutamia viikkoja suunnitteluun ennen varsinaista kilpailutusta, jotta tavoite ja prioriteetit saadaan kirkastettua. Tämä investointi maksaa itsensä takaisin. Kannattaa myös tarkkaan pohtia, mikä on tärkein prioriteetti juuri tässä hankkeessa: budjetti, laatu vai aikataulu.Itselleen kannattaa olla rehellinen oman organisaation ketterästä kyvykkyydestä ja osaamisesta. Jos osaaminen on huippuluokkaa ja omasta porukasta löytyy Agile Coach – mahtavaa! Jos on huolta tästä asiasta, kannattaa etsiä hyvä kumppani tukemaan ja sparrailemaan. CGI:llä on pitkä kokemus ketterästä kehittämisestä ja kokeneita Agile Coacheja – ole yhteydessä, niin jutellaan lisää!