Julkiset hankinnat kaikkien käsillä, mutta miten tietojen julkaisu käytännössä tehdään?

Julkisten organisaatioiden hankintojen julkaisu tuo läpinäkyvyyttä kansalaisille. Läpinäkyvyys on tärkeä osa organisaatioiden toimintaa ja aiheuttaa tyytyväisyyttä sekä työntekijöissä että ihmisissä, joiden elämään kyseisen organisaation toiminta koskettaa, kuten kuntalaisissa. 

Keskustelua hankinnoista ja mahdollisista toimittajista on käyty pitkään, mutta nyt keskustelu on saanut ihan uutta vauhtia Suomen Valtion julkaistessa suurimman osan hankinnoistaan kaiken kansan nähtäväksi.

Viime viikkojen uutisointi on ollut erittäin mielenkiintoista. On ollut kiinnostavaa nähdä esimerkiksi miten Valtiohallinnon ICT-hankinnat ovat jakautuneet eri toimijoiden välillä ja kuinka riippuvaisia osa toimijoista on Valtiolta tulevasta tulovirrasta.

Nyt ei tarvitse enää spekuloda, mihin veroeurot oikeasti menevät, kun tiedot ovat kaikkien käsillä. Avoimuus auttaa myös tulevaisuuden yhteiskunnallisissa keskustelussa – Suomessakin on jo vuosia jatkunut trendi, jossa kansalaisten keski-ikä kasvaa. Tätä kautta luonnollisesti terveyteen liittyvät kustannukset ovat lisääntyneet, eläkkeellä oleva osa väestöstä kasvaa ja veronmaksajat vähentyy.

Nyt ei tarvitse enää spekuloda, mihin veroeurot oikeasti menevät, kun tiedot ovat kaikkien käsillä.

 

Tiedon julkaisemisessa on aina kaksi puolta

On tietoa, joka voidaan julkaista avoimesti ilman suurempaa huolta. Toisaalta on paljon dataa, joka saattaa olla osittain arkaluonteista tai muutoin organisaatiolle liiketoimintakriittistä tietoa. Organisaatioiden on huolehdittava siitä, että datasta on varmasti suodatettu pois kaikki salattava tieto.

Hankintoja julkaistessa tiedon määrä on niin massiivinen, että on vaikeaa varmistaa täysin, että kaikki salatuksi luokiteltava tieto on rajattu pois. Toisaalta, liika rajaaminen taas tekee kyseenalaiseksi koko tietojen julkaisemisen hyödyllisyyden.

Tiedon julkaiseminen on teknisesti helppoa

Tällä hetkellä organisaatiot ovat julkaisseet hankintatietojaan esimerkiksi omilla nettisivuillaan, mutta tiedon julkaisun tapoja on monia. Monet organisaatiot ovat tyytyneet julkaisemaan tietonsa pelkkänä Excel-tiedostona. Kehittyneimmät tavat ovat monipuolisia BI-ratkaisuja, jolloin tietoa etsiessä on helppo etsiä eri näkökulmia ja tietokuutiota pyörittäen.

Oli julkaisutapa mikä tahansa, ennen sitä pitää huomioda monta asiaa. Keräsin tähän muistilistan hankintatietojen julkaisuun:

• Kerää pohjadata yhteen
• Varmista, että siinä ei ole mitään sellaista tietoa, jonka esimerkiksi lainsäädäntö kieltää.  Varsinkin sosiaalipuolen hankinnoissa on usein sellaista informaatiota, mitä ei voida julkaista kaikille.
• Visualisoi data, jos näet sen tärkeänä. Useasti erityisesti pienemmissä kunnissa riittää, että hankintatiedot ovat pyöriteltävissä Excelissä. Älä tee liian monimutkaista ratkaisua, mutta sen tulee kuitenkin olla helppo peruskäyttäjille. Myös staattiset graafit ja kuvat ovat hyviä. Laajempiin tarpeisiin vastaa järeämmät BI-ratkaisut.
• Julkaise tietosi vaikka nettisivuilla ja tiedoita niistä. Esimerkiksi paikallislehtiä kiinnostaa lähikuntien hankinnat ihan varmasti.
• Dokumentoi hankintadatan julkaisu, jotta julkaisu on seuraavalla kerralla helppoa!

Keskustelu eri organisaatioiden hankinnoista ei varmasti tule ainakaan hiipumaan tietojen julkaisemisen yleistyessä. Päinvastoin, vauhti ja mielenkiinto tulee kasvamaan moninkertaiseksi. Jatkossa mediassa tullaan varmasti näkemään lisää sensaatiohakuista otsikointia, esimerkiksi kartellisyytöksiä ja tiettyjen toimijoiden suosimista.

Jään odottamaan, mihin keskustelu ja uutisointi etenee. Tämä on mielenkiintoista niin henkilökohtaisella kuin ammatillisellakin tasolla. Me CGI:llä olemme olleet mukana toteuttamassa useita hankintadatan julkaisuun liittyviä ratkaisuja ja tietoja kerätään paljon esimerkiksi Raindancesta.

Kirjoittaja työskentelee CGI:n ratkaisujen parissa ja on auttanut lukuisia julkishallinnon organisaatioita sekä yrityksiä optimoimaan työnkulkujaan sekä arkistointikäytäntöjään. Arin tavoitat osoitteesta ari.paulin@cgi.com.

Tutustu myös

• Tiedot yli 6 miljardin hankinnoista nyt kaikkien tutkittavana
• Tässä ovat valtion suurimmat ict-toimittajat
• Valtori on ostanut salassa pidettäviltä toimijoilta tänä vuonna 21 miljoonalla
• Infrayhtiöt saavat isoimman palan valtion hankinnoista