Rovaniemen kaupungin ruokapalvelukeskus hoitaa yli 10 000 asiakkaansa päivittäiset ateriapalvelut CGI Aromi -toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Raaka-ainetilaukset sekä tuotantolistat syntyvät jouhevasti, ja ruokalistoja voi tutkia vaikka mobiililaitteella.
Rovaniemen kaupungin ruokapalvelukeskus vastaa kaupungin päiväkotien, peruskoulujen ja lukioiden kouluruokailusta sekä hoivapuolella kotipalveluasiakkaiden, palvelutalojen sekä terveysaseman ruokapalveluista. Keskus tarjoaa palveluja myös yksityisille hoivakodeille ja palvelutaloille.
Rovaniemen kaksi tuotantokeittiötä valmistavat ateriat päivittäin yli 10 000 ruokailijalle. Noin 800 heistä on hoiva-asiakkaita, joille palvelukeskus toimittaa kokopäiväateriat aamupalasta iltapalaan.
Haasteena tuotantolistojen automatisointi
Rovaniemen kaupungin ruokapalvelukeskus ehti hoitaa toiminnanohjaustaan 20 vuoden ajan Aromin edellisellä versiolla.
CGI Aromin uusi tuotantolista tuo helpotusta keittiöpäälliköiden keittiötyöhön ja konkretisoi työntekijöille, mitä kulloinkin ollaan tekemässä”, Rovaniemen kaupungin ruokapalvelujen palveluohjaaja Meeri Ylinampa tiivistää.
”Prosessin johtaminen ja tuotteiden ylläpito on entistä vaivattomampaa. Kun suunnittelulista on kerran tehty, niin kahdeksan erilaisen ruokailijaryhmän viikottaiset ja päivittäiset keittiölistat syntyvät sen pohjalta nopeasti. Ohjelmistossa valmiiden perustietojen monipuolisuus on helpottanut käyttöönottoa, ja ostoprosessin automatisointi tuo sujuvuutta päivittäiseen toimintaan.”
Uudistus tuntuu ja näkyy Ylinampan mukaan erityisesti aikaa vievien erityisruokavalioiden sekä rakennemuunneltujen aterioiden hallinnoinnissa. Ne pystytään hoitamaan yksilöllisesti reseptivalikoiman automaattisen ohjaavuuden avulla. Erityisruokavalioasiakkaiden osuus on noin kymmenen prosenttia. Ääritapauksina ovat 10–20 yksilöllistä ateriaa, jotka valmistetaan täysin käsityönä.
Prosessin johtaminen ja tuotteiden ylläpito on entistä vaivattomampaa. Ohjelmistossa valmiiden perustietojen monipuolisuus on helpottanut käyttöönottoa, ja ostoprosessin automatisointi tuo sujuvuutta päivittäiseen toimintaan.
Ruokapalveluohjaaja, Rovaniemen kaupungin ruokapalvelukeskus
Ratkaisumme on täyden palvelun tuotannonohjaus
CGI Aromi -toiminnanohjausjärjestelmä kattaa kaikki ruokatuotannon prosessit suunnittelusta ateria- ja tuotemyyntiin ja raaka-ainetilauksista tuotantoon. Rovaniemen kaupungin ruokapalvelukeskus hyödyntää valtaosaa järjestelmän ominaisuuksista. Se hoitaa Aromin kautta sekä ruokapalvelun suunnittelua, julkaisee ruokalistat verkkosivuilleen, tilaa raaka-aineet sähköisesti ja hyödyntää raportointia.
Ruokailijoille uudistus näkyy konkreettisimmin informatiivisina e-ruokalistoina, joita voi katsella tietokoneen ja tabletin ohella myös kännykästä. Viikkoruokalistalta voi nähdä esimerkiksi annosten sopivuutta erilaisiin ruokavalioihin, niiden ravintosisältöjä ja -arvoja, raaka-aineiden alkuperämaata ja kotimaisuusastetta sekä satokausitietoja.
”Kännykkäversio on erityisesti koululaisten suosiossa, mutta myös yhä useampi ikäihminen käyttää sitä. Moitteita ei ole tullut, mikä yleensä kertoo, että käyttäjät ovat tyytyväisiä”, Ylinampa iloitsee.
”Ruokalistasuunnittelun puolella arjen apuna ovat kuvakkeet, joiden ansiosta näkee yhdellä vilkaisulla, tuleeko ruokalistasta tarpeeksi monipuolinen.”
Pilvipalvelun päivitykset hoituvat automaattisesti
Aromi-järjestelmä on toiminut vuodesta 2015 lähtien selainpohjaisena SaaS-palveluna.
Ylinampa pitää pilvipalveluun siirtymistä suurena helpotuksena: ”Aiemmin ohjelmistopäivitykset tehtiin yleensä kertarysäyksenä palvelimelle ja kaikille koneille. Nyt meille tulee vain päivitysilmoitus, eikä siitä tarvitse sen enempää huolehtia.”
Projektipäällikkö Annakaisa Panula CGI:ltä korostaa, että Aromin käyttöönotolla asiakkaat ovat pystyneet sekä parantamaan palvelua, tehostamaan toimintaa että säästämään kustannuksia. ”Säästöjä syntyy erityisesti siitä, että älykäs sovellus vähentää manuaalista työtä. Tämä vapauttaa enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen ja asiakastyöhön.”
Tuotantoon sovitussa aikataulussa
Rovaniemen kaupungin ruokapalvelukeskus oli erityisen kiinnostunut Aromin uudistetusta, ruokalistasuunnittelua helpottavasta toiminnallisuudesta sekä satokausikalenterista ja hävikinhallinnasta.
Meeri Ylinampa on tyytyväinen, että projekti toteutui korona-epidemiasta huolimatta aikataulussa. Ensimmäinen pääkäyttäjäkoulutus järjestettiin tammikuussa 2020, ja tuotantokäyttö alkoi saman vuoden syyskuussa, vaikka uudet tiedot syötettiin järjestelmään alusta alkaen ”puhtaalta pöydältä”.
”Päätimme siirtyä tuotantoon, vaikka avoimia asioita olikin vielä, ja tämä osoittautui hyväksi päätökseksi. Näin saimme Aromi-kouluttajalta ratkaisuja todellisiin arjen kysymyksiimme”, Ylinampa kertoo.
”Järjestelmää uusittaessa kannattaa aina käydä mahdollisimman tarkasti läpi oman talon ruokapalveluprosessit ja tarkastella niitä kriittisesti sekä etsiä pullonkauloja ja kehityskohteita. Kouluttaja pystyy sen perusteella keskittymään oikeisiin asioihin ja opettamaan oikealla tavalla”, Ylinampa muistuttaa.
”Meillä oli projektissa päätoiminen projektityöntekijä, aikaisemmin keittiöpäällikkönä toiminut Anne Ylinampa. Hänellä on hyvä tieto isoimman tuotantokeittiömme prosesseista.”
