Kuntien tilanne suurten muutosten myllerryksessä ja jatkuvien talouspaineiden keskellä on hankala, mutta toivoa on – toimimalla nopeasti ja ottamalla nykyistä kokonaisvaltaisemman lähestymistavan IT-ulkoistuksiin, kunnat voivat säästää huomattavia summia ja kanavoida näitä varoja digitaalisten palvelujen kehittämishankkeisiin.
Tässä blogissani jaan viisi neuvoa IT-ulkoistuksen kilpailutukseen kunnille. Toivottavasti tämä auttaa kuntaanne löytämään keinot ja resurssit varmistamaan kilpailukykynne ja elinvoimaisuutenne myös tulevaisuudessa.
1. Rakenna digitalisaatiolle vankka perusta
Missä haluatte olla digitalisaationne suhteen viiden vuoden kuluttua? Mitä tapahtuu jo ensi vuonna? Nämä ovat kysymyksiä, joita on syytä pohtia juuri nyt.
Digitaalisten palveluiden ja digitaalisen toimintaympäristön kehittäminen ovat ensisijaisen tärkeitä asioita kunnan tulevaisuuden kannalta. Kunnat ovat vääjäämättä muuttumassa digitaalisiksi alustoiksi. Kaiken tämän pohjana toimii data – tieto kunnan asukkaista, yrityksistä, yhteisöistä, hallinnosta, päätöksenteosta ja kaikesta muusta.
Tämän alustan ja datan päälle rakentuvat kunnan palvelut, jotka itsessään synnyttävät uutta ja rikastavat olemassa olevaa dataa. Näiden päälle voidaan rakentaa uusia palveluja ja kehittää aiempia siten, että kuntalaisia ja kunnan omia intressejä kyetään palvelemaan vielä paremmin.
Toimivan ja tarkoituksenmukaisen digitaalisen alustan muodostamiseen tarvitaan kunnianhimoa, tavoitteellisuutta ja suunnitelmallisuutta. Tavoitteita ei myöskään ole mitään syytä asettaa liian alas, eikä kehittämistä ole syytä pelätä. Digitalisaatio on murroksena valtava, eikä yhdenkään kunnan kannata taivaltaa matkaa yksin. Kokonaisvaltainen IT-ulkoistus ja digikumppanuus avaa uusia mahdollisuuksia kehittämiselle.
2. Kun pohdit IT-ulkoistusta, mieti myös mitä sen avulla saavutetaan?
Siirretäänkö rahaa ja resursseja yhdestä taskusta toiseen vai halutaanko hankkia resurssien ja työsuoritteiden lisäksi näkemystä sekä osaamista kunnan digitaalisten toimintaedellytysten ja palvelujen kehittämiseen?
Kun IT-ulkoistus muodostaa osan digikumppanuudesta, jonka tavoitteena on kehittää kunnan digitalisaatiota ja sen edellytyksiä, rakennetaan hyvinvointia, elinvoimaisuutta ja kilpailukykyä sekä parempia palveluja. Jos kunta digitaalisena alustana toimii tehokkaasti, näyttäytyy se kuntalaisille laadukkaina palveluina ja tehokkaana hallintona sekä taloudenpitona.
Totuus on kuitenkin se, ettei kuntien IT- ja järjestelmäinfrastruktuuria ole rakennettu dynaamiseksi alustaksi. Eikä olisi voitukaan, sillä eihän juuri kukaan vielä 20 vuotta sitten uskaltanut edes haaveilla moisesta. Enää kyse ei ole kuitenkaan haaveista, vaan toteuttamiskelpoisista ideoista. IT-ulkoistus ja digikumppanivalinta ovat konkreettisia keinoja tehdä ideoista todellisuutta.
3. Vaadi digikumppanilta strategista näkemystä
Mitä suurempi kunta, sitä laajempi on sen digitaalinen toimintaympäristö. Digitalisaation edetessä verrattain pienenkin kunnan digitaalinen toimintaympäristö voi kasvaa suureksi. Siksi on todennäköistä, että kehityshankkeisiin osallistuu useita eri kumppaneita, joista jokainen on erikoistunut johonkin osa-alueeseen. Tällöin on hyvä, että pääulkoistuskumppani toimii myös strategisena kumppanina, joka koordinoi ja johtaa monitoimittajaympäristöä.
Otetaan esimerkiksi koulun tietojärjestelmä, jota ylläpidetään yhden kumppanin toimittamasta konesalista tai pilvipalvelusta ja jota toinen kumppani jatkokehittää. Lisäksi voi olla kolmas data-analytiikkaan keskittyvä kumppani.
Tällaiset monitoimittajaympäristöt ovat yhä yleisempiä ja toimintamallin suosio vain kasvaa. Jollei kunta halua tai pysty itse hallinnoimaan monitoimittajaympäristöä tehokkaasti, on perusteltua siirtää operatiivinen vastuu digikumppanille. Ja sitä suurempi syy on etsiä strategista ulkoistuskumppania.
4. Toteuta huolellinen nykytilanteen kartoitus ja tarvemäärittely
Kilpailutukset ovat lähtökohtaisesti monimutkaisia ja IT-ulkoistuksen kilpailuttaminen on sen hyvin teknisen luonteen vuoksi vieläpä erityisen monimutkaista. Siksi onkin järkevää pyytää apua kilpailutukseen liittyvään nykytilanteen kartoitukseen ja tarvemäärittelyyn. Tähän voi sisältyä myös aiemmin mainittu strategisen pitkän aikavälin digistrategian määrittäminen.
Jos IT-ulkoistus halutaan toteuttaa laajemmin kuin vain perustietotekniikan osalta, ei hinta voi olla ainoa kriteeri. Kun kumppanilta haetaan näkemyksellisyyttä kehitystyöhön ja ketteryyttä toimintatapoihin, tarvitaan myös laadullisia kriteerejä.
Vaikka esiselvitys synnyttää lyhyellä aikavälillä kustannuksia, säästetään pidemmällä aikavälillä valtavasti sekä suorissa että epäsuorissa kustannuksissa. Ja mikä tärkeämpää, luodaan samalla edellytykset todelliselle toimintatavan muutokselle kunnan palveluissa ja toiminnan tehostamisessa.
Mitä huolellisemmin esiselvitys tehdään, sitä täsmällisempi kilpailutus ja parempi lopputulos saavutetaan.
5. Hyödynnä kilpailutuksen laatimisessa tarvittaessa ulkopuolista apua
Kilpailutukseen liittyy teknisiä, toiminnallisia, toimituksellisia sekä sopimuksellisia yksityiskohtia, joiden laatimiseen vaaditaan usein eri alojen asiantuntijoita. Nämä yksityiskohdat voivatkin olla joskus yksi syy siihen, että kilpailutus kokonaisuutena koetaan vaivalloiseksi järjestää.
Ulkopuolista asiantuntija-apua voi olla syytä pyytää ainakin seuraavissa asioissa:
- Vastuiden määritys palveluiden ylläpidossa ja kehittämisessä
- Nykytilan kartoitus ja tarvemäärittely
- Palvelutasosopimuksen yksityiskohdat
- Ketterä kehittäminen ja siihen liittyvien toimintamallien käyttöönotto
- Pilvipalveluiden strategia
Tässäkin tapauksessa investoinnit, joita tehdään täsmällisen kilpailutuksen varmistamiseksi, palkitaan moninkertaisesti kun niiden avulla saavutetaan paras mahdollinen kumppanuus.
Lisää neuvoja ja asiantuntijoidemme ajatuksia aiheesta löydät kuntapäättäjän oppaasta IT-ulkoistuksen kilpailuttamiseen ja digitaalisen transformaation vauhdittamiseen. Tilaa oma maksuton opas tästä!
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä aiheeseen liittyvät blogit:
Kirjoittajasta
Jaakko Aaltonen
Kehitysjohtaja
Hei! Olen Jaakko ja erityisosaamistani ovat mm. ulkoistukset, kokonaisarkkitehtuuri, sovellushallintapalvelut, ICT-infrastruktuuri, tietoturva, pilvipalvelut, liiketoiminnan jatkuvuus sekä IT-palveluhallinta. Kysy rohkeasti lisää!
