Restonomin viisi vinkkiä toiminnanohjaukseen

ERP, sähköinen asiointi, integraatiot, prides ja xml… Aloittaessani CGI-urani viitisen vuotta sitten kuuntelin tuoreena restonomina IT-alan lyhenteitä ja terminologiaa, joka tuntui hyvin kaukaiselta. Alkuun mietin, opinko näitä merkityksiä koskaan, mistä ihmeestä milloinkin on kysymys ja kuka oikein ymmärtää mistä nämä kollegat puhuvat.

Nyt viitisen vuotta myöhemmin olen hahmottanut, että ”kielimuurista” huolimatta ruokapalvelukin tarvitsee IT:tä ja toimiva ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävä osa ruokapalvelun arkea. Vuosien varrella olen nähnyt ja kuullut erilaisista toimintamalleista niin ruokapalvelun kuin muidenkin toimialojen toiminnanohjaukseen. Kaiken takana on toimivat prosessit ja tarpeisiin joustava järjestelmä.

Nyt on tullut aika jakaa viisi vinkkiäni, toimivaan toiminnanohjaukseen ruokapalvelussa.

1. Kaikki lähtee taustadatasta, eli oikeista raaka-aineista, toimivista resepteistä ja ajantasaisista hinnoista

Data ei kuitenkaan yksin riitä, vaan tiedon hallintaan tarvitaan yksi tekijöiden saatavilla oleva järjestelmä. Toiminnanohjausjärjestelmä on keittiön digitaalinen ohjauspöytä, jonka avulla suunnitellaan, tuotetaan, laskutetaan ja raportoidaan. Tietojen siirto järjestelmien välillä tehdään integraatioin, eli liittymin, eikä manuaalisesti Excelin tai ruutupaperin kautta. 

2. Tuottava toiminta suunnitellaan etukäteen

Jos ruokalista on suunniteltu huolellisesti ja esimerkiksi salaattipöydät suunnitellaan satokaudet huomioiden, ehditään tehdä joulukuussa muutakin kuin pohtia päivittäin millä kalpeat mauttomat tomaatin raakileet ja huonon saatavuuden takia toimittamattomat kurkut korvataan päivän salaattipöytään.

3. Tuotanto tehdään siellä missä se on järkevintä

Keskuskeittiö & palvelukeittiö -malli sekä Cook and Chill -tuotantotapa tarjoavat paitsi joustavuutta myös monimutkaistavat prosesseja. Useimmiten keittiöiden tilaratkaisut eivät taivu muutoksiin kertaheitolla, joten kaikki palvelukeittiöt eivät toimi samalla mallilla. Toisaalta esimerkiksi vettä ei aina kannata kuljettaa keskuskeittiöstä asti, jos palvelukeittiö joka tapauksessa kuumentaa ruuan itse. Näin ollen palvelukeittiö tarvitsee omat ohjeensa ruuan viimeistelyä varten. Usein palvelukeittiössä valmistetaan myös esimerkiksi salaatteja ja tarvittaessa tilataan myös itse raaka-aineita. Henkilöstön vaihtuvuuden vuoksi kaikkeen tähän tarvitaan työohjeet ja tilausmäärät tekemisen tuoksi.

4. Ravintoarvot ovat kohdillaan sovelluksessa

Maailmassa on enemmän tallennettua tietoa kuin koskaan aiemmin. Sama pätee ravitsemukseen liittyvään tietoon. Ajantasaiset tiedot järjestelmästä voidaan toimittaa myös asiakkaalle. Mieluiten sähköisesti.

5. Laskutusaineisto kannattaa ottaa järjestelmästä tilauksien mukaan

Myös julkisen sektorin puolella pitäisi ruuasta maksaa toimitettujen annosten tai kilojen perusteella. Oli tilaaja sitten sisäinen tai ulkoinen, kulut syntyvät tilatun ja tuotetun ruuan perusteella. Kun asiakas keskittyy tilaamiseen ja tilaa vain tarpeeseen, ruokaa on oikea määrä ja näin syntyy vähemmän hävikkiä. Lisäksi ruokapalvelu saa omansa pois ja samalla säästää myös kustannuksissa.

Nykyaikaisessa järjestelmässä käyttöliittymä ohjaa käyttäjää eikä vie aikaa. Järjestelmien käytön omaksuminen ei kuitenkaan tapahdu itsestään. Vuoropuhelua ruokapalvelun ja IT:n välille tarvitaan edelleen, mutta ruutupaperin aika Suomen keittiöissä on jo ohi.

Kirjoittaja on ammattikeittiöiden tuotannonohjaukseen kehitetyn Aromi-järjestelmän asiantuntija. Saanan tavoitat osoitteesta saana.koskinen@cgi.com.

Webinaari

Tule mukaan webinaariin, jossa esittelemme tiedolla johtamisen työkaluja kohti tehokasta ruokapalvelua.

 

Ilmoittaudu

 

Tutustu myös

• Tietääkö asiakkaasi mitä hän syö?
• Ruokapalvelukonkarin seitsemän tapaa hillitä hävikkiä
• Aromi - toiminnanohjausjärjestelmä ruokapalvelun kaikkiin tarpeisiin

Lataa Ruokapalvelupäällikön opas: Näin johdat ruokapalvelua tehokkaasti tiedon pohjalta. Ota selvää, miten Aromi vastaa ruokapalvelutoimialan tulevaisuuden haasteisiin.