Käytännössä kansallinen tulorekisteri eli tuttavallisemmin katre vaikuttaa meihin kaikkiin palkansaajina. Kumulatiivinen verolaskenta poistuu vuoden 2019 alusta, ja sen sijaan käytetään vuositulorajallista verolaskentaa. Kun tulorekisteri on otettu käyttöön, saamme näkyvyyden työnantajan ilmoittamiin palkkatietoihimme ja verotukseen reaaliaikaisesti. Sen jälkeen ei enää makseta mätkyjä tai saada palautuksia joulun alla. Verotuksen oikaiseminen ja tulotietoja vaativa asioiden hoito helpottuu.
Olen seurannut muutosta myös palkkajärjestelmien tuotekehityksen näkökulmasta. Olen päässyt keskustelemaan muutoksesta monien asiakkaidemme ja muiden sidosryhmien kanssa.
Suurin muutos työantajan näkökulmasta on se, että eri tahoille, eri aikatauluissa ja eri muodoissa ilmoitettavat tiedot ilmoitetaan jatkossa vain kerran tulorekisteriin viiden päivän sisällä palkanmaksusta. Työnantajan velvollisuuksista jää tulorekisterin myötä pois monia vuosittain, neljänneksittain tai kuukausittain ajettavia raportteja. Palkkatietoja käyttävät toimijat saavat suoraan tarvitsemansa tiedon tulorekisteristä.
Miten tulorekisteri oikeasti vaikuttaa palkkahallinnon työhön?
Tulorekisterihanke onkin lanseerannut Tulorekisterin käyttöönoton palkkahallintoa suuresti helpottavana muutoksena. Joka tammikuinen täsmäytys- ja ilmoittamisruuhka jää toki pois, mutta miten paljon joka maksun jälkeinen ilmoittaminen korjausilmoituksineen ja kuittauksineen lisää työtä palkkahallinnossa?
Se jää nähtäväksi. Palkanmaksussa tapahtuvien virheiden korjaamisen sujuvuus on oleellista. Palkkajärjestelmien täytyy mahdollistaa helpot korjausilmoitukset ja kuittausten käsittelyn. On tärkeää, että tulorekisterin tuomat järjestelmämuutokset ovat helposti ja joustavasti käyttöönotettavissa ensi vuodenvaihteessa.
Vinkit tulorekisterin käyttöönoton valmistautumiseen
Tulorekisterin voimaantuloon voidaan valmistautua jo nyt. Tässä asioita, joita olemme käyneet asiakkaidemme kanssa läpi nykyisessä järjestelmässä:
- Käytössä olevan palkkalajiston peilaaminen tulorekisterin tulolajeihin – Käytetäänhän palkkalajeja siten, että voidaan määritellä, mille tulorekisterin tulolajille palkkalaji kuuluu? Eihän käytetä yhtä palkkalajia liian moneen tarkoitukseen? Palkkalajiston vastaavuutta tulolajeihin voidaan suunnitella jo nyt.
- Tulorekisterin koodistojen läpikäynti – Löytyykö vastaavat tiedot palkkajärjestelmästä? Jos ei, niin onko tiedot saatavissa tulevaisuudessa?
- Onko toimintatapoja, joita tulisi muuttaa? – Esimerkiksi palkkaennakoiden maksuun tai rästikäsittelyyn liittyen? Tulorekisterin viiden päivän ilmoitussääntö koskee myös palkkaennakoita, jotka saatetaan maksaa työntekijälle suoraan kassasta.
- Onko palkkatapahtumille saatavissa oikeat ansaintajaksot? – Miten esimerkiksi poissaolot, urakat, tuotantopalkkiot saadaan oikeille ansaintajaksoille?
Useiden tietojen erittely tulorekisteriin on vapaaehtoista. Mutta mitä täydellisemmin tiedot ilmoittaa, sitä enemmän tulorekisteristä on jatkossa hyötyä. Eri sidosryhmät tarvitsevat myös osaa vapaaehtoisista tiedoista. Kun kaikki nykyisinkin ilmoitettavat tiedot löytyvät tulorekisteristä, erillisten ilmoitusten tekeminen vähenee.
Me jatkamme täällä CGI:llä tulorekisteritöitä palkkajärjestelmiimme, ja viimeistään syksyllä pääsette tutustumaan töidemme tuloksiin. Mielenkiinnolla vuodenvaihdetta odottaen!
Pysy ajan tasalla HR- ja palkkahallinnon muutoksissa tilaamalla uutiskirjeemme!
Kirjoittajasta
Tiina Lundqvist
Director, Consulting
Olen Tiina Lundqvist ja toimin CGI HR -ratkaisujen parissa palkanlaskennan tuotekehityksen johtajana. Autan asiakkaitamme tehostamaan palkanlaskennan prosesseja ja hyödyntämään digitalisaatiota toimintansa kehittämisessä. Miten voin olla avuksi?
