Suomenlinna on yksi Suomen suosituimmista matkailukohteista, jolla on valtava historiallinen ja kulttuurillinen arvo. Suomenlinnan kahdeksaa saarta, ja yli 200 rakennuksen kiinteistökantaa hallinnoiva Suomenlinnan hoitokunta hyödyntää vahvasti digitalisaatiota jokapäiväisessä toiminnassaan.
Suomenlinna on vahva osa suomalaista ja erityisesti helsinkiläistä identiteettiä, joka houkuttelee vuosittain noin miljoona matkailijaa. Vuonna 1991 Unescon maailmanperintöluetteloon liitetty merilinnoitus ei ole pelkästään erinomainen matkailuvaltti, vaan myös Helsingin kaupunginosa, jossa asuu pysyvästi noin 800 ihmistä. Lisäksi saarilla on monia kahviloita ja ravintoloita. Nykyaikaisesta toiminnasta huolimatta historia on koko ajan läsnä.
“Suomenlinnan pitkässä rakennuksessa on pidetty vuonna 1918 punavankeja, mutta tänä päivänä siellä toimii päiväkoti ja kirjasto. Täältä löytyy myös yksi maailman vanhimmista toiminnassa olevista allastelakoista, joka on ollut Ruotsin saaristolaivaston tukikohtana 1800-luvulle saakka”, kertoo Suomenlinnan hoitokunnan hallintojohtaja Kirsi Moisander.
Suomenlinnan hoitokunta on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen valtion virasto, jonka tehtäviin kuuluu muun muassa linnoituksen, rakennusten ja maiseman restaurointi ja ylläpito, sekä toimitilojen ja asuntojen vuokraaminen. Suomenlinnassa on noin 330 vuokra-asuntoa ja 13 yksityistaloa, jotka ovat Venäjän vallan aikana rakennettuja kauppiastaloja ja upseeriston puuhuviloita.
Digillä on monta eri tartuntapintaa
Suomenlinnan hoitokunta työllistää lukuisia eri alojen ammattilaisia puutarhureista rakennuttajiin ja matkailuneuvojista puuseppiin sekä tietopalvelusuunnittelijoihin. Vaikka historiallisen kohteen ylläpitäminen edellyttää paljon konkreettista käsillä tekemistä, on digitalisaatiolla ja ICT:llä kasvava painoarvo. Hoitokunta muun muassa hallinnoi huomattavia sähköisiä valokuva- ja piirustusarkistoja.
“Matkailijoille on olemassa Suomenlinna-appi. Myös henkilöstön perehdytyksessä hyödynnetään kyseiseen tarkoitukseen tuotettua sovellusta. Molemmat ratkaisut on mainittu valtionhallinnon innovaatioprosessissa. Digi näkyy myös esimerkiksi asiakaspalvelussa, etätyössä sekä virasto- ja vuokrausjärjestelmien kehittämisessä”, luettelee Moisander.
Koki360-vuokrausjärjestelmän uudistuksessa CGI toteutti laskutusaineiston integroinnin valtionhallinnon SAPiin. Yhteenliittymän avulla on onnistuttu sujuvoittamaan laskutuksen ja raportoinnin prosesseja sekä vähentämään manuaalisesti tehtävän työn määrää. Hankkeen yhteydessä otettiin käyttöön myös Koki360-asukasvalintajärjestelmä.
Pystymme nyt seuraamaan selkeästi vuokrauksen tavoitteita ja perintää. Maaliskuussa pystyimme toimittamaan muutamalla helpolla klikkauksella 250kpl vuokranmuutosilmoitusta postiin, vanhan käsinkirjoitetun Word-pohjan sijaan. Yksityiset vuokralaiset ovat nyt myös saaneet käyttöönsä paljon toivotun e-laskun.
Kiinteistösihteeri, Suomenlinnan hoitokunta
Maaliin päästiin tiukasta aikataulusta huolimatta
Kehityshanke toteutettiin yhteistyössä CGI:n kanssa, joka valikoitui toimittajaksi neuvottelumenettelyn kautta. Alkuvuodesta 2021 käynnistynyt projekti onnistuttiin viemään menestyksekkäästi läpi tiukasta aikataulusta huolimatta. Mahdollinen viivästyminen lokakuun loppuun asetetusta takarajasta olisi tarkoittanut järjestelmän käyttöönoton lykkääntymistä kokonaisella vuodella.
“Meidän oli saatava laskutusaineiston integrointi eli siirrot, testaukset ja sopimusten syöttäminen valmiiksi hyvissä ajoin ennen vuoden loppua. Tämä oli Palkeiden asettama vaatimus, sillä he tarvitsivat aikaa siirtymän toteuttamiseen omassa järjestelmässään”, kertoo isännöitsijä Kirsti Ängeslevä.
Siirroissa riitti tekemistä, sillä käsin syötettävien sopimusten määrä oli yli viidensadan. Ennen ensimmäistä laskutusta tehty suuri testiajo kuitenkin todisti integroinnin onnistuneeksi ja tuotantoon päästiin tavoiteaikataulun mukaisesti.
“Integraatio ja uusi asukasvalintajärjestelmä ovat helpottaneet valtavasti päivittäistä tekemistä. Yhteistyö CGI:n kanssa on ollut avointa ja rullannut koko ajan sujuvasti. Sieltä suunnalta on oltu meihin tiiviisti yhteydessä ja neuvottu sekä autettu tarpeen mukaan”, summaa Linjala onnistunutta hanketta.
